請求書はPDFで送付しても大丈夫？法的有効性やメリットを解説

PDFは、『Portable Document Format』（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の略称です。
請求書をPDF形式へ変換すると、紙にプリントアウトした時と同じスタイルで、デジタルデータ化されます。
パソコンやスマートフォンなどのさまざまなデバイスからアクセスでき、OSを問わずに閲覧が可能です。

紙の請求書よりも、管理もしやすいことから、PDFの請求書を発行する企業が増えてきました。
紙の請求書と同様に、PDFで作成した請求書も法律上は有効です。
客観的に理解できるように請求内容を記載しておけば、紙とPDFのどちらの形式で発行しても法的には問題はありません。

請求書のほかにも、納品書、見積書、領収書、契約書など、いろいろな書類をPDF形式で発行できます。

紙の請求書にはハンコを押す習慣があるため、PDFの請求書にも押印が必要なのではと考える人もいることでしょう。
そもそも、紙の請求書は、法的に押印の義務が課されているわけではありません。
そのため、PDFの請求書に押印がなくても法律上の問題はないのです。

ただ、日本国内では、商慣習として押印が行われてきました。
いまだに、請求書への押印を求める企業も少なくありません。

さまざまな企業に対応できるように、PDFの請求書にも電子印鑑を付けたほうが良いでしょう。
PDFの請求書へ押印することで、責任の所在が明確化されて、信頼性が高まりやすくなります。
さらに、請求書の偽造防止効果も期待できます。

紙とPDFの請求書のどちらも記載項目に違いはありません。
発行者の氏名、取引年月日、取引内容、金額などの情報を記載しておきます。

2023年10月1日からは、インボイス制度がスタートしますので、適格請求書にも対応しておいたほうが良いでしょう。
ここでは、区分記載請求書と適格請求書の記載項目をご紹介します。

PDF形式で請求書を発行する際には、以下の点に注意しましょう。

紙の請求書からPDFの請求書へ切り替える前に、取引先へ連絡を入れておきましょう。

突然にPDF形式で請求書が届いたら、取引先が対応できなくて困ってしまうかもしれません。
取引先側での準備が必要となりますので、事前に相談をして了承を得るようにしてください。

デジタルデータではなくて、紙の請求書のほうが良いと考える企業もあります。
その場合には、紙の請求書で対応しなくてはなりません。

まずは、取引先の希望をリサーチして、取引別に紙とPDFのどちらの請求書にするのかを判断したほうが良いでしょう。

2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことで、電子取引に関する紙保存が禁止となりました。
PDFの請求書は、電子帳簿保存法で定められている要件を満たしたうえで、適切な方法で管理しなくてはなりません。

電子取引制度の保存要件では、検索性の確保が義務付けられています。
取引が行われた日付、取引金額、取引先などを検索の条件として設定できるようにしておかなくてはなりません。

また、日付や金額の範囲指定による検索できるようにする、2つ以上の記録項目を組み合わせて検索できるようにするといった要件も満たしておく必要があります。

電子帳簿保存法の改正によって、PDF形式などのデータで受け取った書類をプリントして紙で保存する方法は、原則として認められなくなりました。
PDFの請求書は、そのまま電子データとして保存しなければなりません。

社内でどのように保存するのかを決めておき、保存のルールを社員同士で共有しておいたほうが良いでしょう。

請求書をPDF化して取り扱う際には、セキュリティに注意しましょう。
電子メールで送信する際には、宛先を間違えないように気を付けてください。
情報漏洩を防ぐためにも、PDFの請求書にはパスワードを設定しておくと安心です。

最後に、請求書をPDF形式で発行するメリットを4つご紹介します。

請求書をPDF化すれば、プリントアウトや郵送などの手間が省けます。
検索も簡単にできますので、顧客から問い合わせがあった時に、スムーズに対応しやすくなります。

PDFの請求書を導入することで、請求書関連業務が効率化することでしょう。

紙の請求書を発行する際には、コピー用紙代やインク代などのコストがかかります。
請求書を郵送する場合は、切手代や封筒代などのコストも負担しなくてはなりません。

PDFの請求書ならば、電子メールで送信できるため、コピー用紙代や郵送代などが不要となります。
また、業務が効率化することで残業が減り、人件費の削減にもつながりやすくなります。

さまざまなコスト削減効果が期待できるのがPDFの請求書のメリットです。

保存や管理がしやすいことも、PDFの請求書の良いところです。
クラウドサービスなどを活用すれば、ファイリングの手間もかかりません。
保存や管理が容易なることで、業務のスピードアップも期待できるでしょう。

請求書をPDF化すれば、業務の効率化やコスト削減などの効果が期待できます。
保存や管理がしやすくなるというメリットもあります。
いきなりPDFに切り替えると取引先が困るかもしれませんので、PDFの請求書を導入する際には、事前に取引先に連絡して了承を得ておきましょう。
電子帳簿保存法改正への対応、セキュリティ対策、保存ルールの取り決めなどの準備も必要です。
きちんと準備を整えてから、PDF並行すると良いでしょう。