見積システムおすすめ5選！必要な機能や選び方を解説

見積システムとは、見積管理や見積書の作成を行うシステムです。
過去の見積書を参照することができ、正確な見積書を簡単に作成することができます。

見積管理や見積書作成のツールとして、エクセルを活用している方も多いのではないでしょうか。
無料で使用でき、関数を使って計算をすることも可能であるため、手書きより効率的に見積業務を行うことができます。

しかし、

など使いづらい部分もあります。

これらの課題を解決するのが、見積システムです。
以下では、見積管理の概要やエクセルでの見積管理の課題について、より詳しく確認しましょう。

見積管理とは、見積内容や見積価格を管理し、適切な価格の見積を作成することです。
顧客に対しミスのない正確な見積書を提出するためには、非常に重要な業務だといえます。

見積管理の主な業務は、以下の通りです。

取引きを成功させ受注率を上げるためには、適切な見積管理が欠かせません。
以下では、エクセルで見積管理を行う場合に注意が必要な点について解説します。

エクセルで見積管理を行う場合、データをリアルタイムで共有することが困難です。
他の人が作業中の見積を開けない、保存し忘れる、などのトラブルが発生する可能性があります。

手書きよりは格段に効率的ですが、リアルタイムで共有できる見積システムに比べるとやや不便です。
エクセルで見積管理を行う場合は、こまめに保存し、作業後は迅速に共有するようにしましょう。

営業担当ごとに見積を作成・管理すると、見積情報が断片化してしまいます。
過去に作成した見積や、別の担当者の案件のデータなどが参照できず、案件ごとに一から見積を作成することになってしまいます。

エクセルで担当者ごとに管理する場合は、見積情報の管理方法に工夫が必要です。
関連する見積情報を簡単に探し出せるような状態を整えておくとよいでしょう。

エクセルは、OSやパソコンのバージョンに依存します。
そのため、入力や出力を自動化したり、データベース化したりすることが困難です。

また、エクセルを使いこなせるスキルのある人に業務が集中することも予想されます。
担当の引き継ぎやフォーマットの統一が難しい点もデメリットといえるでしょう。

これまで、見積管理の主な業務や、エクセルでの見積管理の注意点について確認してきました。
誰もが簡単に、かつ効率的に見積業務を行うためには、見積システムを導入するのがおすすめです。

以下では、見積システムを導入するメリットを紹介します。

見積システムを導入することで、見積書をメールで送付することができるようになります。
作成した見積書を印刷し、郵送したりFAXで送信する必要がなく、ペーパーレス化を実現できます。

見積書の保存や管理もシステム上で行うことができるので、紙の書類がかさばることもありません。

見積システムは、入力項目があらかじめ設定されています。
そのため、エクセルで管理するときのように見積書のフォーマットを整えたり、テンプレートをダウンロードする必要がありません。

また、以前使用したデータを自動反映させる機能のあるシステムであれば、データ入力の手間が省けます。
作成した見積はリアルタイムで共有することができるため、効率的に見積業務を行うことができます。

見積システムは、データベースを利用するため、複数人で作業を行う場合でもデータの整合性を心配する必要がありません。
確認作業も容易になり、ミスを発見しやすくなります。

より正確な見積書を作成できるため、顧客からの信頼を得られるでしょう。

見積システムは、過去に作成した見積書をデータで保存しておくことが可能です。
原価から粗利を算出できる機能が搭載されているシステムであれば、見積作成後の成約率や利益率なども分析することができます。

また、一元管理システムを導入すると、見積業務や利益分析に加え、顧客情報や原価情報、各種書類などをまとめて管理することができます。
問い合わせから受注までの動向を正確に把握することができ、受注率アップのために改善すべき点が明確になります。

これまでに紹介した見積システムのメリットを十分に得るためには、それなりの機能が必要です。
以下では、見積システムに必要な機能を確認しましょう。

見積書作成機能は、見積システムの基本機能であり、不可欠な機能です。
あらかじめ設定された基本項目にデータを入力するだけで、見積書を作成できます。
入力ミスや重複入力を探知するアシスト機能が搭載されたシステムであれば、確認の手間も省けます。

また、過去の見積内容を取り込んだり、エクセルデータをコピーして見積書を作成できるシステムもあります。
作成した見積書は、ワンクリックでPDF化でき、そのまま顧客に送付することが可能です。

見積書に記載が必要な項目は企業や取引内容によって異なりますが、一般的には以下の項目をおさえておくことが必要です。

建築業の見積書には、以下の項目も付け加えると良いでしょう。

階層表示とは、見積明細をカテゴリごとに分類することです。
特に、規模の大きな見積の場合、どれがどの工事に関する明細なのか分からなくなります。

工事ごとに階層化することで、顧客が理解しやすい見積書が完成します。

作成した見積書は、決裁者の承認を得るのが一般的です。
クラウド型の見積システムを利用することで、場所や時間に関係なく承認業務を行うことができます。

役職や金額などに応じて承認フローを作成することもでき、承認作業をスムーズに行えるようになります。

国税庁は、帳簿書類の保存期間について、以下のように定めています。

また、電子帳簿保存法では、見積書の電子データを送付・受領した場合、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが義務付けられています。
保存要件に沿って、見積書を保管するようにしましょう。

多くの見積システムでは、作成した見積書は自動的にシステム上に保管されます。
印刷して紙でファイリングする必要がないため、保管のために必要なスペースや紙代を削減することができます。

見積システムの情報共有機能により、見積情報の共有がスムーズに行えます。
案件担当者が外出中であったり、退職した場合でも、別の社員による顧客対応が可能です。

また、見積に関するノウハウを社員同士で共有できるため、属人化が回避され、全体的なスキルアップにもつながります。

多くの見積システムには、マスタ管理の機能が搭載されています。
商品の分類や組み合わせを設定する商品マスタや、取引先の情報やランクを設定する取引先マスタなどのデータを一元で管理することができます。

各マスタから必要な情報を検索して見積書を作成できるため、入力ミスや重複入力を防ぐことが可能です。

見積システムには、顧客管理システムや営業支援ツールなどと連携可能な機能が搭載されています。

原価管理機能と連携できるシステムであれば、粗利分析が可能で、経営判断を下す際に役立てることができます。
また、顧客管理機能と連携することで、問い合わせから受注までの動向が明確になります。

これまで見積システムの機能について確認してきました。
見積システムにはいくつかの種類があり、それぞれに特徴があります。

以下では、

のそれぞれの概要をご紹介します。

専用型は、見積書作成に特化した見積システムです。
機能がシンプルで、簡単に操作できるため、ITツールに不慣れな場合でも気負わず利用できます。

販売管理・EPR一体型の場合、見積作成のほかに出荷管理や請求管理など部門間のやり取りを自動で行えます。
部門間の連携をスムーズにしたい場合におすすめの見積システムです。

建築業特化型の見積システムは、積算業務を行うことが可能です。
積算とは、資材や人件費などを合計し、工事全体にかかる費用を算出することです。

システムによっては、見積書に現場写真や図面などの資料を紐づけたり、材料ごとの粗利率を算出したりできます。

ここまで、見積システムの機能や種類を確認してきました。
実際にシステムの導入を検討する際、何を基準に選ぶべきか迷う方も多いのではないでしょうか。

以下では、どのような点を重視して見積システムを導入するべきか、その基準を見ていきましょう。

見積システムを導入する際、まず注意したいのがシステムの提供形態です。
見積システムに限らず、システムの提供形態には、

の2種類があります。

それぞれの特徴を確認し、自社に合う形態を選ぶようにしましょう。

クラウド型は、インターネットがつながる環境であればいつでもどこでも利用できるのが特徴です。

データは外部サーバーに保存されるため、パソコンが故障してもデータが紛失することはありません。
しかし、毎月利用料を支払う必要があるため、ランニングコストを抑えたい企業にとってはデメリットといえるでしょう。

インストール型は、見積システムをパソコンにインストールして利用するタイプです。
ネット環境に影響を受けずに利用できるため、データ量の多い見積であっても処理速度が落ちにくいのが特徴です。

クラウド型のように、外出先やスマートフォンなどの別の端末からアクセスすることができません。
月額費用は発生しませんが、初期費用が高額で、ソフトのバージョンアップの際にも費用が発生します。

見積システムを選ぶ際は、自社に必要な機能が搭載されているか、という点にも注目すると良いでしょう。
自社に必要な機能を見極めるには、まず、自社の課題や効率化したい業務を明確にすることが重要です。

また、多機能であれば良いというわけでもありません。
実際には使わない機能が多いあまり操作が複雑になってしまい、うまく使いこなせないという可能性も考えられます。

自社の要望とシステム導入によって実現できることを比較し、適当なシステムを選びましょう。

自社に適したシステムを選んだ場合でも、業務改善を図るなかで別システムとの連携や新機能の追加が必要になることがあります。
自由にカスタマイズできるシステムであれば、このような状況でもスムーズに対応できます。

また、帳票のカスタマイズができるかどうかも重要です。
見積書の書式は、提出先によってさまざまに異なります。
あらかじめ設定された書式をカスタマイズできるシステムを選ぶと良いでしょう。

見積に関するあらゆる情報を管理するため、セキュリティ面にも注意が必要です。
見積システムに必要なセキュリティ機能は、主に以下の3つです。

情報処理推進機構が掲載している「情報セキュリティ対策」に則した機能を搭載するシステムであれば、セキュリティ面は安心です。

インボイス制度に対応しているかどうかという点にも注意しましょう。
インボイス制度とは、2025年10月1日か導入予定の制度であり、適格請求書を交付、保存することで仕入額控除を受けられる仕組みです。

B to B 事業者や一人親方などの免税事業者の多い建築業者には、特に大きな影響を及ぼします。
インボイス制度に直接関係するのは見積書ではなく請求書ですが、一元管理システムの導入を検討する場合にはインボイス制度対応のシステムを選ぶようにしましょう。

以下では、おすすめの見積システムを5つご紹介します。 見積システムの機能や選ぶポイントとあわせて、システム導入時のご参考となりましたら幸いです。

アイピアは、建築業・リフォーム業向けの一元管理システムです。
見積作成のほかにも、顧客情報や原価情報など工事に関する情報を一括で管理することができます。
建築業に必要な各種書類の作成が可能で、インボイス制度にも対応しています。

クラウド型のシステムなので、インターネットが利用できる環境であれば場所やデバイスを選ばずにアクセスすることができます。

Sales Quote Assistant は、あらゆる業種・業態で利用できる見積書作成WEBシステムです。
Sales Force Assistant シリーズと連携することで、より効率的に業務を行えます。

見積りRichは、見積書に加え、納品書や請求書の発行も可能なクラウドサービスです。
受注実績を分析し、受注見込みや受注率を割り出すなど、営業管理としても活用できます。

ジョブカン見積／請求書は、見積書・請求書をはじめ各種書類を作成できるクラウドサービスです。
会計や勤怠管理など、他のジョブカンシリーズとの連携が可能です。

スマイルワークスは、財務会計・販売管理・給与計算などのシステムを統合管理するクラウドEPRです。
様々な規模の販売管理に対応しています。

本記事では、見積システムに必要な機能や選ぶポイントについてご紹介しました。
見積システムを導入することで、見積情報の一元管理が可能になり、正確な見積書を効率よく作成することができます。

今回紹介した5つのほかにも、見積システムは幅広く展開されており、搭載機能や費用、サポート体制は様々に異なります。
見積システムを導入する際は、自社の課題や要望を明確にし、適当な製品を選ぶようにしましょう。

弊社が提供する『アイピア』は、建築業・リフォーム業に特化した一元管理システムです。
見積管理はもちろん、顧客管理や工程管理など、建築業に必要な業務を効率的に行うことができます。
見積システムの導入をお考えの方は、ぜひ一度ご検討ください。