納品書と検収書の違いを解説！それぞれの書き方もご紹介

商品を送るだけでなく、企業として納品をしましたと証明するために発行するものを納品書と言います。
実際、商品を手にした経験がある方はわかると思いますが、段ボールなどに商品と一緒に入ってくる用紙です。
何をどれだけ納品したのかを書いて発行します。

納品書は、法律の中で必ず発行しなければならないと決まっているわけではありませんが、何かお互いにトラブルが発生した時のために発行する場合がほとんどです。
万が一発行しない場合でも、取引先から要求されるケースも多いです。

注文したものが間違いなく届いているのかも、納品書を見ながらチェックできます。
納品書は、企業間での商品やサービスの取引において、なくてはならないものとなっています。

納品書には、いくつかの記載項目があります。
ここからは、納品書の記載項目についてご紹介していきます。

何の書類かわかるように、納品書のタイトルを用紙の一番上に記載します。

敬称に気を付けながら、取引先の情報を記載していきます。
大抵は、取引先名のほかに担当部署や担当者を記載する場合も多いです。

納品書を自社で管理する場合、後から探した時にすぐ見つけられるように納品番号を振っておきます。
発行日も忘れずに記入しておきましょう。

何の納品書かがわかるように、件名として商品やサービスに関する内容を記載します。

発行元である自社の名前や住所電話番号など基本的な情報を記載します。
手書きでも問題ありませんが、すべての情報が記載されている印鑑を押印する場合が多いです。

契約が終わったら、納期がいつになったのか納品書に記載します。
取引先がわかりやすいように、支払日やその際の支払条件についても忘れないように載せておきます。

納品書に記載されている商品・サービス全体の合計金額を載せます。

納品書を見て何の商品やサービスかがわかりにくいと取引先も困るため、品目名をわかりやすく記載します。
項目ごとに番号を振っておくとわかりやすいです。

項目ごとの数量や単価などを記載します。
さらに、各項目の合計金額も載せます。

単価は、企業によっては空欄のままになる場合もあるでしょう。
金額を詳しく記載できない場合は、一式と記載するケースもあります。

小計は、すべての項目の合計金額をさらにひとまとめにした金額になります。
消費税も記載し、小計と消費税を足した合計金額も記載します。

必ず記載しなければならないわけではありませんが、何か伝えたいことがある場合に使用します。
簡単なメッセージを添えても良いでしょう。

商品を受け取った企業側で、届いた品目や数量などに間違いがないかを確認しいて検品を行い、その証明として発行をするものを検収書と言います。

納品書と同様、検収書も必須の書類ではありませんが、ほとんどの企業で使用しています。
万が一トラブルがあった時にも、検収書があれば証拠になるため、大切な書類です。
検収書があるということは、間違いなく納品したものを検収したという意味にもなります。

検収書では、未然にトラブルを防ぐため、ある程度記載項目が決まっています。
ここからは、検収書に記載する項目についてご紹介していきます。

何の書類かすぐにわかるように、検収書と記載しましょう。
用紙の一番上に、大きくタイトルを記載します。

取引を行うお客様の情報を記載します。
その際は、略さず正式名称で記載するようにしましょう。

何かあった時にすぐ調べやすいように、検収番号を振っておくと便利です。
さらに、検収を行った日も記載しておきます。
この時の検収を行った日とは、納品日ではなく実際商品が届いてから検品をした日を載せます。

納品された商品やサービスなどがわかるよう、件名を書きます。

取引先だけでなく、自社の情報も記載します。
会社名だけでなく、住所や電話番号など必要なものはすべて載せましょう。
手書きでも構いませんが、自社の情報が載った印鑑があれば使いましょう。
書き間違いもなく便利です。

誰が検収を行ったのか、担当者名も載せます。
何かあった時にも、担当者名があれば確認しやすく解決までにもスムーズです。

必ず会社の印鑑でなければならないわけでなく、検収者の印鑑でも問題ありません。

納品書に記載されていたように、商品名や数量、単価、金額などを記載します。

検品を行った商品のトータルの金額を記載しましょう。

別途何か伝えておきたいことなどがある時に、備考を利用して記載すると良いでしょう。
必ず何か記載しなければいけないわけではありません。

商品の取り引きを行う際には納品書も検収書も活用するため、同じようなものに感じてしまうかもしれません。
実際は似ているようで、納品書と検収書は違います。
ここからは、納品書と検収書の違いについて解説していきます。

商品の確認に関する書類ではありますが、発行者が違います。
納品書は受注側が発行しますが、検収書は発注側が発行します。
決して同じ側からどちらも発行されることはないため、その点が違いです。

納品書は、今回何をいくつ納品したか、の証明になります。
商品を細かくチェックする前から、発注側は納品書を見るだけで何がいくつ届いたのかがわかります。
さらに、本当に納品書に記載されていた通り届いているのかもチェックしやすく便利です。

一方、検収書は、間違いなく納品書に書かれている通りの商品と数量が入っていたという証拠になります。
受注側に検収書を渡すことで、発行側も間違いなく納品できたのだと確かめられます。

納品書と検収書は、一見同じような書類に感じてしまうかもしれません。
企業間で商品やサービスを取り引きする際に似たような時期にやりとりする書類ですので、詳しくわかっていないと混同してしまうでしょう。

実際には、納品書と検収書は違います。
発行者が異なり、納品書は納品の証拠として受注者が発行しますが、検収書は発注者が間違いなく納品しましたという証拠として発行します。

納品書や検収書に記載しなければいけない項目は、ほとんど決まっている点も覚えておくと安心です。
トラブルがあった時のためにも、記載項目は押さえて発行しましょう。