【2023年最新】電子帳票システムおすすめ10選！選び方も解説

普段から建設業では欠かせない、見積書や請求書などの帳票をデジタル化してくれるツールを電子帳票システムと言います。
これまでは、自分たちで電子帳票を手作業でエクセルに入力し、それらをPDFにしてメールで送るなどといった手間がかかっていました。

郵送の場合は用紙を封筒に入れて、ポストまで行って送るという手間もありました。
電子帳票システムを使えば、保管や管理のほかにさまざまなシステムとも連携ができ、一気に業務を効率アップさせることが可能です。

建築業では、さまざまな取引先と請求書や見積書をやりとりしますので、一つずつさまざまな工程を経ていては膨大な時間がかかってしまいます。
さらに、紙で帳票を作る際には、そのための用紙を準備してインク代、プリンター、コピー機などさまざま準備するためにコストがかかっています。

少しでも経費を抑えて、売上を増やしたいと考えるのではないでしょうか。
建設業でも電子帳票システムを活用できれば、紙やインク、郵送代を減らせます。
さらに、経理事務員の負担も減るため一石二鳥です。

電子帳票システムには、さまざまな機能があります。

まず電子帳票作成機能では、必要なものを取り出して自社で希望通りのレイアウトやフォーマットを作れます。
これまでは思うようにレイアウトができませんでしたが、電子帳票作成機能は自動データの連携も容易に可能です。

エクセルの帳票出力だけでなくPDFやHTMLの帳票出力もできます。
電子帳票管理機能も付いていて、従来の紙とは異なり帳票を電子化もできます。
紙の時のようにファイリングして、保管場所に置く手間が省けて効率的です。

電子帳票システムは一見すべて同じように見えますが、サービス内容は異なります。
ここからは、実際使っている企業からも評判の良い、おすすめの電子帳票システムを10選紹介していきます。

電子帳票システムを自社にも取り入れれば、さまざまなメリットがあります。
どんなメリットがあるのか紹介していきます。

電子帳票を新たに導入するとなるとコストがかかってくるため、悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。
しかし、実際には長期的に使用していけば、コストの削減につながります。

これまで当たり前のように購入していた用紙や印刷のインク代、コピー機本体や電気代などさまざまなものが必要なくなります。
最初に導入したばかりの時点では実感がなくても、数ヶ月使っていくうちに実感できるでしょう。

年間単位で考えると、思っている以上のコスト削減につながります。
メールではなく郵送を利用していた場合、切手代や封筒代もコスト削減できます。

うっかりミスだけでなく、帳票を意図的に操作することも防げます。 管理者と利用者の操作権限も与えられるため、何かをごまかすために改ざんすることも難しくなります。

ほかにも、日本では地震や洪水などが起きやすく、災害のリスクも高いです。
紙の場合、すべてがなくなってしまう可能性もありますが、電子帳票管理システムであればリスクを回避できます。
何かがあっても、バックデータがあるため安心です。

これまで当たり前のように行ってきた手作業を、すべて電子帳票システムが行ってくれます。
データ入力や郵送の準備の時間を、別の業務にあてられます。

さらに、宛先や間違った資料を送るなどのミスも起きなくなり、効率的です。
希望に合わせてレイアウトはできるため、企業に合わせて使うことができて業務の効率もアップするでしょう。

自社に合っていて使いやすい電子帳票システムを選べるように、どのようなポイントを押さえておくと良いのか紹介します。

どんなにさまざまな機能が付いていて魅力を感じても、自社として使いにくいと感じてしまったら意味がありません。
効率も思ったようにアップさせられず、紙で管理していた時とさほど変わらない状況になってしまうかもしれません。

まずは自社の環境に合っているのかを確認します。
どのフォーマットを使っているのかは重要で、合っていないと実際に導入した後に使えない状況に陥ってしまいます。
自社の目的に合ったものを厳選して契約しましょう。

自社で使っているフォーマットを調べ、一般的なcsv・エクセル・PDFかもしくはまた別のものを使用しているのか見ておきましょう。
そして、お試しなどがあれば、まずは無料で自社のフォーマットで使えるかどうか調べます。

ほかにも、あまり安い契約だと膨大なデータをいざ処理しようと思ったら、まったくできないことも考えられます。
高価になればデータ処理能力は高くなりますが、自社の予算と相談しながら合うものを契約しましょう。

今の時代、データを悪用しようとする人もいますので、セキュリティ対策がされているシステムかどうかチェックしましょう。
多少費用が高くても、しっかりとしたセキュリティを使用しているシステムは安心です。

万が一情報漏洩でトラブルが起きてしまってからでは、もっと大変な目に遭ってしまいます。
操作権限、アクセス制限、ログ管理があるかチェックしましょう。

2023年10月からインボイス制度が始まりますが、万が一対応していないシステムを選んでしまったら大変です。
インボイス制度は自社と取引先両方に関係してきますので、必ず対応しているものを選びましょう。

建築業ではさまざまな業務があり、特に帳票では煩雑な業務が多いため、電子帳票システムを導入すると楽になります。
導入する際に費用はかかりますが、長期的に見るとコストは削減できます。

さらに、ほかにもさまざまなメリットがあり、効率的です。
自社に合う電子帳票システムを選ぶのが一番ですので、無料のお試しなども行いピッタリなものを選びましょう。