発注書に印鑑は必要?書き方や注意点を徹底解説

発注書に印鑑は必要?書き方や注意点を徹底解説

なんらかの商品やサービスを扱っている企業ならば、一度は発注書を作ったり受け取ったりした経験があるでしょう。
この発注書を作る時、皆さんの会社では印鑑は押しているでしょうか。
そもそも発注書に印鑑は必要なのでしょうか。
今回はこういった話題とともに、発注書の書き方や重要性なども合わせて解説していきます。

発注書とは

発注書は受注する企業に向けて、こういった商品をお願いしますという内容を記した依頼書です。
この商品は1点、この商品は2点といった具合に、商品ごとの数量を合わせて記すことも少なくありません。

発注書の重要性

最近ビジネスマンになった人は、おそらく先輩がやっているから、先方がほしがっているからなどといった理由で発注書を作っているでしょう。
では、そもそも発注書の重要性について理解している人はどれだけいるでしょうか。
そもそもビジネスにおいては書類を作ることがとても大切です。

逆に発注書を作っておかないとどういうことが起こり得るでしょうか。
たとえば、あの商品を1点お願いしますと受注側に口頭で依頼したとしましょう。
にもかかわらず、向こうからは商品が2点送られてきたとします。
こうなったらトラブルは必至です。

お互いの認識の食い違いをめぐって口論になってしまった結果、取引の中止にさえ至り得るでしょう。
こういった事態は、あらかじめ発注書という形で証拠を残しておけばそもそも起こり得ません。
だからこそ、発注書を作ることはとても大切なのです。

発注書と注文書の違い

発注書と似たような書類に注文書がありますが、それぞれに違いはあるのでしょうか。
結論から申し上げますと、特に違いはありません。

そもそも、意味合いとしては両方同じですから、書類の内容にも違いが生じるはずはないです。
会社ごとのルールで、自社は請求書で通している、自社は注文書で通している、といった違いがあるだけでしょう。
実際に受注する会社に向けた書類を作る際、どちらにするか迷った場合は、自社が作った過去の書類などを参照してみてください。

発注請書との違い

注文書とは違って、発注請書は完全に違う書類として扱わなければいけません。
発注書や注文書は発注する側が出す書類ですが、発注請書は受注側が出す書類です。
発注内容を請け合いましたという時に作るべき書類なので、間違っても発注側が出すものではありません。
発注する時は間違っても書類タイトルに『発注請書』などと書かないようにしましょう。

発注書の書き方

ビジネスシーンで書類を作る際は、特別決まったルールがないので自由に書いているというケースが少なくありません。
しかし、発注書に関しては、国税庁によってこの項目は必ず記さなければいけないというルールが設けられています。
以下では、発注書を作るならばここだけは欠かしてはいけないという項目について見ていきましょう。

発注書の主な記載項目

まずどの会社が発注し、どの会社に向けて依頼したのかといったそれぞれの会社の名前は必ず書かなければいけません。
どんな書類に関しても言えることですが、責任主体を明確にしておくのは必須です。

次に取引の日付は正確に書くようにしましょう。
仮に日付が書いていない発注書が作られてしまうと、後々取引内容をまとめて確認する時に面倒なことになりかねません。

また、取引内容は正確に書かなくてはいけません。
たとえば、工事を発注するとしたら、漠然と『工事』と書くだけでは発注書として成立しないです。
どこの解体工事、といった具合に具体的な取引内容を記しましょう。

最後に発注することで生じた取引の金額も正しく書きましょう。
この時に注意したいのは、税込かそれとも税別かをしっかりと銘記しておくことです。
税込の金額にするか、税別の金額にするかは自由ですが、どちらの金額で表記しているかを但し書きをしていないとトラブルのもとになります。

発注書に印鑑は必要?

以上、発注書の書き方を見てきました。
ここで気になるのは、発注書に印鑑を押すべきかどうかです。
基本的に会社間で契約を交わす際は必ず印鑑を押すものですが、発注書にもこれは当てはまるのでしょうか。

実は発注書には押印の義務はありません。
たとえば、受注側の企業にたくさん発注書を送らなければいけないというケースでは、いちいち押印をしていない会社も少なくないです。
特に食品などを取り扱っている会社は、頻繁に発注書を作っていますが、それを見てみると押印は押されてはいません。

もし発注書を作る段階で上司などに承認の押印をしてもらう暇がないという場合は省いても問題はないでしょう。
ただし、先程取り上げた発注請書や注文請書の場合は押印しなければいけません。

印鑑があることによるメリット

もっとも、だからといって発注書に押印をすることにデメリットがあるというわけではないです。
そもそも書類に押印をすることのメリットに、書類に正当性を付与できることが挙げられます。
印鑑を発注書に押すのは、この書類は弊社が責任を持って作ったものですという誠実性を保証するための行為と言えるでしょう。

受注する側が押印されている発注書を見たら、今回の発注は本気で行うつもりの取引なんだなという印象を受けるはずです。
このように、相手の心証を良くするという意味では印鑑は十分にメリットがあります。

英語での注文書の場合

もっとも、書類には印鑑を押すものというルールは海外ではあまり馴染みがないものです。
たとえば、発注書や注文書に印鑑を押したとして、海外の受注業者がそれを受け取ったとしましょう。
発注書を読んだ担当者は、このマークはなんだ といぶかしんでしまうかもしれません。
余計な手間をかけるくらいならば印鑑は押さないに越したことはないでしょう。

電子契約の場合

最近ではわざわざ発注書を紙に印刷せず、オンライン上でやり取りするケースも増えてきました。
ここで気になるのは、発注書を電子上でやり取りすることは問題でないのかということでしょう。
現状発注書は電子契約でもなんら問題ありません。
もし心配だったら電子サインなどを活用して正当性を担保しておくようにしましょう。

 

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まとめ

発注書は、慣例に倣って作っているから細かいことは普段気にしていないという人も多いでしょう。
そのあたりを明確にしておかないと、発注書にはハンコは必要なのか、この項目は必ず記載しなくてはいけないのかといったことが不透明にならざるを得ません。
一度自分がやっている仕事を明確にするためにも、こういった確認は忘れずにやっておくようにしましょう。

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