英語の発注書の書き方を解説!送付メールの例文もご紹介

英語の発注書の書き方を解説!送付メールの例文もご紹介

海外の企業に対して発注する場合は、英語で書かれた発注書を用意しなければならないことがあることでしょう。
メールで発注書を送付する場合には、送付メールも英語で書く必要があります。
英語のやりとりに慣れていないと、どう対応して良いかわからないかもしれません。

そこで、本記事では、英語の発注書の書き方、送付メールの例文などをご紹介します。

発注書は「Purchase Order」

発注書は、英語で『Purchase Order』と表記します。
読み方は、『パーチェス オーダー』です。
Purchaseは『購入』や『購買』、Orderは『注文』を意味する英単語です。
それぞれの単語の頭文字を取り、『PO』『P/O』などと省略して呼ばれることもあります。

『Purchase Order』のほかに、『Order Sheet』(オーダーシート)という英語表現もあるのです。
『Order Sheet』は、発注を依頼するため書類、あるいはフォーマットであることを強調するために用いられています。

英語の発注書の記載項目

発注書 英語

英語の発注書には、必ずこのように作らなければならないという明確はルールがありません。
とはいえ、内容を正確に伝えて取引をスムーズに進めるためには、記載項目に気を付ける必要があります。

発注明細のほかに、日付、取引先や自社の情報、貿易取引や支払いなどの条件を具体的に記載しておいたほうが良いでしょう。
ここでは、英語で発注書を作成する際に、記載すべき項目をご紹介します。

タイトル

受け取った相手が、一目で何の書類なのかがわかるように、タイトルを付けておきましょう。
発注書の一番上の欄に、『Purchase Order』とタイトルを記載してください。

発注日/発行日

英語の発注書を作成する際には、いつ作ったのか、いつ発注したのかがわかるように、発注日発行日を記載しておきます。
発注日や発行日の英語表記は『Date』です。
もしくは、『Order Date』と表記しておくと良いでしょう。

英語での日付の表記方法は、アメリカ式とイギリス式の2種類があります。
アメリカ式は『月、日、年』、イギリス式では『日、月、年』の順です。
たとえば、2023年5月15日を英語で表記する場合は、アメリカ式は『05/15/2023』、イギリス式は『15/05/2023』となります。

日本語での日付表記と異なる点に注意してください。

発注番号

発注書を効率良く管理するために、発注番号を記載しておいたほうが良いでしょう。
発注番号の英語表記は『PO Number』です。
『PO Number』と記載する代わりに、発注番号の頭に『#』を付けるケースもあります。

自社情報

自社情報の欄には、発注者側の社名、住所、担当者名などを記載しておきます。
電話番号やメールアドレスなどの連絡先も記載しておいたほうが良いでしょう。
自社情報欄の英語表記は以下の通りです。

  • 社名:Company Name
  • 住所:Address
  • 担当者名:Name
  • 電話番号:Phone
    (国際電話番号で表記したい場合は、電話番号の頭に日本の国番号である+81を付けておくと良いでしょう)
  • メールアドレス:Email

英語での住所の書き方

住所を書く際には、順番に気を付けましょう。
英語では、『番地、市町村、都道府県、郵便番号、国名』の順で記入するのが一般的です。
日本の場合と順番を逆にするのがポイントです。

部屋番号の前には、『#』を入れておきます。
日本名の建物は、そのままローマ字でつづります。
丁目、番地、号、郵便番号などは数字のみの表記で問題ありません。

取引先情報

自社情報と同様に取引先情報欄にも、社名、住所、担当者名、連絡先などを記載しておきます。
販売業者を意味する『VENDOR』、あるいは『To』『Ship to』と表記してから、取引先情報を記入すると良いでしょう。

発注明細

発注明細欄には、発注する商品やサービスの数量や単価などを記入しておきます。
発注明細欄に英語で記入しておくべき内容は以下の通りです。

  • 番号:No.
  • 商品名:Item
  • 単価:Unit Price
  • 数量:Quantity
  • 小計:Subtotal
  • 合計額:Total
  • 消費税:Sales tax

発送希望日

発送希望日がある場合には、発注書に具体的な日付を記載しておきます。
発送希望日の英語表記は、『Expected Ship Date』です。

運送方法の記載をする場合には、『Shipping Method』と記載しておきます。
『By Air』(航空便)や『By Ship』(船便)といったように、具体的な配送方法を書いておくと良いでしょう。

貿易取引条件

貿易取引条件は、貿易取引をするにあたって、あらかじめ決めておくべき条件のことです。
英語表記は、『Shipping Terms』です。

貿易取引条件の例

貿易取引条件欄には、輸送方法、使用する空港、運送費用の負担者、商品の毀損や危険負担などを英語で記載しておかなくてはなりません。
たとえば、船側渡の場合は『FAS』と記載します。
本船渡の場合は『FOB』です。

運送費用については、運賃込みの場合は『CFR』、運送費や保険料込みの場合は『CIP』、運送費込みの場合は『CPT』などと表記しておきましょう。

支払条件

支払条件の英語表記は、『Payment Terms』です。
前払いは『Advance Payment』、送金や小切手は『Open Account』です。

荷為替手形取引は『L/C』、確認信用状は『Confirmed L/C』、支払渡し・支払時書類渡しは『D/P』、引受渡し・引受時書類渡しは『D/A』と記載します。

特記事項・備考

伝えておきたいこと、注意点などがある場合は、特記事項を設けておきます。
特記事項の英語表記は、『Special Instruction』です。

英語の発注書送付メールの書き方

最後に、発注書送付メールを英語で書く際のポイントをご紹介します。

件名

発注書をメールで送付する際には、一目でメールの内容が把握できるように、件名を付けておきます。
発注書の番号を件名に入れておくのも手です。

記載例は以下の通りです。

  • Title:Purchase Order #12345
  • 件名:発注書 #12345
  • Title:Order for~
  • 件名:~の発注について

見積書へのお礼

見積もりに対するお礼の言葉を書いておくと、丁寧な印象を与えやすくなります。

【例文】
Thank you for your quotation.

お見積もりをありがとうございました。

発注書を添付している旨を記載

送付メールには、発注書を添付していることも記入しておきましょう。

【例文】
Please find attached our Purchase Order(#12345).

発注書(12345番)を添付しましたので、ご確認ください。

重要事項の確認

支払条件や貿易取引条件などの重要事項を確認してもらいたい時は、メールにも記載しておくと良いでしょう。

【例文】
We would appreciate it if you could accept Advance Payment as the payment terms.

お支払条件は前払いとさせていただきますので、ご了承いただけますと幸いです。

結び

送付メールの最後には、『With best regards,』『Kind regards,』などの結びの言葉を入れておきましょう。

【例文】
Please let us know if you have any questions.
With best regards,

ご質問がありましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。

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まとめ

発注書の英語表記は「Purchase Order」です。
英語で発注書を作成する際には、発注番号、発注日、発注明細、取引先や自社の情報を記入しておきます。
貿易取引や支払いの条件も英語で具体的に記載しておくと良いでしょう。

発注書をメールで送付する際には、件名を忘れずに入れるようにしてください。
メール本文には、見積書へのお礼、発注書を添付していた旨、重要事項の確認などを記入して、『With best regards,』や『Kind regards,』などの結びの言葉で締めます。

慣れないうちは英語で戸惑うこともあるかもしれませんが、発注書でよく用いる英単語を頭に入れておけば、スムーズに作成できるでしょう。

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