請求書の相殺処理とは?処理方法や注意点を解説

請求書の相殺処理とは?処理方法や注意点を解説

取引先から「相殺でお願いしたい。」と依頼された時や上司や担当者から「請求書を相殺処理しておいて。」と言われた時、どうすれば良いのでしょうか。
この記事では、請求書の相殺処理の詳細や処理方法、注意点などを解説していきます。

相殺とは

相殺とはお互いに同種の債権、主に金銭債権を有している時に、その金額が重なる範囲で互いに払い合ったことにするものです。
これによって、お互いの支払い義務をゼロにすることやいずれかが差額分だけを払えば良いことにできます。
企業間の取引では、代金の支払いを先延ばしする掛け取引で行われることが多いです。

相殺の仕組み

相殺の仕組みは、たとえば以下のようなケースです。 X社がY社に100万円の代金債権を持ち、Y社もX社に100万円の代金債権を有していたとしましょう。 この場合、それぞれが100万円を払うのが本来の姿ですが、100万円の相殺をすれば、いずれも実際に払う義務がなくなります。 取引上は互いに100万円の支払いを受けたことにはなりますが、実際の金銭の動きはありません。

X社がY社に100万円の代金債権を持ち、Y社がX社に60万円の代金債権を有していたなど、金額に違いがある場合でも相殺は可能です。
この場合、重なり合う60万円で相殺すると、X社のY社に対する40万円の債権だけが残る仕組みです。
その結果、X社はY社には実際に支払う必要がなく、Y社がX社に40万円だけを払います。
この場合も、それぞれX社はY社から100万円の代金を払ってもらったのと同じ効果、Y社はX社から60万円の代金を払ってもらったのと同じ効果が得られます。

売掛金(債権)とは

売掛金(債権)とは、掛け取引において売主が買主に対して有する債権です。
将来の約束した支払期日に代金を支払えと請求する権利です。
取引時に代金支払債権は発生していますが、約束した日にならないと原則として請求できません。

買掛金(債務)とは

買掛金(債務)は、掛け取引において買主が売主に対して負う代金の支払債務のことです。
将来の約束した支払期日に代金を支払う義務を負います。
一つの取引における代金支払を、売主側から見ると売掛金(債権)、買主側から見ると買掛金(債務)ということになります。

相殺のメリット・デメリット

X社とY社が互いに相手企業に対して100万円の代金債権を有していても、必ず相殺しなくてはいけないわけではありません。
基本的にはお互いに支払期日までに100万円を払うのが基本です。
では、わざわざ相殺をするメリットはどんな点にあるのでしょうか。
また、デメリットはないかも見ていきましょう。

相殺のメリット

相殺のメリットの一つは現金の支払いを減らせることです。
手持ちの現金が少ない場合はもちろん、相殺して支払う必要がなくなれば、その分の現金をほかの支払いや借金の返済に充てることや事業の投資などに使えます。
キャッシュフローの改善ができる点がメリットです。

また、取引の安全に役立つメリットもあります。
もし、取引相手の経営が厳しい、倒産するかもしれないといった場合や現金が用意できないので支払期限を延長してほしいと言って来た際に相殺すれば、代金の回収が可能です。
不良債権化を防げるのもメリットです。

相殺のデメリット

相殺のデメリットとしては、従前の取引が不明確になりやすい点や処理が複雑にな点、相殺した記録が残されず、後で支払いを巡ったトラブルも起こりやすい点です。

たとえば、X社がY社にAという工事に関する100万円の代金債権を持ち、Y社はX社にBという工事に関する100万円の代金債権を相殺することができます。
同じ工事、同じ取引でなくても良いので、不明確になりやすいです。

また、実際に支払いが受けられないので、現金が手に入らず、キャッシュフローに影響が生じるのもデメリットです。
受け取った現金で別の支払いをしたいと思っている場合、相殺されると目的が達成できません。

請求書での相殺処理は可能?

ただし、頻繁に行っている場合や簡単に行いたい場合には請求書での相殺処理も可能です。

相殺請求書の記載項目

相殺請求書の記載項目は、一般的な請求書の記載項目に追加して相殺時に必要な記載項目を記載する方法が基本型です。

一般的な請求書の記載項目

一般的な請求書の記載項目として、宛名、請求者、日付、品名、単価、数量、小計額、総額に加え、適格請求書の場合は登録番号や適用税率、消費税額なども記載しなくてはなりません。

相殺時に必要な記載項目

相殺時に必要な記載項目として、相殺する金額と相殺後の請求金額の追記が必要です。
相殺後の請求金額は、相殺によって請求額がなくなった場合にも、ゼロ円として記載し、請求相手の支払義務の有無を明確にしましょう。

相殺を行う際の注意点

同額の債権を有していたからといって、当然に相殺が認められるわけではありません。
相殺を行う際の注意点をしっかり確認しておきましょう。

事前に取引先に合意を取る

相殺は原則として、互いの合意のもとで行われます。
相殺にはメリットだけでなく、現金が受け取れないというデメリットもあるので、事前に取引先に合意を得ることが必要です。
掛け取引の際も、その都度合意を取るか、毎回相殺するという事前取り決めをしておきましょう。

一方的な相殺処理が可能な場合

相殺は原則として、お互いの合意のもとで行われますが、一方的な相殺処理が可能な場合があります。
それは、同種の債権を持っていて、共にすでに支払期限が到来している場合です。
相手はすでに支払わなくてはいけない状態なので、相手の合意を待たずに相殺しても問題ありません。

相殺取引の記録をつける

相殺をしたら、必ず記録を取っておきましょう。
どの取引とどの取引の相殺をしたのか、元の取引に支払いを受け、支払いを果たしたことをしっかり記録するとともに、相殺をした日や相手、金額などをしっかり記録します。
記録とともに、発行した相殺請求書の控えや受け取った相殺請求書を保存し、後々のトラブルを予防しましょう。

相殺領収書とは

相殺領収書は、相殺を終えた後に発行される領収書のことです。
必ず発行しなくてはいけないルールはありません。

相殺領収書が必要な場合

相殺領収書が必要な場合として、取引相手から求められた場合をはじめ、自社としても相殺を行った記録をしっかり残しておきたい時が挙げられます。
相殺請求書を発行しても、本当に相殺を行ったか不明確にならないよう、相殺の事実を明確にする相殺領収書を発行すると安心です。

相殺領収書の書き方

相殺領収書の書き方は宛名と発行者、発行日のほか、相殺した金額、相殺後に残った残額の受取額と、その合計額を記載します。

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まとめ

相殺とは、お互いに同種の債権、主に金銭債権を有している時、その範囲で互いに払い合ったことにし、実際の支払い義務を失くすことや支払債務を減額させることです。
相殺の仕組みは主に掛け取引で活用されています。
相殺のメリットとして現金の支払い義務を失くすことや減らしてキャッシュフローの改善ができること、取引相手の不良債権化を防げることです。
相殺のデメリットとしては取引が不明確になりやすい点や処理が複雑になること、現金が手に入らず、キャッシュフローに問題が生じることです。
請求書での相殺処理も行うことができますが、一般的な請求書の記載項目とは異なる記載が必要になります。
相殺を行う際の注意点として、事前に取引先に合意を取ることが基本です。
ただし、同種の債権を持っていて、共にすでに支払期限が到来している場合は一方的な相殺処理が可能です。
取引の内容やお金の流れが不明確にならないよう、相殺取引の記録をつけておきましょう。
相殺領収書とは、相殺をした後に発行される領収書です。
相殺領収書が必要な場合は相手に求められた時や、相殺を行った記録として発行しておくこともおすすめです。

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