受発注システムおすすめ5選!機能や選び方もご紹介

受発注システムおすすめ5選!機能や選び方もご紹介

自社で受発注の業務を行いながら、入力ミスなどで大変な思いをした経験のある企業も多いかもしれません。
しっかりと集中して聞いているつもりでも、入力ミスや誤発注に気が付けずに後から間違いに気が付く場合もあります。
在庫確認も慎重に行わなければならないため、時間もかかりがちです。
こちらでは、業務をスムーズにできる受発注システムについて、機能や選び方も詳しく紹介していきます。

受発注システムとは

受発注システムとは、受注から発注までを一元管理し、自社で行う業務をスムーズにしてくれるシステムです。
これまで自社で電話やFAXなどで受発注を受け社員の手で入力をしていたものを、すべてシステムの中で行えます。 受発注に欠かせない仕入金額などもセットで管理できるため、大幅に業務が効率化します。

最近はクラウド型の受発注システムが増えてきて、手ごろな費用で使用できるようになりました。
これまで費用が高いと感じて導入をためらっていた企業も、業務の効率が上がり手軽に利用できるとあって導入しています。
社員の作業が効率化できるだけでなく、これまで必要だった用紙などもいらなくなり紙代もかかりません。
インストール型よりもクラウド型を選ぶ企業も増え、皆で画面を共有し合い最新の状態をいつでも確認しているところも多くなっています。

可能であれば取引先の業者と一緒に画面を共有できれば、業界特有の情報もすぐに確認できるようになります。
伝票の紛失や電話での聞き漏れなどもなくなり、スムーズな受発注ができるでしょう。

受発注システムの基本機能

受発注システムには、業務が効率アップするようにさまざまな基本機能が付いています。
今まで大変だと思いながら行ってきた管理も、基本機能を使うこなすことで楽になるでしょう。
ここからは、多くのシステムに搭載されている受発注システムを紹介していきます。

受発注管理機能

日々さまざまな取引先から受注を行い、自社としても必要なものを発注を行っているでしょう。
その受発注をすべて一元化できる機能で、基幹となる部分です。
受発注の際に伝票を確認や編集を行いたい時も、受発注管理機能の中ですべてできます。

これまで紙の用紙を探して時間をかけていた企業も、すぐにシステム上で調べて簡単に編集可能です。
紙も必要ないため、節約になりますし環境にも優しいです。

在庫管理機能

在庫管理では、どんなに気を付けていても人の手だけで管理してしまうとミスが生じてしまいがちでした。
何回か確認していても見落としていて、なぜか最後に計算すると在庫数が合わないケースも経験あるのではないでしょうか。
在庫管理機能はデータの中ですべて管理してくれるので、ミスを防げます。

出荷管理機能

取引先からいつまでに出荷してほしいと要望があった時にも、納期に合わせて出荷指示を出せます。
利用する受発注システムによっては、スマートフォンを利用して商品のスキャンもできます。
これまでより、効率的に出荷が行えて便利です。

請求管理機能

納品書のデータを利用して、納品書の作成ができます。
社員の手で納品書を作成する際、見直しているつもりでもミスが生じる可能性があります。
さらに、作成した履歴も残り、後から確認が必要な場合も安心です。

メール機能

自社から商品を購入してもらった時、お礼を伝えるためにメールを利用している企業も多いでしょう。
操作を社員が受注がある度に行わなくても、メール機能を使えば自動で発信できます。
メールも丁寧なものにしておけば、購入した側に好印象を与えられます。
いざ顧客から商品が届かないなどと問い合わせがあった時にも、メールの履歴が残りそこから確認も可能です。

発注者ログイン機能

発注者がどこまで品物が届いているか知りたい時にも、配送状況がわかります。
再度発注したいと思った時にも簡単に行えます。

外部連携機能

受発注システム単体で使用する場合もさまざまな機能が充実していますが、ほかにも外部システムと連携できます。

外部システムに人の手で入力を行うと、ミスも発生する可能性があります。
しかし、連携しておけば手を加える必要もなく、ミスが減りさらに業務も効率化可能です。
連携が可能であればすぐに在庫数や販売データも反映され、確認が必要な時もすぐにできます。
AIチャットボットの連携なども可能です。

受発注システムのメリット

これまで受発注が発生する度に人の手で操作をした企業では、受発注システムを取り入れてからの効率の良さに驚くでしょう。
こちらでは、受発注システムを取り入れるメリットについて詳しく紹介していきます。

業務負担の軽減

当たり前のように行っていた発注の確認からメールの送信、在庫管理などがすべてシステム上で行われます。
これまで社員がその作業に時間を取られていましたが、やらなくて良くなるため、別の作業に取り掛かる時間が増えます。
自社で取り組まなければいけないもっとコアな業務などに集中できるようになり、売上にもつながるでしょう。

もし取引先にも同じシステムを利用してもらえれば、商品の受発注もお互い楽になります。
取引先で在庫が欲しいと思った時にシステム上で確認してすぐに発注ができます。
紙やインク代も節約になり、コストカットも可能です。

受発注の機会が増える

システムが使いやすいと、急に何か欲しいと思った時もすぐ調べて受発注できるため、その頻度も高くなります。

たとえば、ECサイトでも商品が欲しいと思うタイミングは顧客によって異なります。
顧客が夜中に欲しいと思った時、ネット上で在庫を確認して注文できれば購入してもらえるチャンスは増えるでしょう。
逆に注文方法が電話のみで時間も決まっている場合、面倒に感じ購入を断念してしまうかもしれません。
取引先とも電話やFAXでのやりとりを行うと、それなりの時間がかかります。
納期までも少し待ってもらうことになってしまうかもしれません。

受発注システムを利用できればほとんどシステム内で行えてスピード感を持って対応できますので、取引先からも喜ばれ受注機会も増えやすくなるでしょう。

受発注に関する情報をリアルタイムで把握

どの程度受発注があるかどうか確認する際、時間をかけずにすぐに把握できます。
今までは紙の発注書や受注伝票を見て照合しなければなりませんでしたが、受発注システムの中で自動的に棚卸表も作られているため時間がかかりません。

いくつも支店がある場合も、本部で把握もすぐに行えて今後の方針などもスピード感を持って決められます。
契約する受発注システムがクラウド型の場合、タブレットやスマートフォンでも簡単に最新情報がわかります。

ペーパーレス

膨大な量の請求書や納品書が必要で、管理しなければならなかったものが、受発注システムを利用できればペーパーレス化になります。

システム上ですべてのことを行えるため、これまで当たり前にかかってきた経費もカットできます。
受発注システムをクラウド型で月額がかかってしまったとしても、別の面でコストカットができスピード感を持って取引先や顧客に対応できるためプラスになる部分が多いでしょう。

ペーパーレス化ができれば、必要な時のために保管してきた請求書や納品書の棚も必要なくなります。
別途保管場所を借りていた場合も、場所代を払わなくて良くなり、コスト削減につながります。
トラブルがありすぐに伝票を確認したい時も、あるはずの場所にないなど、紛失も防げ安心です。

受発注システムのデメリット

魅力的な部分が多い受発注システムですが、多少のデメリットもあります。
どんな点がデメリットとなってしまうのか事前に知っておけば、対策を採って導入が可能です。
こちらでは、どんな点が受発注システムを行ううえでのデメリットになるか紹介していきます。

取引先にもシステムを導入してもらう必要がある

受発注システムがあればすぐに取引ができてお互いに楽ではありますが、取引先でも導入してもらう必要が出てきてしまいます。

自社としてはすぐにでも導入したいと思っていても、取引先ではまったく受発注システムについて考えていない場合もあります。
急に新しいシステムを導入するから一緒に導入してほしいと伝えてえも、嫌がられてしまうかもしれません。
抵抗されたら自社としては導入したいと思っても無理にはいかず、断念せざる得ない時もあるでしょう。
どうして受発注システムを導入したいのか、まずは丁寧に説明をし、一方的なおすすめにならないようにすることも重要です。

何十年も電話やFAXで取引している業者では、これまで通りが良いと考えている可能性もあります。
新しいものを取り入れることへ抵抗を感じているかもしれませんので、まずは理解してもらえるように努めましょう。

使いこなすまでに時間がかかる

受発注システムにもよりますが、直感的にも使いにくく慣れるまでに結構な時間が必要な場合もあります。
何でも新しいものを取り入れる時には、まず慣れなければなりません。

さらに、システムの中ですべてを終わらせ、効率良く作られている受発注システムは多いため、多数搭載されている機能も使いこなせないと大変です。
すぐに社員皆で使いこなして効率アップを目指すのではなく、まずは慣れるところから始めると良いでしょう。

費用がかかる

受発注システムは決して無料のサービスではないため、契約をすれば費用がかかります。
これまで通り電話やFAXを利用していればシステムの費用はかかりませんが、初期費用や月額費用が発生するようになります。
中には、探していくと一部無料でサービスを行っている業者がないわけではありませんが、利用できる規模やサービスは限られて使いにくいでしょう。
結局充実したサービスを使いたいとなったら、多少なりとも費用はかかります。

受発注システムを選ぶポイント

受発注システムはどの業者でも同じようなサービスを提供しているわけではないため、しっかりと吟味する必要があります。
なんとなくで決めてしまうと、後から使ってみて思ったように操作ができず解約してしまいたくなってしまうかもしれません。
取引先にも導入してもらった後だと、また別の商品に乗り換えするのも大変でしょう。
こちらでは、契約を失敗しないための、選ぶポイントについて紹介していきます。

提供形態を確認

自社に合ったシステムかどうか、提供形態を確認しておく必要があります。
それぞれ自社に合ったものに違いがありますので、どんな点が問題となっているのか考えて、合った提供形態を選びましょう。

より自社に合ったものを使いたいのであればカスタマイズも可能ですが、すべての受発注システムでできるわけではありません。
自由度が高くカスタマイズしやすい業者を選んでおくと、後から仕様変更も楽にできます。

見積システムのクラウドとインストール型の違いは?おすすめ13選

インストール型

提携形態の一つに、インストール型があります。
自社で使用しているサーバー上にシステムを構築できるため、自由度が高いです。
カスタマイズをさまざま行いたいと考えている企業は、インストール型が使用しやすいと感じるかもしれません。

ほかにも、セキュリティ対策を他の頼んでしまうのは、信用しきれないと考えている企業にもおすすめです。
外部に任せず自社で行えますので、ウイルスに犯されるかもしれない不安もないでしょう。

しかし、構築するのに時間がかかってしまうのと、自社で何もしなくて良いわけではなく、ほかに情報が洩れないように保守運用も必要です。

クラウド型

インターネット上にさまざまなデータを保存でき、さまざまな端末で内容を確認できます。
自社のメインで使用しているパソコンだけでなく、外出先でインターネットに接続できる環境であればスマートフォンやタブレットからでもアクセスできます。
出張や外出が多く自社に戻ってなかなかチェックができないような状況でも、IDとパスワード、インターネットの環境があれば簡単にチェック可能です。

さらに、クラウドは見たい時にアクセスをして、その時の最新情報が表示されます。
在宅勤務の場合も、自宅からパソコンやスマートフォンで確認できます。

さらに、新しくシステムを構築する必要がないため、比較的すぐに利用可能です。
コストも最初に大きくかかることもなく、毎月決められた金額を支払えば受発注が楽になります。

自社の業界に適しているかどうか

どの業界でも同じような状況にあるわけではないため、人気のある受発注システムが必ずしも自社に合うとは限りません。
今何が自社として課題になっているのかを考え、問題点から合うものを選ぶと良いでしょう。

特にカスタマイズを考えているのであれば、仕様が変えられるかどうかも見ておくと安心です。
業界特有の習慣性にもとづいた、業界特化型もあります。
最初から自社の業界に適している受発注システムを購入しておけば、後から追加するオプションも減って楽です。
費用面でもオプションなどを増やせば高くなりますので、最初から必要なものは付いていたほうが良いでしょう。

取引先も導入しやすいかどうか

自社だけが便利でも、取引先が導入しにくいと感じる受発注システムだと成り立ちません。
取引先と一緒に利用を考えなければならないため、抵抗なく導入しやすいのは重要です。
まずは自社として使い勝手が良いかを考えて選びますが、同時に取引先での使用をイメージして問題なく使用できそうかどうか考えておきましょう。

機能が充実していたとしても、毎月の費用が高すぎると取引先では導入に抵抗を感じてしまうかもしれません。
逆に必要な機能は付いていないながら余計なものがなく、費用も抑えめな場合は導入してもそんなに負担に感じないでしょう。

サポート体制の充実度

受発注システムの中には直感的に使用ができ、慣れるのも早いものもあります。
それでも使いこなせるようになるまでは日数が必要です。
使いながら疑問に感じるような場面があった時、サポート体制が悪いと使いこなせない前に解約してしまいたくなってしまうでしょう。

何かわからない点が出てきた時に、サポート体制が充実していると安心です。
すべての受発注システムが手厚いサポートを準備しているとは限りませんので、どの程度充実しているのかも確認しておきましょう。
いつわからない点が出てくるかわからないため、平日の日中だけでなく年中無休で対応してくれるような業者が安心です。

セキュリティ面

受発注システムには、重要な情報が多数入っています。
特に自社の情報だけでなく取引先についても入っているため、漏洩したら信用を一気に失います。
自社が悪いのではなく受発注システムの管理体制が悪いとしても、その業者を選んだのは自分たちになってしまうので注意が必要です。

事前にセキュリティ面にはどの程度力を入れているのか確認をし、より強固で安心な業者を選びましょう。
今もサイバー攻撃がなくなることはなく、隙あらば情報を盗みたいと考えている悪い人たちもいます。
自社や取引先に迷惑がかからないように、使いやすさだけでなくセキュリティ面には力を入れて選びましょう。

おすすめの受発注システム5選!

受発注システムを利用する場合、使いやすく体験版があるものを選ぶと良いでしょう。
説明を聞いて魅力的に感じても、使って見たら思ったよりも操作しにくかったとなったら後悔してしまいます。
まずは無料で操作してみて、比べてみましょう。
こちらでは受発注システムの中でも、おすすめな5選を紹介していきます。

アイピア

アイピアでは情報を一元管理することができ、建築業務に必要な機能をまとめて搭載しているため、建築業務はこのシステムだけでできます。

特 徴

  • パソコン操作が苦手と感じている方でも直感で操作ができる
  • 書類やファイルなどさまざまなものを一元化できる
  • クラウド型だからネット環境が整っていればスマートフォンやタブレットからも確認可能
  • カスタマイズでもできサポートも充実していて安心
提供形態 クラウド型
参考価格 ・ライト・・・初期導入費用120,000円/最低月額利用料金(5ユーザーまで)10,000円
・ベーシック・・・初期導入費用360.000円/最低月額利用料金(5ユーザーまで)20,000円
・プロフェッショナル・・・初期導入費用450,000円/最低月額利用料金(5ユーザーまで)30,000円
体験版

アラジンEC

企業間取引に必要な機能をパッケージ化。
豊富な標準機能で管理者側も利用者側も使いやすく便利なBtoB EC・Web受発注システムです。

特 徴

  • 使いやすいように豊富な機能を標準装備している
  • 業務形態に合わせたオプションも豊富にあり選べる
  • 各種特化業種パッケージがあり、これまで事例も多々ある
  • さまざまな外部システムとも連携ができ便利
提供形態 クラウド対応
参考価格 記載なし
体験版 記載なし

BtoBプラットフォーム 受発注

日々の受発注から請求処理までをデジタル化し、計数管理を一元化。
双方の業務効率化、時間短縮、コスト削減、生産性向上が実現します。

特 徴

  • 本部で行わなければならない事務処理が大幅に軽減される
  • 一括管理が可能になり、コストコントロールもしやすくなる
  • これまで曖昧になってきた部分も見えるようになり、今後の方針が決めやすくなる
  • 発注はスマートフォンやタブレットでも容易にできる
提供形態 記載なし
参考価格 記載なし
体験版

Bカート

Bカートから専門知識と実績があると公認の株式会社これからが運営するBカート専門のネットショップ制作サービスです。

特 徴

  • 聞き間違いや入力ミスなどの人為的ミスがなくなる
  • 毎回業務の中でも時間のかかっていた入力作業がなくなり、別の仕事へ時間がかけられる
  • BtoB特有の商習慣に適応した設定もでき、BtoCとの棲み分けも可能
  • 既存システムともデータを連携でき、効率化を図れる
提供形態 クラウド型
参考価格 ・初期費用・・・80,000円(初回のみ)
・月額・・・ライト9,800円~
体験版

楽楽販売

販売管理を楽に行うことができ、高い柔軟性&豊富な機能を低コストでご利用いただけます。
ルーチンワークの自動化やリアルタイムの情報共有、また自社仕様にカスタマイズもできます。

特 徴

  • 普段のルーチンワークが自動化でき作業のスピードがアップ
  • すべてシステムの中で行え人的ミスを防げる
  • すぐに情報を確認したい時もリアルタイムにできる
  • 自社で使いやすようにカスタマイズも可能
提供形態 クラウド型
参考価格 ・月額費用は、ご利用ユーザー数やデータベース作成数に応じて変動する
(初期費用は150,000円プラス月額費用60,000円など)
体験版

受発注システムとしても使える建設業向けシステム「アイピア」

建築業向け(リフォーム・工務店)管理システム アイピア

アイピアは建築業に特化した一元管理システムであり、顧客情報、見積情報、原価情報、発注情報など工事に関する情報を一括で管理できるため、情報集約の手間が削減されます。
さらに、アイピアはクラウドシステム。外出先からでも作成・変更・確認ができます。

まとめ

受発注システムにはさまざまな基本機能が付いていますので、今まで以上に効率良く対応できます。
人手によるミスもなくなりますし、必要な情報もすぐに取り出せトラブルの時も早期解決を促してくれます。
業務の負担も減れば、本来自社で行いたいと思っていたコアな業務もスムーズに行うことが可能です。
メリットが多いのですが、取引先にシステムを導入してもらうなどデメリット部分もあります。
自社に合うものを契約できるようにポイントは確認し、より使いやすい受発注システムを契約しましょう。

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