見積メールのポイントとすぐに使える文例をご紹介

建築業における見積メールは、工事を依頼するかを判断する重要な判断材料の一つになります。

建築業では1回の発注金額も高額にのぼることが多くなり、ビジネスチャンスをつなぐ重要なツールです。
一方で、高額な取引になりやすいだけに、まずは見積もりを取っておくというケースやほかの業者と相見積もりを取り、比較検討に時間をかける依頼者も少なくありません。

見積メールへの返信＝成約とは限りませんが、真摯に丁寧に返信をすることで、早期の返答を促すことが可能です。

仮にこちらからのお断りや相手方からお断りされた場合でも、一つひとつの見積もりにわかりやすく丁寧に返信することで、信頼を高められます。
信頼を得ることで、また別の機会に相談してもらえるチャンスも生じます。
一つひとつの依頼を大切にしましょう。

見積メールを送る際のポイントとして、特に重要な4つのポイントをご紹介します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。

相手が同じ業界の事業者や異業種の法人であれ、一般個人であれ、ほとんどの方が毎日多くのメールをやり取りしています。

中には不必要なダイレクトメールや、読み飛ばしてしまう社内メールなどに紛れこんでしまう事も少なくありません。
多くのメールに紛れて読み飛ばされてしまうことや削除されてしまわないように注意が必要です。

大切な見積もりの送付や、早期に検討してもらいたい見積もりメールを送ったにもかかわらず、気づかれないのでは困ります。
件名はわかりやすく、明確かつ簡潔に目立つように記載しましょう。
「見積もり」＋「会社名」などがシンプルで伝わりやすいです。

見積もりの内容は具体的に示すこと、メールの文面はわかりやすく簡潔に書くことがポイントです。
メールだから、急いでいるからといって、合計金額のみを記載するのでは足りません。

工事の概算額だけでなく、費用の内訳も示し、わかりやすい見積書を添付しましょう。
これに対して、メールの文面は長く書きすぎると読むほうも大変でわかりにくくなります。

見積書を添付したこと、確認をしてほしいこと、回答期限内に返信してほしいことを丁寧かつ簡潔に伝えます。
そのうえで、質問や変更があれば相談してもらうよう伝えましょう。

見積書は、メールの文面に直接、記入することや貼り付けるのではなく、添付ファイルの形式にします。
ファイルの形式にもよりますが、編集ができないPDFファイルにするか、エクセルなどを用いる場合は編集できないようにロックをかけます。

編集できないようにするのは、相手を信頼していないからではなく、相手から信頼を得るためとまずは心得ましょう。
見積もりの金額は契約の前提となり、重要な検討材料です。

金額の編集ができるような形で送ると、いい加減な会社や担当者だと思われるおそれがあります。
信頼関係を構築して契約に結び付くように、編集できない形にすることが大切です。

もちろん、相手方が万が一勝手に金額を調整して費用を下げ、それに気づかずに契約の話に進んで、後日無用なトラブルを招かないためのリスク対策でもあります。

複数の業者で相談している場合には、次々に各業者の希望で調整されてしまうと、混乱をきたすため、やはり編集できないことが重要です。

回答期限を設置することも欠かせません。
いつまでも返答を待って、仕事の依頼が得られるかを待っていることは非効率です。

何より、建築業界では建材の価格や工事に用いる燃料費などが変動するおそれがあります。
回答までの期間が長すぎると、当初の見積額では受注が困難になる場合があるため、回答期限を設けることが大切です。

見積メールの例文として見積と返信を同時にする場合、後で見積書を送る場合、お断りする場合の3つのケースをご紹介します。
見積と返信を同時にする場合と後で見積書を送る場合はよくあるケースですので、スムーズに対応できるよう、ひな形を作成するなどして作業効率を高めることが大切です。

問い合わせが来たら、見積もりを出して営業するのが営業の基本かもしれません。
ですが、中には条件的に問題外である場合や予算がまったく合わない場合もあります

契約を取りたいからと無理に話をつなげようとしても、後で大変になるだけです。
自社の基準に見合わない問い合わせについては、断る勇気も持ちましょう。

お相手を嫌な気分にさせることや二度と頼んでもらえなくならないよう、しっかり検討したうえでのお断りであること、お断りする理由を一言添えることもポイントです。

見積メールを送る際のポイントとして、まず、返信メールはわかりやすい件名を付けることが欠かせません。

内容は具体的に丁寧な言葉で記しましょう。
相手方の信頼を高め、無用なトラブルを回避するためにも、編集できないようにすることも大切です。

回答期限を設置し、材料費の変動に備えることもポイントです。
見積メールの例文として、見積と返信を同時にする場合、後で見積書を送る場合、お断りする場合を示しました。 参考にしてください。