情報共有ツールおすすめ14選！メリットや選び方も解説！

最初に、情報共有ツールがどのようなものなのかについて見ていきましょう。
情報共有ツールとは、ビジネス上のコミュニケーションを円滑に進めるためのツールのことです。
業務で必要となる情報をツール上でやりとりすることで、従業員同士がリアルタイムで情報の確認や共有ができるようになります。

情報共有ツールには、さまざまな種類があります。
ここでは、多くの企業で導入されている「ビジネスチャット」「社内wiki」「ファイル共有」「グループウェア」などのツールについてご紹介していきます。

ビジネスチャットは、チャット機能を搭載したツールのことです。
1対1でのやりとりのほかに、複数人でやりとりも可能です。
音声通話、ビデオ通話などの機能を搭載したビジネスチャットツールもあります。

社内wikiは、社内版のWikipediaのことです。
社内wikiを活用すれば、業務上で必要となる情報を1ヶ所にストックできるようになります。
従業員が情報を更新・編集することも可能です。
社内wikiに書き込まれた情報はいつでも閲覧できますので、効率良く情報共有ができるでしょう。

ファイル共有は、書類、画像、動画などのデータを従業員同士で共有できるツールのことです。
データを特定の場所へアップロードするだけで、簡単に情報共有ができます。

アクセスログの記録、アクセス権限の設定が可能なツールを導入すれば、安全にデータの共有ができるでしょう。
オンラインストレージを導入すれば、社外からの情報共有もしやすくなります。
リモートワークなどにも活用できるでしょう。

グループウェアは、ワークフロー、掲示板、スケジュール管理、タスク管理、施設予約、メールなどの機能を搭載したツールのことです。
社内での情報共有の円滑化のほかに、コミュニケーションの活性化にも役立てることができます。

ここでは、情報共有ツールを導入することで得られる3つのメリットをご紹介します。

情報共有ツールのメリットは、情報共有をスムーズに行えることです。
仕事で必要な資料やマニュアルなども、ツール上でのやりとりができるため、手渡しする手間がかかりません。
リアルタイム編集や更新もできますので、常に最新の情報を共有できるようになるでしょう。

情報共有ツールを活用すれば、情報展開の範囲設定が可能となります。
担当者や部門ごとの範囲設定できますので、必要な情報を必要な人たちだけでやりとりしたい時に重宝することでしょう。

情報共有ツールを導入すれば、さまざまな情報を1つに集約できるため、ノウハウやスキルの共有もしやすくなります。
たとえば、仕事の進め方でわからないことがあった場合には、社内wikiを閲覧すればすぐに役立つ情報を得ることが可能です。
必要な情報をいつでも共有できるので、担当者が不在の際も困らずに対処できるようになるでしょう。

ここでは、情報共有ツールを選ぶ際に押さえておくべき4つのポイントをご紹介します。

情報共有ツールには、コミュニケーション、タスク管理、掲示板など、いろいろな機能が搭載されています。
自社にとって本当に必要としている機能が揃っているかをよく確認しておきましょう。

操作性も、情報共有ツール選びの大事なポイントです。
使いにくいツールを選んでしまうと、従業員がストレスを感じてしまうかもしれません。
可能であれば導入前にデモ版を試して、操作性を確認しておくと良いでしょう。

情報共有ツールは、長期間利用する場合が多いので、料金体系もしっかりと確認しておきたいところです。
高額なツールを選んでしまうと、費用面の負担が大きくなってしまうでしょう。
各社から見積もりを請求して、予算に合ったものを選ぶようにしてください。

情報共有ツールの中には、共有できるファイルの容量制限や保存期間が設けられている場合があります。
大容量のデータを供したい場合には注意が必要です。
情報共有ツールを導入する前に、必要な容量や期間を満たしているかを調べておきましょう。

ビジネスチャットの導入を検討されている方に向けて、おすすめのツールを5つご紹介します。

LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が運営しているビジネスチャットツールです。
ビジネス版LINEなので、普段からLINEを使用している方にとっては使いやすいと感じることでしょう。

Slackは、国内外の大手企業も導入している人気のツールです。
フリープランが用意されていますので、気軽に利用できます。

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する中小企業向けのビジネスチャットツールです。
41万社以上の企業が利用しています。

Microsoft Teamsは、Windowsで有名なMicrosoft社が提供しているツールです。
チャットやビデオ通話のほかに、ファイル共有、スケジュール、オンライン会議などのビジネスに役立つ機能が揃っています。

Discordは、Discord Inc.が提供しているコミュニケーションサービスです。
ブラウザ版のほかに、モバイル版も用意されており、スマートフォンやタブレットかでも利用できます。

ここでは、使いやすいと評判の社内wikiを3つご紹介します。

DocBaseは、株式会社クレイが提供している情報共有ツールです。
シンプルなエディタを搭載しており、簡単に投稿や共同編集が行えます。

ザ社内報は、株式会社スマートメディアが提供している情報共有ツールです。
WEB社内報に特化しており、簡単に記事の作成や投稿が行えます。

Qastは、any株式会社が提供している情報共有ツールです。
ナレッジマネジメントに特化しており、ノウハウやスキルを簡単に共有できる機能が揃っています。

ここでは、ファイル共有に役立つおすすめの情報共有ツールを3つご紹介します。

セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供している法人向けのオンラインストレージサービスです。

flouuは、プライズ株式会社が提供しているクラウド情報共有ツールです。
強力な検索機能を搭載しており、必要な情報に素早くアクセスできます。

Dropboxは、Dropbox, Inc.が提供しているオンラインストレージサービスです。
パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまなデバイスで利用できます。

最後に、おすすめのグループウェアを3つ紹介します。

Google Workspaceは、検索エンジンで有名なGoogleが提供しているグループウェアです。

サイボウスOfficeは、サイボウス株式会社が提供している中小企業向けのグループウェアです。

Chat & Messengerは、株式会社Chat&Messengerが提供しているグループウェアです。

情報共有ツールは、ビジネスチャット、グループウェア、社内wiki、ファイル共有などいろいろな種類があります。
これらのツールを導入すれば、情報共有が円滑に行えるようになりますので、業務効率化も実現しやすくなることでしょう。
各社からは、さまざまな情報共有ツールが提供されています。
無料で利用できる製品やお試し版が用意されている製品もありますので、導入前にお試ししておくと良いでしょう。