支払管理システムおすすめ5選！メリットや業務内容について解説

支払管理業務は、文字通り、支払いを管理する業務です。
商品やサービスの購入代などといった今後支払う予定のもの、すでに支払いが済んだものなどを管理することを指しています。

請求書の回収漏れや支払いの漏れが発生してしまうと、金銭的な損失を出してしまうだけでなく、取引先との信頼関係を失うことにもなりかねません。
経理や総務など、その他の業務にも、影響が出てしまうことでしょう。
適切な方法で支払い管理に取り組めば、支払いに必要な資金をスピーディーに準備できるようになります。

また、自社の資金を正確に把握できるようになり、資金の流れもコントロールしやすくなることでしょう。

支払管理業務の主な業務内容は以下の通りです。

請求書の管理は、支払管理の中でも特に重要な業務です。
請求書は、取引の証拠となる重要な書類です。

もしも、請求書の内容にミスがあると、正確な支払いができなくなってしまいます。
支払期日や金額などの項目に目を通して、請求書の内容に間違いがないかを確認しておきます。

請求書処理のフローとは？課題やシステム導入のメリットも解説

支払管理表は、取引先から受け取った請求情報や取引条件などをもとにして、今後の支払予定、支払い済みなどの情報を一覧にした表のことです。
表にまとめておくことで、一目で支払状況が把握でき、円滑な資金管理が行えるようになります。

支払日、取引先名、取引区分、取引内容、支払金額などの情報を正確に記録しておきます。
社内で入力ルールを統一して明確化していくことが、支払管理表の作成のポイントです。

作成した支払管理表にもとづいて、銀行などの金融機関で振込を行います。
窓口やATMなどに出向いて直接振込作業を行うほかに、自動振込やオンライン決済などの方法もあります。

振込額や振込先を間違えないように、注意が必要です。
振込作業が完了したら、出金伝票へ記録しておきます。

支払管理業務でよくある課題は、以下の通りです。

支払管理業務は、管理の手間がかかります。
請求書の取扱件数や振込件数が多い場合には、内容の確認作業だけでも大変な手間となってしまうことでしょう。
手作業で支払い管理業務に取り組んでいると、時間もかかってしまうかもしれません。

さらに、従業員の人件費がかさむといった問題も出てきます。
支払管理業務では、管理の手間やコストをどれだけ省けるのかが重要な課題となります。

支払管理業務では、支払いの漏れ、支払管理表への記入ミスなどといった問題が起こりやすくなります。
人的ミスをどれだけ防げるのかも支払管理業務に欠かせない課題の一つです。

支払管理システムは、支払管理業務をコンピューター上で一元管理できる専用システムのことです。
支払消込や支払処理の自動処理、各種データ反映、会計ソフトやほかのツールとの連携、レポートなど、さまざまな機能が搭載されています。

クラウド型の支払管理システムを導入すれば、オフィス以外でも支払管理業務に取り組めるようになります。
リモートワークやテレワークにも活用できるでしょう。

各社から、いろいろなタイプの支払管理システムが提供されています。
各製品によって、搭載機能、料金体系、使い勝手などが異なりますので、よく比較検討したうえで、自社に合う製品を選んでみてください。

ここでは、中小企業向けにおすすめの支払管理システムを5つ紹介します。
各製品の主な特徴、参考価格、体験版の有無などは以下の通りです。

バクラク請求書は、株式会社LayerXが提供しているクラウド請求書受領ソフトです。

支払情報自動入力、支払金額レポート、振込データ出力、仕訳学習機能など支払管理業務に役立つ機能が揃っています。
二重処理を防ぐアラート機能も搭載しています。

そのほかに、受取やスキャン代行オプションも利用可能です。
豊富なマニュアルや手厚いサポートが用意されていますので、システムに慣れていない企業や部署でも導入しやすいでしょう。

債務奉行クラウドは、株式会社オービックビジネスコンサルタントが提供しているクラウド債務管理システムです。

支払予定管理業務を自動化、省力化する機能を標準装備しています。

すべてのデータは暗号化によって保護されており、24時間365日の運用監視体制も整っていますので、重要なデータも安心して取り込めます。

freee会計は、中小企業や中堅企業で導入されている支払管理システムです。
提供元は、freee株式会社です。

領収書をオンラインで作成・保存できる機能を搭載しており、業務効率化やペーパーレス化が実現できます。
チャットや電話相談、オンラインセミナー、コンシェルジュへの相談などの手厚いフォローも受けられます。

Vicsell 支払管理IIは、株式会社SCP.SOFTが提供している支払管理システムです。

支払債務の抽出、支払承認、振込処理や小切手発行など支払実行の機能を搭載しています。
支払先や科目や支払条件などの設定にも対応しており、複雑な支払条件での管理も可能です。
本格的な電債管理機能や手形管理機能などのオプションも利用できます。

アラジンオフィスは、株式会社アイルが提供している業務管理システムです。

豊富な機能を搭載しており、支払業務のほかに、在庫管理、販売管理、生産管理など幅広い業務で利用可能です。
会計システム、BtoB向けWEB受注システム、業務改善ツール、オンライン請求書などさまざまなシステムやツールと連携することで、より効率的に支払い業務が実行できるようになります。

最後に、支払管理システムを導入することで得られる3つのメリットを紹介します。

支払管理業務を、一人もしくは一部の社員だけに任せてしまうと、属人化するリスクがあります。
担当者が不在の場合や突然退職してしまった場合には、支払管理業務に対応できなくなってしまうかもしれません。

支払管理システムがあれば、全社員で支払い状況を共有できるようになります。
簡単に操作できるシステムを導入しておけば、支払管理担当者以外でも対応しやすくなるため、属人化が回避できることでしょう。

属人化とは？リスクや原因・解消方法までご紹介！

自動化機能を搭載した支払管理システムを導入すれば、正確な処理が行えるので、入力や支払い漏れなどが発生しにくくなります。
人的ミスによるリスクが回避できるようになることでしょう。
アラート機能を搭載したシステムを選んでおけば、支払期限切れのリスクにも備えることができるでしょう。

コンピューター上で請求書管理を行えば、ペーパーレス化も実現可能です。
コピー用紙代、インク代などのコスト削減にもつながるかもしれません。

支払管理システムを活用すれば、手間のかかる支払管理業務を効率的に進めることができます。
作業時間が大幅に短縮できるので、社員たちはコア業務に注力しやすくなることでしょう。

支払管理業務は、請求書の管理、支払予定表の作成、振込作業などの手間がかかります。
また、属人化のリスクや人的ミスが発生しやすいという問題もあるでしょう。

支払管理に特化したシステムを導入すれば、煩雑な業務を円滑に進めることができます。
各社からいろいろなタイプの支払管理システムが販売されていますので、使いやすい製品を選んでみると良いでしょう。