帳票とは？種類や保存方法をご紹介

帳票は、企業や個人事業主などが経営において作成する書類を表しています。
帳簿と伝票を指していて、たとえば仕訳帳や元帳、出納帳、入出金伝票、請求書、財務諸表など、さまざまな書類のことです。

帳票はそれぞれ異なった役割を持っています。
取引によって生じた金銭のやりとりを記録に残すなどというのは、経営における代表的な役割でもあります。
このほかにも、サービスを受けた場合や商品を受領した証拠に帳票を残すことも一つの役割です。
こういった複数の役割を帳票は持っています。

伝票は、企業間の取引や入出金などといった一連のお金の流れを記録する書類です。
先ほども帳票は帳簿と伝票を指しているとお伝えした通り、伝票は帳票の中の一つの書類にあたります。
伝票には現金の出入りついて起票された入出金伝票、仕入や売上の増減について起票された仕入伝票、売上伝票などがあり、これらの伝票の記録を集計し、仕訳帳・総勘定元帳などとしてまとめられたものが帳簿にあたります。

証憑は、取引の証拠となる書類になります。
そのため、1つの取引の結果や過程を残すために、取引があるごとに作成されるものです。
帳票や伝票は取引が終わってから作成するものであり、経営活動の記録を行う帳簿、伝票とはニュアンスが異なる書類になります。

また、証憑は顧客や企業間だけではなく、自社の従業員との取引においても作成される書類という特徴も持っています。
証憑書類は、取引が間違いなく行われた証拠になることため、ビジネスシーンにおけるあらゆるトラブルも回避することができるでしょう。
たとえば、企業間で齟齬が生じた場合も、証憑を見ることでどの意見や認識が合っているか判断することができます。
証憑の種類としては契約書や見積書、注文書、退職届、給与明細書、履歴書、出勤簿などがあります。

帳票は既述の通り、帳簿と伝票を表しています。
今回は企業間取引において作成される主な帳簿の種類と主な伝票の種類を簡単に解説していきます。

主な帳簿の種類としては、仕訳帳と総勘定元帳があります。

仕訳帳とは、毎日発生する事業取引について日付順もしくは取引が発生した淳に記載していく帳簿を指しています。
仕訳帳には、取引した日付と勘定科目、金額、摘要などが記載されており、お金の流れや権利関係を記録していくものです。
勘定科目は、取引を仕訳する際に必要となる項目であり、現金や当座預金、売上、売掛金などといった科目があります。

総勘定元帳は、勘定科目別に日々の事業取引について記載した帳簿のことです。
総勘定元帳の場合は、取引について勘定科目別にそれぞれ分けて記帳していくのが特徴です。
つまり、帳簿は、仕訳帳をまず作成してから仕訳帳の内容を基に総勘定元帳に転記して作成していきます。

では次に、主な伝票の種類について解説していきます。

入出金伝票は、商品もしくはサービスを売ったことで入金があった際、もしくは商品やサービスを買ったことで出金した際に起票する伝票のことです。

見積書は、顧客や取引先の提示した条件に基づいて商品もしくはサービスの金額と内訳について記載した伝票になります。
取引内容を明確にするために使われる伝票になります。

請求書は、取引や契約が実行された際、相手にその代金を請求するために発行される伝票になります。
請求書の内容と請求書の内容は同じであることが多いですが、取引の最中に個数が追加されたことで金額などを変更して請求書が発行されることもあります。

納品書は、商品もしくはサービスを取引先に納品する際に発行される伝票のことです。
納品した事実を証明することができるだけでなく、相手先が作成した発注書の内容の通りにきちんと納品されているかを確認する役割も持っています。

領収書は、代金、報酬などを受け取った証明として発行される伝票を指しています。
金額、目的、日時などが明記されていますので、領収書をチェックすることでお金がいつ誰にどのような目的で支払われたものなのかを把握できるようになっています。

帳票には、法律により保存する義務があります。
万が一税務署から監査が入るなどした場合に、すべての帳票を用意することができないと取引の事実について証明することができなくなってしまいます。
そのため、保存期間はしっかりチェックしておくことが重要です。

法人税法上での保存期間は個人の場合で5年間、法人の場合で7年間と定められています。
欠損金が生じた事業年度については、帳簿と伝票それぞれ9年間もしくは10年間の保存しなければいけません。

一方、会社法上での保存期間は、10年間と定められています。
帳票には、法人税法に該当する帳票と会社法に該当する帳票、双方に該当する帳票がありますので、保存期間は帳票に応じて正しい期間で保存するよう注意しましょう。
これらの決まりに反すると罰則を受ける可能性もあります。

帳票を保存する方法には、紙媒体で保存する方法と電子データとして保存する方法があります。 税制上においては、原則的に紙媒体で保存することになっていますので、会計ソフトなどで作成した帳票についても、できればプリントアウトして保存しましょう。 ファイリングしてキャビネットなどに入れて保存することになるのですが、保存期間は最長でも9年、10年になるものもあるので、ある程度の保管スペースが社内に必要になります。

一方で、一定の要件を満たした場合は、電子データとして保存することができる電子帳簿保存法が平成10年に施行されました。 そのため、電子的に作成された帳簿や書類をデータのまま保存して、紙媒体での書類や帳簿をスキャナーで取り込んで保存することや電子取引などは電子データとして認められています。

いかがでしたか。
帳票の種類や伝票や証憑との違いについて解説してまいりました。
帳票には保存期間が定められていますので、万が一の時のためにも必ず法に定められた期間まで正しく管理していきましょう。