電子帳票とは？電子化のメリットやシステムの選び方をご紹介

電子帳票とは、PCやスキャナを用いてPDFなどにデータ化された書類のことです。
帳票は、企業取引を記録する「帳簿」と、金銭の動きを記録する「伝票」を合わせた総称で、契約書や見積書、請求書や会計書類など、さまざまな書類が含まれます。

もともとは、帳票は紙での保存が法律で義務付けられていましたが、1998年に「電子帳簿保存法」が制定されたことで、PCで作成した国税関係帳簿書類を電子データとして保存できるようになりました。

さらに、2005年には「電子帳簿保存法」が改正され、一部の国税関係書類について、紙のものをスキャンして電子化し、保存することが認められました。

これを背景に、近年は多くの帳票が電子化され、電子データで保存されているのです。

従来の紙の書類から、電子帳票に移行することで、どんなメリットが生まれるのでしょうか。
以下で主な4つのメリットをご紹介します。

契約書類を揃えて郵送でやりとりをしたりお互いの事務所に出向いて契約手続きを取ったりするのは移動の手間や時間がかかります。
毎月大量の請求書を郵送するのも、多くの労力が必要です。

また、行政関連の手続きのために役所の窓口に出向き、書類を記入して、大量の必要書類を添付して提出するのも手間のかかる作業です。

電子化しオンラインでの手続きができるようになれば、移動の手間、書類作成や封入、郵送の手間や窓口で手続きする手間も省けます。
業務が効率化し、残業を減らすことや他の重要な業務に人を振り分けることが可能になります。

電子化によって、さまざまなコストをカットすることが可能です。
例えば、以下のようなものが挙げられます。

オンライン上で電子帳票のやりとりや手続きの申請、契約、見積書の提出などができるようになるので、会社で書類を作成したり、郵送手続きを行ったり、取引先や顧客のもとに出向く必要もなくなります。
そのため、テレワーク促進につながり、多様な働き方を提供できるのがメリットです。

紙の書類の場合、うっかり紛失するリスクや盗難されるリスクをはじめ、火災での焼失や洪水や地震などの災害で失われるリスクもあります。

電子化するとシステム内やパソコン内での保存ではなく、クラウド上に保管され、システムやサービスの運営者がサーバ上でバックアップしてくれるので、紛失や消失のリスクを抑えられます。

電子帳票システムを選ぶ際には、以下の4つのポイントに留意しつつ、自社のニーズや環境に合ったものを選ぶことがおすすめです。

電子帳簿保存法で特に重要となるのが、真実性と可視性の要件を満たすことです。

真実性では、そのデータが真実であることが要求されます。
架空のデータではなく、実際の取引などにもとづくデータであることが必要です。
また、当事者間で合意した内容や権限がある人が発行した電子書類のデータが改ざんされていないことや変更が加わっていないことも欠かせません。

可視性とは、データの存在や保管場所が明確で、すぐに検索ができ、税務調査などで提出や閲覧を求められた場合にすぐにダウンロードやプリントアウトをして見せることが可能であることです。

テレワークに対応させたいならクラウド型がおすすめです。
インターネットにつながり、IDとパスワードがあれば、どこからでも利用できます。

社内で一定の権限の人だけが使えるようにしたいならインストール型も検討に値します。

契約書類や請求書をはじめ、取引先との間の機密情報や顧客情報などの個人情報が掲載されているデータなので、流失や漏洩、改ざんなどがあると困ります。
真実性を保つためにも、セキュリティ対策が万全であることは欠かせません。

データのバックアップの仕方や通信形態などをチェックしましょう。
オンライン上での情報流出の防止策やハッキング対策がなされているだけでなく、大規模地震などがあってもデータが維持される必要があるので、サーバーが安全に管理されているかを確認しましょう。

帳票を電子化したり、第三者機関からタイムスタンプを受け取ったりと、初めての操作に悩むことも少なくありません。
特にITリテラシーが低い人でも、スムーズに使いこなせるよう、サポート体制が充実していることも大切です。

電話によるリアルタイムサポートや遠隔操作による対応、システム障害時の対応力なども確認しましょう。

電子帳票とは、データ化された書類のことで、契約書や見積書、請求書や会計書類などさまざまな書類を含みます。
電子帳票のメリットは、業務効率化できること、コスト削減につながること、テレワーク促進につながること、セキュリティ強化ができることです。

電子帳票システムを選ぶ際のポイントとして、電子帳簿保存法に対応しているか、クラウド型かインストール型か、セキュリティ対策は万全か、サポート体制の充実度が挙げられます。