発注業務を効率化する方法!課題とその解決策をご紹介

発注業務を効率化する方法!課題とその解決策をご紹介

発注業務で毎回何かしらのミスが出てしまう企業も多いのではないでしょうか。
ほかにも、作業工程が多くて、ほかにやりたい仕事もあるのに手が回らないと困っているかもしれません。
発注業務は、やり方次第で今よりも効率化させられます。
こちらの記事では、発注業務における業務の課題、効率化する方法やそのメリットについてご紹介します。

発注業務とは

発注業務とは、主に仕入先へ足りない分の商品を発注する業務です。
ほかにも、納品後の検品や入金なども行います。
ほとんどの企業で行う業務で重要な作業です。

万が一本来必要な在庫よりも多く発注してしまえば、過剰になり企業の全体的な売上にも関わってしまいます。
そのため、発注業務は慎重に行わなければなりません。

さらに、季節や需要によって売上が変わってくる商品は、今ある在庫を見ながらどの程度発注するか予想することも必要です。
需要予測を間違ってしまっても売上に大きな打撃を与えてしまうので、しっかりと分析する必要があります。

発注業務の課題

発注業務では、慎重に行っているつもりでも避けられない課題がいくつかあります。
企業の売上ダウンにつなげないためにも、まずは何の課題があるのか知っておきましょう。

ヒューマンエラーが起こりやすい

発注業務だけに限りませんが、人間が行う作業は間違いも起こりやすくなります。
何度も見直していても、なぜか間違いに気が付かないまま発注してしまうケースもあります。
ほかにも、確認しながら転記しているにもかかわらず、間違った数字を書いてしまうこともあり、ミスが出てしまう場合も多いです。

特にペーパーレス化をしていない企業では、従来の手書きで発注業務を行ってしまい、ヒューマンエラーが起きている可能性も高いです。
本当はしっかりと正しい数字を出していたにもかかわらず、書く時にミスしてしまうとすべてが無駄になります。
ヒューマンエラーを起こさないように、まずはペーパーレス化が大切です。
環境を整えていくと良いでしょう。

部署間の連携が不十分

正しい個数で発注業務を行うためには、部署間での連携も重要です。
今ある商品の数だけでは予想をするのに不十分です。
すでに発注済みの個数や出庫予定の商品も加味していけなければなりません。
総合的にさまざまな要素を加味して発注を行うためにも、部署間の連携は大切です。

しかし、上手に共有がされていないと、在庫を過剰に発注してしまうような失敗が起きてしまいます。
二度手間や転記漏れがあっても大変なため、密に連携を図る必要があります。

作業工程が多い

発注業務は単純ではありません。
しっかりと予想を立ててからでなければ、企業の売上にも響いてきます。

商品の特性も考え今の時期だといくら発注をすれば良いのか、膨大な資料を確認しつつ決める必要が出てきます。
ほかにも、しなければいけない作業があるにもかかわらず、発注業務に追われてしまっては大変です。
簡素化するために工夫も必要ですが、マンパワーだけでは限界もあります。

業務が属人化しやすい

ほとんど同じ人ばかりが発注業務を行っていると、属人化しやすくなります。
担当者は普段からやりとりをしているので、「いつもと同じで」と取引先に言われた時に理解できますが、ほかの従業員にはわかりません。
担当者が変わってからわからないことも多く、トラブルが増えてしまう可能性もあります。 引き継ぎがあったとしても、特別に覚えておかなければいけないルールも多く大変です。
誰が発注業務を行っても、わかりやすいようにしておかなければなりません。

発注業務を効率化する方法

発注業務を行うにあたって課題は多いですが、効率化させる方法もあります。
ここからは、発注業務を効率化する具体的な方法をご紹介します。

業務フローの見直し

発注業務で当たり前に行ってきた作業の流れを、まず可視化して確認します。
必要だと思って行っていた作業の中には、無駄なものも含まれているかもしれません。

ほかにも、担当者にしかわからない属人化されている業務も出てくる可能性があります。
一回チェックを行ってみると、反省点が見えてくるはずです。

この作業は必要がない、担当者にしかわからない点があると思ったら、業務フローの見直しや具体的な改善方法を考えましょう。
企業全体として、部門同士の連携もスムーズに図れるようにすることも大切です。

見直しておきたいポイント

発注業務で最低限見直しておきたいポイントは、作業中ミスしやすい点はどこか、取引先とのやり取りの回数、営業担当を始めさまざまな部署としっかりとやりとりができているかです。 ほかにも、慎重になるあまりにチェック回数が多くなっていないか、属人化している部分はないかなど確認しておくと良いでしょう。

発注管理システムの導入

紙を使って発注業務を行っていれば、すべて人の手が必要になり、効率も悪くなります。
発注管理システムを導入すれば、WEBを使って効率的に業務が進められます。
発注に関しても、ほぼシステムの中で作業が可能です。
人の手を使わないため、見間違って転記を間違うようなリスクもありません。

今まで使用していた基幹システムを変えなくても、連携できる製品もあります。
データもつながれば、さらに業務の効率化が図れます。

適正在庫数の設定

今一度、適正在庫数はいくらか設定を行い、適切な受発注ができるように対策しましょう。
特に季節によって時期的な商品の場合、需要は大きく変動します。
過去の実績から適切な在庫数を出して設定すると、過剰在庫を防ぐことができます。
さらに、システム化をすれば、人の手で計算するよりも簡単に予測が立てられるようになるため活用しましょう。

発注方式の見直し

普段当たり前に行ってきた発注方式の中には、無駄な作業が隠れているかもしれません。
特に人の手だけでやろうとすると、工程数も多くなります。
システムを導入するだけでも発注工程が少なくなり、効率化できます。

発注業務のアウトソーシング

自社だけでは難しいと感じたら、アウトソーシングもおすすめです。
単純に発注を行うのではなく、競合との差別化なども考えて効率的に業務を行ってくれます。
プロがいるため豊富なノウハウで、発注業務をこなしてくれるため心強いでしょう。

OCRやRPAの活用

OCRを使えば書類をスキャンしデータでき、手作業よりも効率アップします。
RPAと連携できれば、発注情報を管理システムに転記するのも自動化可能です。

発注業務を効率化するメリット

発注業務を効率化できれば、さまざまなメリットがあります。

担当者の負担軽減

すべてを紙に記入して手作業で行うとなると、担当者は大変です。
特に、発注業務が多い時期には困ってしまうでしょう。
システムを導入できれば、作業工程も減らせるため、結果的に担当者の負担を軽減させられます。

コストカット

在庫もシステムでリアルタイムに確認できるため、把握できる数にズレもありません。
計画的に発注ができるようになり結果コストカットへつながります。

業務の平準化

担当部署にだけ大変な思いをしないように、業務の平準化もできます。
取引先への発注業務もスムーズになるため、コアな業務にも力を入れられる余裕が出てきます。

ヒューマンエラーの防止

正しい個数を計算していたにもかかわらず、転記ミスで誤発注してしまうミスも、システムを導入すればなくなります。
よっぽどシステムがおかしくなることもない限り、正確な発注を行ってくれるため安心です。
ヒューマンエラーが防止できれば、今までよりもミスによる売上減少も防げますし、取引先からも信頼を得られます。

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まとめ

発注業務は単純そうでさまざまな作業があるため、紙での取引は大変です。
特にヒューマンエラーが起きやすく、ミスが発生し売上にもつながってきます。
発注業務を効率化させるためには、業務フローの見直しをして発注管理システムの導入が必須です。
上手に活用できれば、コストカットやヒューマンエラーの防止につながります。

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