建築工事をスケジュール通りに進捗して、クライアントと約束した納期に間に合わせるためには、工程ごとの進捗が問題なく進んでいるか、確認することが大切です。
現場に行けなくても、定期的に状況を確認するために、進捗確認メールを送る機会も増えています。
この記事では、進捗確認の重要性と、失礼にならない見積の進捗確認メールの書き方や作成時のポイントをご紹介していきます。
進捗確認とは
進捗確認とは、工事の進捗状況を確認することです。
新築工事やリフォーム工事、改修工事、解体工事など、どの工事でもあらかじめ納期が決められ、工程ごとにいつまでにどう行うか、スケジュールが組まれています。
1つの工程が遅れると、その後の工程にも影響を与え、納期に間に合わなくなる可能性もあります。
そのため、定期的に進捗確認を行い、スケジュール通りに進められるようにすることが大切です。
進捗確認の重要性
進捗確認を行わずにいると、スケジュール通りに進んでいるはずと思い込んでいても、遅れが出ている場合や思わぬトラブルが発生している可能性も出てきます。
進捗確認は、スケジュール通りに進んでいるかの確認はもちろん、何かトラブルや困ったことが起きていないか確認できるので、とても重要な作業です。
遅れが生じている場合やトラブルがある場合に速やかな対応や調整ができるので、スケジュールの修復ができ、納期に間に合わせることが期待できます。
工事を担当しているのが社内のスタッフであっても、下請業者であっても、進捗が遅れた場合やトラブルが生じた場合に、すぐには言い出せない場合も少なくありません。
こちらから進捗確認をしてあげることで、事実の報告や相談がしやすくなり、早期の問題解決が可能となります。
進捗管理に関する記事はこちら
進捗確認メール作成時のポイント
進捗確認メール作成時のポイントとして、6つのポイントをご紹介します。
ポイントを確認して実践しましょう。
丁寧な言葉遣いを心がける
まとめる立場や管理的な立場、元請け業者だからといって、上から目線で報告を求めるのは良くありません。
相手も快く思わず、正しい事実の報告がなされないおそれもあります。
また、叱咤されると不安になり、トラブルや困っていることが生じていても、報告してくれないおそれがあります。
そのため、気持ち良く安心して報告してもらえるよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
行き違いをしている可能性を考慮する
相手はすでにメールや別の形で進捗報告をしていたのに、進捗確認のメールを送ると、しつこいと思われることやまたかと思われるおそれもあります。
念のため、行き違いをしている可能性を考慮した一文を添えましょう。
期限を再提示する
今回の進捗報告はいつまでにほしいのか、具体的な日にちを設定しましょう。
返信がない場合や期限が過ぎている場合など、期限を再提示することも必要です。
進捗確認だとわかる件名にする
メールの件名は【進捗確認】や【●●工事の進捗の件】などわかりやすくしましょう。
社内外からさまざまなメールが入る中、急ぎで報告が必要な進捗確認のメールを見逃さないようにするためです。
本文は簡潔に記載する
進捗確認のメールは、あくまでも相手からの進捗報告を求めるものです。
工事の指示や注意点、新たな要望などがある場合、別のメールにまとめましょう。
返信が必要な旨を記載する
進捗報告をしてもらわないと目的が達成できないため、返信が必要な旨を必ず記載しましょう。
進捗確認メールの例文
進捗確認メールの例文をご紹介しますので、参考にしてください。
さまざまなケースが想定されますが、その状況にあった文面で送ることが求められます。
今回は、進捗確認だけをする場合、期限を過ぎている場合、確認メールに返信がない場合の3つのケースについて例文を挙げます。
例文を参考に、自社と相手との関係や状況に合わせて、カスタマイズしましょう。
【例文①】進捗確認だけをする場合
◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社□□部の△△です。
●●工事の件、進捗状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ではございますが、進捗状況についてご報告をお願いいたします。
×月×日までにご返信いただけると幸いです。
●●を進めるにあたり、お困りのことなどございましたら、あわせてご連絡ください。
このメールとの行き違いでご報告いただいておりましたら、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
【例文②】期限を過ぎている場合
◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社□□部の△△です。
●●工事の件、進捗状況はいかがでしょうか。
X月X日が納期でございますが、工事完了のご連絡を頂戴していないため、ご連絡差し上げました。
お困りのことやトラブルなどございましたら、早急にご相談ください。
スケジュールの調整をさせていただきます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、至急お返事をお願いします。
このメールとの行き違いでご報告いただいておりましたら、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
【例文③】確認メールに返信がない場合
◯◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様
いつもお世話になっております。
株式会社□□部の△△です。
●●工事の件、進捗状況について、進捗状況確認のメールを×月×日に送付させていただきました。
お返事がまだ頂けておりませんため、改めてご連絡させていただきました。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、×月△日までにご報告をお願いします。
もし、×月×日のメールが届いていない場合、再送させていただきますので、お申し付けください。
このメールとの行き違いでご報告いただいておりましたら、申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
進捗確認をする際のマナー
メールを送り付けて終わりとならず、相手から速やかに返信をもらうためにも、進捗確認をする際のマナーを弁えておくことが大切です。
特に気を付けたい3つのマナーをご案内します。
催促だと思われないように配慮する
報告がないから催促されている、忙しいのにうるさいなどと思われないよう、配慮することが必要です。
「速く報告しろ！」といったスタンスではなく、「忙しいのに申し訳ない。」といった気持ちを伝えるのがマナーです。
忙しいのは重々承知だけれど、納期に間に合わせ、お互いに気持ち良く仕事ができるよう、進捗を確認させてくださいといったスタンスで臨みましょう。
何度もしつこく連絡しない
返信期限を示したメールを送りながら、期限が来ていないのに何度もしつこく連絡するのはやめましょう。
期限が過ぎてしまった場合には、早急にメールを送るようにします。
返信が遅れている場合、工事で何らかの問題が起きているおそれもあるため、電話をして確認することや実際に現場に足を運ぶなど、フォローアップが必要です。
相手の状況を考えず、しつこく進捗報告を求める連絡だけし続けるのはやめましょう。
余裕をもって連絡する
今日すぐに報告しろ、今すぐ報告しろでは、その日のスケジュールもあり、対応できない場合もあります。
返信期限はある程度余裕を持って設定し、相手もしっかりと進捗報告ができるように配慮しましょう。
マナーに関する記事はこちら
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まとめ
進捗確認とは、工事の進捗状況を確認することです。
スケジュール通りに進んでいるか、何かトラブルや困ったことが起きていないか確認でき、速やかな対応や調整ができるので、進捗確認は重要になります。
メール作成時のポイントは、丁寧な言葉遣いを心がけること、行き違いをしている可能性を考慮すること、期限を再提示すること、進捗確認だとわかる件名にすること、本文は簡潔に記載すること、返信が必要な旨を記載することです。
例文として、進捗確認だけをする場合、期限を過ぎている場合、確認メールに返信がない場合をご紹介しましたので、参考にしてください。
進捗確認をする際のマナーとして、催促だと思われないように配慮し、何度もしつこく連絡しない、余裕を持って連絡するようにしましょう。
メールの基礎知識に関する記事はこちら
