スプレッドシートで請求書を作成する方法!おすすめもご紹介

スプレッドシートで請求書を作成する方法!おすすめもご紹介

請求書の作成はエクセルだけでなく、いくつかの作成方法があります。

これから自社にピッタリな請求書を作成したいと考えながらも、どのスプレッドシートを使えば効率的かわからないと悩んでいる企業もあるのではないでしょうか。
新しいパソコンにはエクセルがインストールされていない場合、別の方法も知りたいと考えているでしょう。

こちらの記事では、オリジナルのテンプレート、配布されているテンプレート、エクセルのテンプレートを使う方法についてご紹介します。

スプレッドシートでの請求書の作成方法

企業の多くでは、スプレッドシートは基本エクセルを使用している場合も多いかもしれません。
ほかにも、自社に合わせたオリジナルテンプレートや使いやすくレイアウトされたものは配布されたテンプレートもあります。
自社でより使いやすいと感じるスプレッドシートを使って請求書作成ができます。

オリジナルのテンプレートを作成する

請求書の様式は、必ずこの項目を入れなければならないような決まりはありません。
自社独自でオリジナルな請求書を作成できます。
先に請求先名や請求書額など基本的な項目を決め、独自に入れたい項目をどうするのか考えておくとスムーズに作成へ取りかかれます。

オリジナルな分、配布されているテンプレートにはないメリットも多いです。
ここからは、オリジナルテンプレートを作成するメリットとデメリットに分けてご紹介します。

オリジナルのメリット

配布されているテンプレートは、すべての企業で使用できるような基本的な項目しかないものが多いです。
それに比べて、オリジナルテンプレートであれば、自社で使いやすいように項目を増やせます。
本来あまり入ることのない項目も入れることが可能ですし、書式も一緒に設定できます。

特に専門的な事業者の場合、どの企業でも利用できるようなテンプレートだと専門的な項目がなく物足りなさを感じてしまうでしょう。
オリジナルにすればカスタマイズして使えます。

オリジナルのデメリット

スプレッドシートをオリジナルにすれば使いやすくなりメリットも多いのですが、作成に慣れていないと結構大変です。
これからスプレッドシートでオリジナルなものの作成に挑戦したいと考えている場合、初めて作成する方も多いのではないでしょうか。
いざチャレンジしてみると、関数や斜線を駆使しなければならないため大変です。

しかも、納得のいくものを作ろうと頑張ってしまうので、何度もやり直ししてしまい、想像以上の時間がかかってしまう可能性もあります。
もともと関数や斜線を使うことに慣れている方であればまだ良いかもしれませんが、まったくの初心者は配布されている無料のテンプレートの利用が効率が良い場合もあります。

配布されているテンプレートを利用する

スプレッドシートは、ネットで検索をすれば無料で配布されているテンプレートもあります。
中には有料なものもありますが、思っているよりも種類は豊富です。
ここからは、配布されているテンプレートについてのメリット、デメリットをご紹介します。

テンプレートのメリット

すでに配布されているテンプレートは、使いやすいように請求書で必要な基本項目が揃っています。
そのため、自社で何か手を加えなくても、ダウンロードしてしまえばすぐに活用可能です。
手間がかからないため、テンプレート作成の知識がない方でも使いやすく感じるでしょう。 最低限の基本的な項目だけで良ければ、不要なコストもかかりません。

さらに、配布されているテンプレートは、好きなものを選べる程種類が豊富です。
自社に合うテンプレートが見つからなくても、より理想に近いものを選べる可能性は高いでしょう。
レイアウトや基本項目の種類などを総合的に考えて、自社にピッタリなものをダウンロードできます。

テンプレートのデメリット

配布されているテンプレートの場合、基本的な項目は揃っているので困ることはありませんが、それ以上のカスタマイズが難しい場合も多いです。

特に、自社オリジナルの項目を追加したいと思ってもできない場合もあります。
種類は豊富にありますが、どれを見ても自社にとっては使いにくそうと感じるケースも出てくるかもしれません。
それでも、配布されているテンプレートを活用しようと思うと、ある中からしか選べないのもデメリットです。

無料で配布されているテンプレートも多いですが、中には追加費用がかかる場合もあります。
多少カスタマイズできる場合も別途お金がかかるケースもあるので覚えておくと良いでしょう。

エクセルのテンプレートを利用する

すでに、エクセルのテンプレートを活用している企業は多いかもしれません。
請求書を出す時には使いやすく、昔から利用されています。
ここからは、エクセルのテンプレートを利用するメリットとデメリットをご紹介します。

エクセルテンプレートのメリット

ネットで検索すれば、ビジネスで使える複数のテンプレートが出てきます。
その中から自社に合うものを選んでダウンロードできます。
標準的な請求書の項目だけでなく、源泉徴収や値引き欄、日本語だけでなく英語のパターンも用意されていて多様です。
ほかにも、すでにスタートしているインボイス制度にも対応したエクセルテンプレートも出ているため使いやすいでしょう。

エクセルテンプレートのデメリット

配布されているテンプレートと同様で、すでに基本項目などが入ってしまい、完成しているためほしい項目がない場合もあります。
ほかにも、自社ではこの機能がほしいと思っても、付いていない可能性もあります。
いざファイルをスプレッドシートへ読み込もうと思っても、なぜか正しく取り込めないこともある点も注意です。

オリジナルのテンプレートを作成する方法

ここからは、オリジナルのテンプレートの作成方法を具体的にご紹介します。

作成手順

オリジナルのテンプレートは、作成手順自体は難しくありません。
しかし、実際には関数やデザインのカスタマイズで結構な時間がかかるので、余裕を見て取り掛かると良いでしょう。

スプレッドシートを開き、「新しいスプレッドシートを作成」をクリック

まずスプレッドシートの画面にして、「新しいスプレッドシートを作成」をクリックして次へ進みましょう。

請求書の基本項目を追加する

自社で必要な基本項目を入力して、テンプレートを作成します。

関数やデザインをカスタマイズする

SUM関数や数式を設定しながら、使いやすいデザインにカスタマイズします。
背景色や枠線なども活用して書面の体裁を整えましょう。
オリジナルなデザインを作成するため、見やすいように書式設定も活用して文字の太さや大きさも変えると良いでしょう。

配布されているテンプレートを利用する方法

配布されている請求書のテンプレートは、簡単にコピーができます。
ここからは、配布されているテンプレートを使う場合についてご紹介します。

配布されたテンプレートの利用手順

ここからは、配布されたテンプレートの利用手順について詳しくご紹介します。

スプレッドシートに対応したテンプレートを見つける

ネットで検索をして、公開されているスプレッドシートの請求書のテンプレートを探します。

請求書のテンプレートをダウンロードする

気に入った請求書のテンプレートが見つかったら、ファイルメニューへ進みコピーを作成します。
一部だけをコピーしたい時には、該当するページを表示させたままでシートのタブをクリックします。

おすすめのテンプレートサイト

テンプレートサイトにはさまざまあり、使いやすい請求書を公開してくれています。
いくつも種類があるため、自社により合うものを選びやすいでしょう。
ここからは、おすすめのテンプレートサイトをご紹介します。

パラレルワークドットネット

請求書に限らずさまざまなスプレッドシートを作成したツールがあり、使いやすいサイトです。
無料配布してくれているので、安心して使えます。

センキャク

無料で配布しているだけでなく、ハウスクリーニングや電気工事などの事業者にとって使いやすいテンプレートです。
日本語で作成されていて、使いやすいのも特徴です。

エクセルのテンプレートを利用する方法

エクセルでテンプレートを利用する場合の方法についてご紹介します。

エクセルのテンプレートの利用手順

ここからは、エクセルでのテンプレートの利用手順について詳しくご紹介します。

エクセルのホーム画面で「その他のテンプレート」をクリック

まずはエクセルのホーム画面を開きます。
そして「その他のテンプレート」をクリックして次へ進みます。

請求書のテンプレートをダウンロードする

エクセルの請求書テンプレートを見つけ、ダウンロードを開始します。

ファイルをGoogleドライブにアップロードする

今度は、エクセルの請求書テンプレートをドラッグしてドロップしましょう。
そして、Googleドライブにアップロードし、スプレッドシート画面でファイルを開いてコピーを作成すればOKです。

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まとめ

スプレッドシートは、自社で使いやすいようにオリジナルにすることも可能ですが、作成は時間がかかり難しいです。
そこまでこだわりが強くなければ、配布されているテンプレートが便利かもしれません。
それぞれのメリットやデメリットを踏まえ、自社にピッタリな請求書を作成しましょう。

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