小規模事業者の電子帳簿保存法への対応は?対応策をご紹介

小規模事業者の電子帳簿保存法への対応は?対応策をご紹介

インボイス制度のスタートもあり、取引の電子化が進められ対応に悩んでいる小規模事業者も多いのではないでしょうか。
2024年1月からは、電子取引の電子データ保存の義務化も始まります。
小規模事業者は電子帳簿保存法にどう対応すべきかを見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿や取引各関係の書類などを電子的に保存する場合のルールを定めた法律です。
以下で代表的なポイントを解説していきます。

3つの保存区分

3つの保存区分は、保存形態として電子帳簿等保存、スキャナー保存、電子取引データ保存に分けられています。
電子帳簿の保存のルール、紙で受け取った書類をスキャナーにかけて保存する時のルール、電子取引データをそのまま保存するルールをそれぞれ理解することが大切です。

改正のポイント

改正のポイントは大きく2つあります。
1つ目は、これまでは電子帳簿等保存とスキャナー保存をするためには、事前に管轄の税務署長による届出を行って、承認されることが必要でしたが、事前承認制度が廃止されました。
そのため、好きなタイミングで始められます。

2つ目は、これまでのような電子データをプリントアウトしての保存は認められなくなり、電子データの状態で保存しなくてはならなくなった点です。

小規模事業者も電子帳簿保存法に対応すべきか?

では、小規模事業者も電子帳簿保存法に対応すべきでしょうか。
対応するにはシステムなどを導入しなくてはならず、資金的に余裕がない事業者や操作や管理のスキルがあるか困るケースもあるので課題があります。

電子取引への対応は必須

小規模事業者も電子帳簿保存法に対応は必須と言えます。
大手をはじめ、取引先が電子取引化し、一般消費者も電子データでのやりとりを希望する中、これからの時代は電子取引への対応は必須です。
ペーパーレス化は業務効率化、人手不足の解消にも役立つので検討しましょう。

データの真実性

真実性とは、帳票が実際の取引などの実態があり、事実にもとづいた内容であること、かつ権限を持った人が作成した内容であり、改ざんなどがなされていないことです。
真実性を確保するには、電子署名や第三者機関によるタイムスタンプなどを導入し、改ざんがなされていないことを証明する必要があります。

検索機能

検索性とは、大量に蓄積されていく電子データの中から、一つひとつの書類を簡単な方法で検索して探し出せる状況になっていることです。

書類のカテゴリや作成年月日、契約年月日や取引相手などの名称から、探したい書類を容易に検索できるよう分類などをしておく必要があります。
そのうえで、税務調査などで書類の閲覧を求められた場合に速やかに検索して、プリントアウトができるような環境を整えておくことも必要です。

猶予措置が適用される場合も

電子取引の電子データ保存義務は、2023年12月31日まで猶予期間が設けられており、2023年12月末までに行われた電子取引については、従来通りプリントアウトしての保存も可能です。

小規模事業者が採るべき対応策

小規模事業者が採るべき対応策として、以下の点を検討しましょう。

事務処理規定を定める

システムを導入すれば済むだけでなく、電子データを受け取った場合の処理の流れ、紙で受け取った場合の処理の流れ、電子帳簿の作成と保存の仕方などを社内ルール化し、実際に処理できるようにしていきましょう。

データの保存場所を決める

データの保存場所を決め、データが消失しないようバックアップなどの管理をしていかなくてはなりません。
自社のパソコンやサーバー内での保存ではなく、クラウドサービスなどを利用すれば、データ消失のリスクを抑えられます。

検索がしやすいようファイル名変更や索引簿作成を行う

電子帳簿等保存法では検索性が求められるので、検索がしやすいようファイル名変更や索引簿作成を行うことも必要です。
基本的には取引先別、日付別に簡単に検索できるようにファイル名の変更と保存先のルールを設定しましょう。

検索機能は新規開業者や売上1,000万円以下の事業者は必須ではない

検索機能については、新規開業者や1月1日から12月31日までの売上が1,000万円以下の小規模事業者は要件が緩和されています。

令和5年度税制改正大綱で、1,000万円以下の売上高の条件が5,000万円以下に引き下げられました。
年間課税売上高5,000万円以下の事業者であれば、タイムスタンプ付与や訂正・削除に対する対応が行われていて、税務職員の求めに応じてデータのダウンロード対応ができるといった一部の要件を満たせば、電子取引における検索要件がすべて不要となりました。
日付・取引先を整理して保存していれば、範囲指定及び項目を組み合わせて条件を設定できる検索機能を設ける必要もありません。

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まとめ

小規模事業者も電子帳簿保存法に対応すべきかでは、取引先が電子取引化し、一般消費者も電子データでのやりとりを希望する中、電子取引への対応は必須と言えます。
検索機能は保存しているデータを速やかに探し出せる機能を備えていること、データの真実性とは権限ある者が作成し、改ざんなどがなされていないことです。

小規模事業者が採るべき対応策として、事務処理規定を定めること、データの保存場所を決めること、検索がしやすいようファイル名変更や索引簿作成を行うことです。
猶予措置が適用される場合もあるほか、検索機能は新規開業者や売上1,000万円以下の事業者は必須ではありません。

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