日報を自動化する方法とは?メリットやおすすめツールもご紹介

日報を自動化する方法とは?メリットやおすすめツールもご紹介

日報の作成や確認に時間を取られていませんか。
現場作業を終えてから、日報作成のために職場まで戻り、そこから作成するとなると残業が発生します。
日報を効率的に作成し、残業を減らすために日報を自動化する方法をご紹介します。
日報を自動化するメリットやおすすめツールもご紹介しますので参考にしてください。

日報とは

日報とは、その日に行った業務内容や進捗状況、成果を報告することです。
主に部下から上司に対して報告を行います。

日報を自動化するメリット

日報の作成に時間がかかり、残業が発生しているなど困っている場合には、自動化するのも一つの方法です。
日報を自動化するメリットを見ていきましょう。

MERIT01

業務効率化

日報の一部自動化などにより、日報作成のための時間を削減できれば、残業を減らすことができます。
定時に終えるために日報作成の時間を踏まえて、早めに業務を切り上げていた場合には、短縮できる分、業務を進めることができ、これまでより短時間で仕上げることが可能となります。

MERIT02

人的ミスの防止

書き間違いや記載漏れをはじめ、提出漏れなどの人的ミスを防止できます。

日報を自動化する方法

日報の自動化といっても、すべてをAIなどに任せることや十分な業務ができていないのに業後に自動的にメールが送信されるというものではありません。

報告すべき内容はしっかりと入力、報告しつつ、その日のスケジュールはスケジュール表から自動で取り込むことや報告すべき事項を選択肢で選べるだけにするなど、手間を省き、スピードアップを図るものです。
そのために、どのような方法があるか見ていきましょう。

エクセルテンプレート

エクセルテンプレートで日報のテンプレートを作成します。
報告内容を選択肢で選べるようにすることや入力サポート機能などを通じて、作成スピードのアップをサポートすることが可能です。

RPAツール

RPAツールは、反復継続するような単調な業務やプロセスが定まった業務を自動化させるツールです。
日報作成の手順などをRPAツールに設定することで、データを自動的に読み込むことや自動的に処理していくことができます。

たとえば、1日の業務内容はスケジュールシートから自動読み込みをし、変更があった場合は手入力で修正するなどすれば、作成スピードがアップできます。

GAS

GASとは、Google Apps Scriptの略称で、Googleが提供しているプログラミングのプラットフォームです。
基本的に無料で使えるGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどの機能を拡張することや操作の自動化や外部サービスとの連携などのカスタマイズを図ることができます。

同じ単純操作を何度も繰り返すことや手入力すると時間がかかる作業を効率化させることが可能です。
ベースのGoogleサービスが無料や低料金で利用できるので低コストですが、機能をカスタマイズするための知識やスキルが必要になります。

日報管理ツール

アプリやクラウドツールといった日報管理ツールを利用することで、大幅にスピードアップができます。
オンライン上で利用できる日報管理ツールなら、場所を選ばず、どこからでも作成ができるので、現場や営業先から職場に戻って作成する時間も省けるのがメリットです。

おすすめの日報自動化ツール

ここからは、おすすめの日報自動化ツールをご紹介していきます。
特徴や機能、プランと体験版の有無についてご案内しますので参考にしてください。

日報くん

日報くんはパソコンやタブレット、スマホで使えるクラウド型の日報提出・稼働集計ツールです。
日報提出の手間を最小限に抑えられる便利機能が搭載されています。

特 徴

  • どこからでもオンラインで日報提出が簡単にできる
  • チームやプロジェクト単位で瞬時に稼働率集計と管理ができる
  • 上司による成果確認がしやすく経営資源を効率よく分配できる
機能 ・選択肢などを選ぶことによるスピーディーな日報作成
・顧客、プロジェクト選択機能
・時間と作業内容の記録
・プロジェクト別の合計作業時間を可視化
・作業履歴の詳細内容を一覧で確認
価格 ミニマムプラン:月額825円
Sプラン:月額2,750円
Mプラン:月額4,400円
Lプラン:月額8,800円
体験版の有無 無料トライアルあり

houren.so

現場での業務中は気になる工程や作業写真を撮影するだけ、業後にコメントを入力すれば、それだけで日報が作成できるツールです。

特 徴

  • 作業中の写真を撮影するだけ
  • 業後にコメントを書くだけ
  • 画像でわかりやく伝わり情報共有しやすい
機能 ・アプリによる写真撮影
・撮影した写真の自動仕分け
・写真に直接書き込みもできる
価格 フリープラン:月額0円
有償プラン:月額2,500円~
体験版の有無 0円のフリープランでお試し可能

スマファク!

現場作業の効率化のために作られたツールで、いつ・誰が・何をしたかを、スマホとQRコードで簡単に記録、運用・分析ができます。

特 徴

  • Wi-Fi環境を整えるだけ
  • 作業者1名ごとにスマホを1台付与するだけ
  • 作業者ごとや業務工程ごとのQRコードを作成して貼り付けて写真を送るだけ
機能 ・QRコード撮影機能
・QRコードを読み込んでの記録機能
・記録された内容の確認機能と分析機能
価格 初期設定費用+月額2,200円
体験版の有無 30日間無料トライアルあり

チームToDo

あらかじめタスク(ToDo)を登録しておくことで、その業務が終われば自動的に日報を作成できるツールです。

特 徴

  • 翌日のToDoを前日までに登録しておく
  • 翌日すべきToDoが定時通知メールで送られてくる
  • ToDoを完了させると自動的に日報が作成される
機能 ・ToDo登録管理機能
・チームToDoによるタスク依頼機能
・定時通知メール機能
・部下と上司の対話機能
・ToDoの予測時間と実績時間の比較機能
価格 Free Edition 0円
Lite Edition:月額1,430円、年額16,500円
Standard Edition:月額1,980円、年額22,000円
Premium Edition:月額2,530円、年額27,500円
体験版の有無 1ヶ月無料お試しあり

日報を自動化する際の注意点

日報を自動化するといっても、やってもいないことを自動的にやったと報告することや本人がしていないことをGAS自動で報告させるような自動化をしてはいけません。
RPAツールやGASを使うと、自動的に定型文で毎日自動送信させることもできてしまいます。

自動化するうえでは、具体的な成果をしっかり自分の言葉で報告できたり、業務を行った証拠を画像で送信できたりできるなど、その人がその日に行ったことが明らかにできることが必要です。
そのうえで、上司に相談したいことや気になる点を報告できるようにすることやチームメンバーなどと共有したいことをしっかり伝えられるような、自動ではない点を残さなくてはなりません。

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まとめ

日報とは、1日の業務内容や成果を報告するものです。
日報を自動化するメリットとして、業務効率化、人的ミスの防止が挙げられます。
日報を自動化する方法としてエクセルテンプレートの活用、RPAツールの導入、GASの活用、日報管理ツールの導入が検討できます。
おすすめの日報自動化ツールとして、日報くん、houren.so、スマファク!、チームToDoをご紹介しました。
日報を自動化する際の注意点として成果や相談したいこと、気になる点などは必ず自分で入力させ、あらゆることを自動化させないことが大切です。

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