見積書に表紙は必要?メリットや作成時のポイント、記載項目をご紹介

見積書に表紙は必要?メリットや作成時のポイント、記載項目をご紹介

見積書を発行する際に表紙を付けていますか。
見積書をペラ1枚で渡しているという方もいれば、会社で使っているシステムやひな形を使うと自動的に表紙が出てくるので、当たり前のように一緒に渡しているという方もいるかもしれません。

一方、見積書といったタイトルだけの表紙を付けるのは紙の無駄だなと感じて、付けないほうが良いのではと考える方もいるのではないでしょうか。

この記事では、見積書に表紙は必要なのか見積書に表紙を付けることのメリットを解説していきます。
また、見積書の表紙を作成する時の記載項目と、表紙を作成するうえでのポイントもあわせてご紹介しますので、参考にしてください。

見積書に表紙を付けるメリット

見積書の表紙というと、タイトルが書かれているくらいで無駄なのではと思う方や昨今のエコ意識の高まり、SDGsなどの観点から紙がもったいないと思われる方もいるかもしれません。
それでも、見積書に表紙を付けるメリットとして以下の点が挙げられます。

一目で見積書だとわかる

まず、表紙があれば一目で見積書だとわかります。
個人のお客様のご自宅まで行って、直接ご依頼者様本人に提示しながら説明するような場合はともかく、企業などでは大量の書類が集まってきます

見積書をはじめ、いろいろな書類が机の上に積み重なってしまうことも多い中、表紙があれば、見積書だとすぐにわかる為、重要な書類として別で保管されることやすぐに目を通してもらえることが期待できます。

取引先からの印象が良くなる

取引先の多くは、1ヶ所だけでなく、複数の業者から相見積もりを取るケースが多いです。
見積もりの内容を比較するわけですが、表紙デザインが良いと取引先からの印象がアップします。

検討してもらえる可能性や同じ金額や取引内容がほぼ同じなら、印象が良いほうを選んでもらえる可能性も高まります。

情報漏洩の防止に役立つ

表紙を付ける一番のメリットは、情報漏洩の防止に役立つことです。
昨今のエコ意識やSDGsの観点からは、取引先のほうから「表紙はいらない。」と言われることもあるかもしれません。

ですが、「一目で金額や取引内容がわからないようにするため。」と理由を説明すると、取引相手も「なるほど。」と納得してくれます。
見積内容が他社や権限のない担当者などにバレてもかまわないといったケースなら別ですが、取引内容について依頼者や一定の権限がある人だけが把握したいといった場合には、表紙があったほうが断然安心です。

見積書の表紙に記載する項目

見積書の表紙に記載する項目

見積書の表紙には、情報漏洩の防止の意味もあるので、詳細な事項は記しません。
何の見積もりかや誰から誰に宛てたものかなど、最小限必要な情報だけを簡潔に明記しましょう。

タイトル

タイトルは「御見積書」「見積書」または、「〇〇御見積書」などの案件名を明記してもかまいません。
もし、取引相手からなるべく内容がわからないようにとの事前の申し出があれば、「御見積書」または「見積書」のみにしましょう。

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発行日

見積書の発行日を記載します。
見積書は取引相手からの希望や条件が合わないなどで、何度も修正して発行し直すケースもあります。
発行日が表紙に明記されていれば、最新のものかがすぐに確認しやすいです。

宛名

権限のない人や関係ない人が見ることがないよう、宛名を明記しましょう。

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発行者情報

誰が発行したのか、発行者情報を明記しましょう。
同じ案件に関して、複数の業者から相見積もりを取ることやコンペ形式になることもあります。
似たような内容の見積もりが揃う場合もあるので、どの業者の見積書なのか、すぐにわかるようにしておくことが大切です。

見積書の表紙を作成する際のポイント

見積書の表紙を作成する際のポイントは以下の通りです。

統一感のあるデザインにする

見積書は正式な契約に至るまでに、内容を修正して何度も発行することもあります。
また、継続取引や頻繁に依頼がある場合にも、その都度発行します。

そのたびに表紙が違うと、どの業者から何の見積もりが来たかわからなくなる為、統一感あるデザインにすることが基本です。 一般的には社内で、表紙のデザインを取り決めて統一したひな形を用意しておくのが良いでしょう。

一方、コンペが開催されるような大きなプロジェクトである場合や依頼主が個人であっても相見積もりが想定されるようなケースでは、より好印象を与えたいものです。
表紙にプロジェクトや案件に即したデザインを入れたいといった場合も、社内でそうしたルールの取り決めをするのが良いでしょう。
戸建ての新築工事の場合は、邸宅のデザインを入れる、大型案件のプロジェクトの場合は、その案件の3Dイラストを入れるなどです。

紙の材質や綴じ方を工夫する

一般的な方法として、見積書の表紙も専用のシステムや表計算ソフトなどのひな形と一緒に出てくる場合、プリントアウトしたコピー紙をそのまま表紙にしてしまうことが多いです。
安あがりですが、こうした表紙ほど、紙の無駄に思われて取引先に悪い印象を与えてしまうことや次のページが透けてしまい、情報漏洩につながるおそれもあります。

高級感を与えることや良い印象を与え、情報漏洩リスクを防ぐためにも、表紙は厚紙の高級紙などを使うのがおすすめです。
見積書に使う表紙のデザインを社内であらかじめ統一すれば、デザイン会社や印刷会社などに、依頼できるロット数でまとめて発注して作成しておくことも可能です。

また、綴じ方も一般的にはホチキス留めや留めることなくバラバラな状態でクリアファイルなどに入れて渡すといったケースも見られます。
手に取って見やすく、かつ好印象を与えることや相見積もりをされる他社と差別化を図るには、裏表紙も作成して製本するなどの方法も検討してみましょう。

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まとめ

見積書に表紙を付けるメリットは一目で見積書だとわかること、取引先からの印象が良くなること、情報漏洩の防止に役立つことです。
見積書の表紙に記載する項目として、タイトル、発行日、宛名、発行者情報を明記しましょう。
見積書の表紙を作成する際のポイントは、統一感のあるデザインにすること、紙の材質や綴じ方を工夫することです。

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