請求書を電子化するメリットとは？注意点や電帳法の保存要件も解説

請求書の電子化は、文字通り請求書をデジタルデータとして取り扱うことです。
電子化した請求書は、『電子請求書』と呼ばれています。

そのほかに、『電子インボイス』、『Web請求書』などの名称で呼ばれることもあります。
スキャナや複合機やデジタルカメラなどの入力装置で読み取ることやオフィスソフトや専用ツールなどを使ってPDFファイルへ変換して、電子請求書を作成します。

電子請求書の送付方法については、電子メールで送信、Webブラウザ上で公開して相手先がそれをダウンロードするといった方法が一般的です。
請求書に特化した専用システムを使えば、電子請求書の作成から管理までを効率良く行えます。

請求書を電子化するにあたっては、インボイス制度（適格請求書等保存方式）との関係性をよく理解しておく必要があります。
インボイスは、適格請求書のことです。
売り手側が買い手側に対して適用税率や消費税額などを伝える目的で作成します。
令和5年10月1日からインボイス制度がスタートする予定です。

この制度ではインボイスを発行できるのは、『適格請求書発行事業者』のみです。
『適格請求書発行事業者』になるためには、登録申請書を提出して、登録を受けなくてはなりません。
また、インボイスには、『登録番号』、『適用税率』、『税率ごとに区分した消費税額等』などの情報を追加しておく必要があります。
インボイス制度の詳細については、政府の公式サイトなどで確認しておくと良いでしょう。

このインボイス制度では、インボイスの発行や交付などをデジタルデータで取り扱うことを推奨しています。
電子化したインボイスは、電子取引に該当し、電子帳簿保存法の適用対象となります。

そのため、電子帳簿保存法を遵守しながら、請求書の電子化や保管をしなくてはなりません。
なお、電子帳簿保存法は、2021年に改正されています。
タイムスタンプや検索の要件緩和、適正事務処理や税務署長の事前承認の廃止、不正に関する罰則の強化などいった変更点がありますので、その点も確認しておきましょう。

請求書の電子化は、発行する側と受領する側のどちらにもメリットがあります。
双方にとってどのようなメリットがあるのかを、具体的に見ていきましょう。

発行側にとっての請求書の電子化のメリットは、以下の通りです。

紙の請求書を作成して発送する際には、プリントアウト、宛名書き、封入、切手の貼付、ポストへの投函などいったように、さまざまな工程が発生します。
請求書の枚数が多い場合には、処理に時間がかかってしまうことでしょう。

請求書を電子化して、電子メール送信やWebブラウザで公開すれば、そのような手間を省くことができます。
請求書業務の効率化や担当者の負担軽減につながるのが電子化のメリットです。
さらに、切手代や用紙代などの経費が削減できるといったメリットもあります。

請求書を電子化すれば、パソコンや専用システムなどで作成したデータをそのまま相手先へ送付できます。

紙の請求書はもちろんのこと、コピー用紙や封筒や宛名用ラベルなども不要となります。
社内のペーパーレス化を実現したい企業にとっては、メリットとなることでしょう。

クラウドに対応した請求書管理システムを活用すれば、場所を問わずに請求書を作成できます。
インターネット回線が利用できる環境が整っていれば、外出先や自宅からでも対応可能です。
確認や承認などの作業もシステム上で行えますので、押印のためにわざわざ出社する必要がなくなります。

リモートワークや在宅ワークといった働き方も導入しやすくなることでしょう。
いつでもどこでも請求書に対応できる環境を作っておけば、災害や事故などで社員が出社できない場合でも、業務に支障を来す心配がありません。

受領側にとっての請求書の電子化のメリットは以下の通りです。

電子化した請求書は、保存や検索などが簡単に行えるといったメリットがあります。
紙の書類と違って、開封作業やファイリングの手間がかかりませんし、紛失や破損などのリスクもありません。
すぐに目的の請求書を見つけ出して、閲覧できるので、日々の業務をスムーズに進めることができるでしょう。

すぐに受け取れることも、電子請求書のメリットです。
紙の請求書は、先方が持参することや郵送してくれるのを待たなくてはなりません。

その点において、電子請求書は発行側が請求書を作成して送信したタイミングで、受け取ることができます。
発行日当日中に請求書を受け取ることも可能なので、万が一ミスがあった場合でもすぐに修正してもらいやすいでしょう。

最後に、請求書を電子化する際の注意点についても、詳しく見ていきましょう。

請求書を電子化する前に、送付予定の取引先へ連絡を入れておきましょう。
何の連絡もなしに紙の請求書から電子請求書へ切り替えたら、相手先の企業は驚いてしまうかもしれません。

紙の請求書にこだわりたい企業だった場合には、電子請求書を受け付けてもらえない可能性もあります。
請求書は発行する側と、受領する側のどちらも利用するものなので、必ず双方の合意を得ておかなくてはなりません。

デジタルデータは複製や改ざんがしやすいというデメリットがあります。
多くの企業が導入しているオフィスソフトの形式で作成した請求書は、簡単に改ざんできてしまいますので注意が必要です。

そういったトラブルを避けるためにも、請求書を電子化する際にはPDF形式を用いることやパスワードを設定するなどのセキュリティ対策をしておいたほうが良いでしょう。

改正された電子帳簿保存法では、電子取引の際に『真実性の確保』と『可視性の確保』の2つの要件を満たさなければならないと定めています。
これらの要件の詳細は以下の通りです。

電子化した請求書の内容が正しいということを証明するために必要な要件のことです。
以下の条件を満たす必要があります。

可視性の要件は、 見読性や検索機能を確保することです。
さらに、電子計算機処理システムの概要書も備えておく必要があります。
見読性の確保では、電子計算機、プログラム、プリンタなどの操作マニュアルを備え付けて、整然および明瞭な状態でディスプレイや書面で速やかに出力できる状態にしておかなくてはなりません。

検索機能については、取引年月日、その他日付、取引金額、取引先などを検索できる状態にしておく必要があります。
また、日付や金額の範囲指定、2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件での検索ができることも、要件に含まれています。