帳票管理とは？保管方法や電子化のメリットをご紹介

帳票とは、企業の日々の経済活動や会計や税務に必要となる書類で、取引が行われた証拠として残される書類のことです。
たとえば、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などの帳簿類や棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などを指します。

帳票は、契約の証拠や取引履歴を残すとともに、企業の財政状態を確認することや毎年必要となる税務申告などにも必要となるため、適切に保存、管理しておかなくてはなりません。

企業にとっては、取引関連や税務関連の履歴をチェックするためや確認するために重要となります。
一方、税務署から税務申告の内容を調査するために、提出が求められることがあり、提出できないと不正を疑われかねません。
税務調査に備えても、法人税法や所得税法のルールを守って、適切な管理をしなくてはなりません。

では、帳票の管理方法はどのように定められているのでしょうか。
法人税法や所得税法で、帳票の管理方法について定められています。

帳票の保存期間は、法人は事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間、個人事業主は5年間と定められています。

帳票の保存方法は、原則として、原本の保存が必要になります。
従来通り、紙で保存する場合には、書類の種類ごとや取引先ごと、年月ごとなど一定のルールを定めて、ファイリングしたうえで書庫等に保管することが必要です。

帳票の電子化は時代の変化に対応するため、電子帳簿保存法によって認められるようになりました。

帳票の電子化とは、従来、書面で行っていた手続きや書類のやりとりをデータでやりとりする方法です。 電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つの方法が認められています。 専用のシステムを使うことや作成したファイルをPDFファイルなどに変換し、メールでやりとりするなどの方法が考えられます。

気を付けたいのは、情報流出やデータの改ざんなどのリスクで、セキュリティ体制やデータの正確性と信頼性を担保するシステムを整えなくてはなりません。
たとえば、システムの利用権限の設定やデータを送信する際にパスワードを設定すること、オンライン上でやりとりする電子書類については第三者機関からタイムスタンプを得て、改ざんされていないことを証明するなどです。

では、帳票を電子化すると、どのようなメリットがあるでしょうか。
電子化の主なメリットは以下の通りです。

手作業やソフトなどを使うより、業務スピードが上がり、ミスも減らせるので業務効率が上がります。
リモートワークができることや現場からスマホアプリで申請などができるなど、業務効率化に役立ちます。
取引先や顧客も電子契約や電子帳票に対応できる場合、契約に出向かなくてもオンライン上でやりとりできるなど、移動や契約手続にかける時間や手間や時間を省くことができ、業務効率化が可能です。

紙代やコピー代、封筒や郵送代が減らせるほか、毎月請求書などを作成、封入などするための作業を行うスタッフの人件費や外部に委託していた場合のアウトソーシング費用もカットできます。
ファイリングした書類を整理、保管するためのスペースもカットできるので、保管費用もカットすることが可能です。
書庫を別の用途に使えるようになることや書類の保管のために倉庫などを借りる必要がなくなるものメリットです。

大量の書類をアルバイトなどがファイリングし、書庫に大量に保管され、半ば放置状態になることを避けることができます。
システム上管理できれば、経営上重要な帳票や取引先情報や個人情報などが記載された帳票の流出リスクなどを防げ、セキュリティが向上し、企業のガバナンス強化にもつながります。

では、帳票を電子化するにはどうすればいいのでしょうか。
主な方法をご紹介します。
いずれの方法がいいかは、現在の書類管理の方法と解決したい課題、どのような帳票管理体制を目指したいのかを検討する必要があります。
そのうえで、予算や導入した方法を従業員がスムーズに実行できるか、研修やマニュアルの用意ができるかなども踏まえて決めることがおすすめです。

自社で作成する請求書や契約書、領収書などを、従来通り、エクセル等で作成し、それをPDF化します。
PDF化したうえで取引先に電子送信することやデータとして保存する方法です。

電子帳票システムを導入し、そのシステム内で各種の帳票作成から送信、受信、保存まで一連の工程を行う方法です。
よりセキュリティが強化でき、検索性も増し、手間も省けます。

スキャナ保存は、紙で受領した書類や自社で紙で作成した書類を画像データで保存する方法です。
たとえば、紙の請求書や領収書などをスキャナーでスキャニングして、データとして保存する方法になります。

帳票とは、取引の存在や履歴を証明することや企業の会計や税務に必要となるものです。
企業の経営状況をチェックし、税務申告を行う際や税務調査を受ける際にも必要となるので、帳票管理は重要です。
帳票の管理方法は、所得税法や法人税法に帳票の保存期間と帳票の保存方法などが定められています。
帳票の電子化を図ることで、業務効率化、コスト削減、セキュリティ・ガバナンスの強化が図れるのがメリットです。
帳票を電子化する方法としては、エクセルなどで作成した帳票をPDF出力する、電子帳票システムの活用する、紙の帳票をスキャンする方法があり、ニーズや予算、求めるメリットなどに合わせて導入を検討しましょう。