領収書がない場合の対処法を解説!代わりになる書類とは?

領収書がない場合の対処法を解説!代わりになる書類とは?

領収書は、従業員が会社に立て替え払いをした経費の精算をしたい時や会社が決算を行う際や税務申告をする際の必要書類として必要になる書類です。
領収書は金銭を支払った段階で、受領した取引先から発行してもらうことが必要ですが、なんらかの事情で領収書が受け取れなかった場合や紛失した場合など、どう対処すれば良いでしょうか。
領収書の代わりになる書類と注意点などについてご紹介します。

領収書とは

領収書は代金の支払いをした場合などに、金銭を受け取った側が支払者に対して、金銭の受領を証明する書類です。
受領日や領収額、何のための支払いかが明確になるので、取引の履歴を証明する書類になります。

会社で従業員が立て替え払いした費用を経費精算する際に提出が求められるほか、会社が経費として処理し、税務申告時に貼付や提示を求められる書類の一つです。
税務調査などが入った際も、架空の経費を計上していないか確認するために、領収書の存在が重要になります。

領収書の代わりになる書類

領収書は、金銭の支払いをした際、その場で領収者から発行をしてもらう書類です。
もっとも、近年はオンライン決済や振り込み、引き落としなど決済方法も多様化しており、領収書の発行依頼が難しいケースやし忘れてしまうケースもあるかもしれません。
タクシーを利用したものの、急いでいて領収書を受け取り忘れてしまったなどのケースも多いです。

また、取引関係者の葬儀やお祝い事があって、会社名義や会社の経費で香典や祝い金を渡した場合、領収書をもらうのは失礼です。
こうした領収書の受取漏れや受け取れないケースに、その金銭の支払いを証明するために代わりになる書類はあるでしょうか。領収書の代わりになる書類とその特徴や注意点をご紹介します。

クレジットカードの利用明細・請求明細

オンラインショップでの購入をはじめ、近年は実店舗でもクレジットカード払いをする方が増えています。
従業員が自分のカードで払って後日精算したいケースをはじめ、法人カードを渡されて使っているケースも少なくありません。
領収書がなくても、クレジットカードの明細で、利用日付、利用店舗、金額が明確になれば、領収書代わりにできます。

近年は明細書発行をせず、Webページだけで提供される場合がありますが、この場合はWebページをプリントアウトして活用が可能です。
なお、利用店舗名が明確にならず、加盟店と記載されているだけの場合、それ以外に取引履歴を明確にできないと領収書代わりにできないおそれがあるので注意しましょう。

銀行の振込明細書・預金通帳

代金の支払いを銀行振込で行う場合や銀行引き落としで行う場合、取引の相手方に入金の確認ができ次第、領収書の発行を依頼することも可能です。
もっとも、忙しいとなかなか発行してもらえないケースも少なくありません。
こうした場合には、振込明細書や振込履歴、引き落とし履歴が記載された預金通帳のコピーを領収書の代わりにすることができます。

確認メール・取引画面の画像データ

オンラインショップでの買い物やオンラインでのサービスの申し込みなどの場合、代金がクレジットカード払いやポイント決済、電子マネー決済など支払法も多様化します。
この場合、領収書の発行を受けなくても、注文の確認メールや注文サイトの取引履歴のデータなど領収書代わりにすることが可能です。
利用日付、取引相手名、購入した商品やサービス名、料金がわかるものであることが求められます。
注文受付メールや取引完了メールをプリントアウトするか、取引履歴の画像をプリントアウトして代用しましょう。

ご祝儀袋の表書きコピー・香典返しの挨拶状など

開店祝や開業祝、昇進祝や退職祝を渡した際や取引先関係者や職場の関係者の葬儀で香典を渡した際も、社会通念上の範囲であれば、経費にすることが可能です。

もっとも、お祝いの席や葬儀会場の受付で「領収書をください」と言うのは失礼であり、マナーに反しています。
ではどうするかというと、お祝い事の招待状や香典返しの挨拶状、会葬礼状などを処分せずに保管し、そこに誰名義で、いくら渡したのかをメモしておきましょう。
祝儀袋や香典袋の表書きのコピーも支払ったことの証拠になります。

レシート

会社によっては、経費の精算をするには「レシートではなく、領収書をもらってこい。」と言われているケースもあるかもしれません。
そのため、レシートは領収書の代用にできないと思われている方もいらっしゃるはずです。
ですが、税務上は取引履歴を示し、具体的な金銭の支払いと用途が証明できる書類として、領収書よりも適切と考えられています。
なぜなら、レシートは機械的に商品名や数量、単価が印字され、改ざんされるリスクもほとんどないためです。

領収書の場合、宛名を「上様」とぼかすことや支払項目を「品代として」など不明確にしがちです。
この方法が通ると、自家消費分も会社の経費で落としてしまうなど不正もしやすくなります。

たとえば、1万円の買い物のうち8,000円分が会社の備品の購入で、2,000円分は自分用のプライベートな買い物であったのを1万円分、領収書を切ってもらうことが可能になります。
これに対してレシートは、商品名や数量、単価がわかるので、レシートを分けてもらわなくても、記載でどれが会社分かを確認することが可能です。

また、お店によっては、領収書発行の手間を省くため、レシート兼領収書として使えるようになっているケースや担当者が印鑑を押すだけでレシートが領収書に早変わりするケースもあります。
領収書の発行をしてもらうのを忘れた場合や会社の経費にできるのにできないと思っていたケースに備え、買い物をしたらレシートを受け取って保管しておくクセをつけましょう。

インボイス制度では領収書かレシートどちらがいい?役割と書き方まで解説!

出金伝票

出金伝票とは会社が経費の支払いをする際などに、出金を行う際に起こす書類です。
出張費や交通費、交際費などをあらかじめ出金した場合など、出金伝票があれば、万が一ホテルやタクシー代などの領収書をもらい忘れた場合や紛失してしまっても代用が可能です。

請求書は領収書の代わりになるか?

では、領収書の代わりとして請求書を使うことはできるでしょうか。
請求書は代金の支払いを請求する書類であり、請求書が発行されている時点では未払いのことが多いです。
領収書は代金の受取を証明する書類であり、位置づけが異なるので問題となります。

請求書を領収書代わりに使う場合の注意点

領収書がない場合には、支払い予定の代金額が記載されている請求書も領収書代わりに利用することが可能です。
もっとも、請求通りに支払ったことを示すため、振込明細書なども添付できると、より証拠力が高まります。

ほかの書類がない場合には、請求書に支払いを行った日付、支払方法(どの銀行からどの口座に振り込んだか、電子決済サービスの名称など)も記載しておきましょう。

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まとめ

領収書とは支払いをした証拠として受け渡される書類です。
領収書の代わりになる書類として、クレジットカードの利用明細・請求明細、銀行の振込明細書・預金通帳、確認メール・取引画面の画像データ、ご祝儀袋の表書きコピー・香典返しの挨拶状など、レシート、出金伝票があります。

請求書は代金の支払いを請求する書類で、領収書は代金の受取を証明する書類なので、本来は位置づけが異なります。
もっとも、取引の証明として領収書を紛失した場合や受け取れなかった場合に代わりにすることが可能です。
請求書を領収書代わりに使う場合の注意点として、支払った期日や支払い方法を追記することや現金払い以外ならクレジットカードや銀行振込などの明細書も同時に揃えるのがおすすめです。

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