工事発注書とは？書き方や注意事項を解説

工事発注書とは、工事の内容や工期、金額や支払方法などが明記されている契約文書のことです。
下請法では、下請取引の内容を記載した書類を作成し、保存することが義務付けられています。

しかし建設業では、口頭で契約を取り決めたり、メールなどで簡単に確認を済ませたりすることがあるようです。
実際、建設工事の下請負は下請法の適用外ではあるものの、公正取引委員会は以下の点に留意するよう呼びかけています。

下請法の適用範囲に含まれる取引はもちろんですが、そのほかの取引であっても発注書を作成・保存する方が得策といえるでしょう。

ではなぜ、工事発注書を作成した方が良いのでしょうか。
ここでは、発注書の役割について確認します。

工事発注書には、注文者が取引先に工事を発注する意思を示すという役割があります。
つまり、発注書記載の内容は、注文の確定版であり、正式な依頼です。

工事発注書なしに口頭で受注してしまうと、後から契約の内容を確認することができません。
取引先と自社との間の認識のズレによるトラブルを回避するためにも、契約内容を正確に記載した書類を作成する必要があります。

工事発注書は、法人税法で帳簿書類として扱われます。
そのため発注書は、確定申告の提出期限以降7年間保管しなければなりません。

工事発注書を受け取った企業は、自社の都合でその文書を破棄しないよう注意しましょう。

また、発注書は原則紙で保管することになっています。
税務調査の際、すぐに対応できるようにするためです。

これまで、電子データをそのまま保存する場合には、税務署長から事前に許可を得る必要がありました。
しかし、令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法が見直され、税務署長による事前承認制度は廃止されました。

この改正法令が適用されるのは、令和4年1月1日以降保存するデータです。
それ以前のデータには適用されないため、注意が必要です。

これまで、工事発注書の概要を確認してきました。
工事発注書と似た言葉として、「注文書」「注文請書」があります。

以下では、それぞれの違いについて紹介します。

発注書と注文書は、法律上特に違いはありません。

ただし、企業によっては

あるいは

など使い分けていることがあります。
使い分けが不明瞭であれば個別に確認する必要があります。

また、自社のなかで発注書と注文書の使い分けがあいまいである場合は、区別を明確にするか、どちらかに統一した方が良いでしょう。

発注書と注文書に法的な違いはありませんが、発注書と注文請書は異なる書類です。

発注書は、注文者が取引先に注文の意思を示す書類ですが、注文請書は、受注者が注文を引き受ける意思を示す書類です。
つまり、発注書と注文請書の2つが取り交わされることで契約が成立します。

契約の順序は、発注書の発行→注文請書の発行です。
注文請書が先に発行されることはありません。

これまで、工事発注書の概要や注文書、注文請書との違いについて確認してきました。
では、工事発注書には何を記載する必要があるのでしょうか。

以下では、

に分けて工事発注書の書き方を紹介します。

工事発注書には、以下の5つの記入必須項目があります。

一般的には、先に確認した必須項目に加えて、以下のような項目を記載します。

工事発注書の概要についての部分で、建設工事の下請負は下請法の適用外ではあるものの、一部適用範囲内のものがあることを確認しました。
下請法の適用範囲である取引に関しては、下請法で定められた記載項目を網羅した発注書を作成する必要があります。

詳しくは、公正取引委員会のホームページをご確認ください。

工事発注書に記載する項目について確認しました。
以下では、実際に工事発注書を作成する方法を4つ紹介します。

1つ目の作成方法として、市販の書式を使用する方法があります。
市販の発注書を購入し、必要事項を手書きで記入します。

パソコンの操作が得意でない場合におすすめの方法です。

2つ目の作成方法は、ワードを使用する方法です。
インターネット上では、企業や個人の提供する無料の発注書テンプレートが公開されています。

自社に合ったテンプレートをダウンロードし、必要事項を入力すれば完成です。
パソコン操作が苦手でなければ、手書きより効率的に作成することができます。

また、完成した発注書を電子データで送付できるため、紙代などのコスト削減につながります。

3つ目の作成方法は、エクセルを使用する方法です。
エクセルは、関数を利用して計算できるため、より素早く正確に発注書を作成することができます。

ワードと同様、無料のテンプレートが公開されています。

最後に、管理システムを利用した作成方法について紹介します。
顧客情報や見積書、工程表などを一元管理するシステムを利用すると、ワンクリックで発注書を出力できます。

業務を効率化したい場合は、管理システムの導入を検討してみてください。

これまで、工事発注書の記載項目や作成方法について確認してきました。
以下では、工事発注書を作成する際の注意点について解説します。

発注書に記入ミスが見つかった場合、基本的には訂正した発注書を再発行する必要があります。

発注書の再発行ができない場合は、訂正箇所に二重線を引き、印鑑を重ねます。
この際、発注書に押された印鑑と同じものを使うようにしましょう。

また、発注書の訂正方法に決まりがある企業もあります。
そのため、取引先に訂正ルールの有無を確認したうえで訂正するようにしましょう。

発注書への押印は必須ではありません。
しかし、一般的には注文書の発注者名の部分に重なるように発注者側の社員を押印します。

発注書には、取引内容や納期、金額など重要な情報が盛り込まれています。
発注書への押印は、これらの情報が正式なものであることの意思表示になると同時に、改ざん防止にもなります。

取引先と基本契約を締結していない場合、注文書に契約約款を添付する必要があります。

約款には、発注書に記載のない項目やその他の必要項目を記載し、発注書の裏面や別紙に張り付けます。
複数ページとなる場合には、割印が必要です。

既に取引先と基本契約を結んでいる場合であれば、約款の添付は不要です。
「記載事項以外については、基本契約書の通り」と発注書に明記しましょう。

作成した発注書をメールで送付したい場合、メールで送付しても良いか、まず取引相手に確認を取りましょう。

また、メールで送付する際はPDFファイルを使用するのがおすすめです。
エクセルやワードで作成した文書をそのまま送付すると、ファイルを開くことができなかったり、レイアウトが変わってしまったりする場合があります。
複製や改ざんを防止するためにも、PDF形式に変更したうえで送付すると良いでしょう。

発注書を発注書としてのみ作成する場合、印紙は必要ありません。
つまり、発注書と請書を別々で作成するときには、印紙は不要です。

ただし、発注書が注文請書も兼ねている場合は印紙が必要です。
注文請書は印紙税法上で課税文書に分類されています。
印紙が必要なのはこのためです。

また、「発注書」という名目であっても以下のような場合は印紙が必要です。

以上のような場合、発注書は契約書でもあると判断されます。

印紙税額は、国税庁のホームページで公開されています。
契約金額に応じて税額が変化するので、印紙が必要な場合は確認するようにしましょう。

発注書と請書を別で作成する場合に加えて、発注書を電子データで作成する場合も印紙は不要です。
発注書が契約書であると判断された場合でも、電子データの発注書であれば印紙は必要ありません。

印紙税法における課税対象は紙の文書であるため、電子データは課税の対象にならないようです。

ただし、発注書をデータで送信した後に、紙の発注書を別途取引相手に交付するなどした場合は注意が必要です。
国税庁のホームページでは、以下のように明記されています。

つまりこの場合、紙の発注書は課税対象となるため、内容によっては印紙が必要となります。

インボイス制度は、2023年10月1日施行予定の制度です。
この制度は、主に請求書に関する制度であり、「適格請求書（インボイス）」を発行・保存すると、発注者が商品などの仕入税額控除を受けられるようになるというものです。

そのため、発注書と請求書を別で作成する場合、インボイス制度による影響は特にないと考えられます。
しかしながら、印紙の必要性のところで解説したように、発注書が請求書を兼ねている場合などは注意が必要です。

適格請求書には、以下の項目を記載する必要があります。

赤文字の項目が、現行の工事発注書記入必須項目に追加される事項です。

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今回は、工事発注書の書き方からインボイス制度による影響までを簡単にまとめました。

建設業では、まだまだ口約束や簡単なメールでのやり取りで契約が交わされることがあるようです。
しかし、取引先と自社との間の認識のズレによるトラブルを回避するためにも、工事発注書を作成することをお勧めします。

本記事で紹介した通り、工事発注書を作成する際には押印や印紙の有無などややこしい決まりや複雑な記入項目があります。
インボイス制度が導入されれば記載内容がさらに複雑になり、自力で作成するにはかなりの労力が必要です。

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管理システムの導入をお考えの際は、ぜひ一度アイピアをご検討ください。