見積書のメールへの返信の仕方とは？例文や注意点を解説！

見積書をもらった後、絶対に返事をしなければならないのか悩んでしまう場合もあるかもしれません。
社会人のマナーとしても、見積書をもらったにもかかわらず何も返信しないまま過ごしてはいけません。
まず見積書をもらい中身を確認したら、お礼メールを送ります。
何もしないまま知らないフリしてしまったら、常識のない会社だと思われてしまいます。

絶対に見積書に返信をしなければならない法律はありません。
それでも、お互い材料や人件費などの話をしながら口約束で終わらせてしまうと、後から大きなトラブルになってしまう可能性があります。
しかも、書面を交わしているわけではないため、自社が正しいことを言っていても証明すらできなくなってしまいます。
お互いの認識のズレを起こさないためにも、見積書は重要です。
万が一の事態になっても、見積書があれば取引の証拠となります。
原則として決算期の単位で7年後の法人税の申告期限日までの期間、保管しなければならないと決まっています。

間違いなく見積書が届きましたという証を伝えるためにも、お礼メールは必要です。
送った相手もメールの宛先をしっかりと確認していますが、それでも本当に届いていて見てもらえているのか不安を感じています。

たとえば、プライベートでもメールやラインの返信がないと、不安に感じないでしょうか。
同じように会社のメールも、相手側は不安に感じています。
特にメールはさまざまなところから届くものでもあるため、もしかしたら見落とされているかもしれないと心配しています。
お見積もりお礼メールを送れば、間違いなく届いているとわかって安心です。

見積もりのお礼メールの書き方にはパターンがいくつかあります。
少し考えたい場合、お断りしたい場合、このままお願いしたい場合などさまざまです。
お礼メールの書き方やその後発注が決まった時、お断りする時などいくつかのパターンを紹介していきます。

お礼メールを送る際には、いくつかの注意点があります。
特に相手側は返事がどう来るのかドキドキしながら待っていますので、迅速な対応を心掛けましょう。
ここからは、注意点をいくつか紹介していきます。

見積書を送ったにもかかわらず何も返信がなければ、不安な気持ちにさせてしまいます。
嫌な気持ちにさせないためにも、返信は24時間以内を心掛けましょう。
24時間といっても23時59分までではなく、営業時間内と考えます。
水曜日の朝にメールをもらった場合は、その日の夕方までに返信をしましょう。

時には予算の関係などで、すぐに社内で返事が出ない場合もあります。
その場合も正直に検討している旨を伝え、お礼メールをしましょう。
見積書をもらってから時が経ちすぎてしまうと、相手に良い印象を与えず感謝の気持ちも伝わりにくくなります。

まだ詳しい返信ができない場合でも、何も返信をしないままにしてしまうと相手は不安になります。
時間がかかる旨もそのままメールで伝え、いつまでにであれば返事ができるのか伝えましょう。
相手も期日が載っていると、いつまで返事を待っていれば良いのかわかって安心します。
自社の状況だけを優先するのではなく、相手の立場に立って行動しましょう。

敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語などさまざまあり、難しく感じます。
しかし、ビジネスの場では敬語が間違いすぎていると、良い印象を持たれません。
時には失礼に感じられ、信頼感を失ってしまう可能性があります。
二重敬語、身内敬語にならないように、注意しましょう。

丁寧に話そうとして、「仰っしゃられていた」と使うのは間違いです。
二重敬語になってしまうため、「仰っていた」と使います。

ほかにも「見積書をお受け取り致しました」も二重敬語になり、よく間違われるフレーズです。
「見積書を拝受しました」に言い換えましょう。

見積書の返信メールは、24時間以内にどんな状況であっても伝えることが重要です。
万が一自社の話し合いが長引きすぐに答えが出ない場合でも、その旨を伝えいつまでに返事できるかを伝えます。
だいたいパターンは決まっていますので、覚えておくと良いでしょう。
二重敬語など言葉の間違いもしやすいため、確認しながら文章を作成しましょう。