請求書番号とは？付け方や必要性を解説

請求書番号とは、請求書ごとに付ける番号のことで、企業によっては請求書管理番号や請求書通し番号などと呼んでいることもあります。
請求書ごとに別の番号を割り振り、同じ番号を付けることはありません。

番号を割り振ることや記載するのは面倒と思われる方もいることでしょう。
そこで、請求書番号を付けるメリットをご紹介します。

請求書を毎日大量に発行している場合や大量ではなくても、取引を積み重ねていけば、何通もの請求書が発行されます。

請求書は、入金の確認をするために必要となるだけでなく、決算や税務上の証拠書類として保管することも求められる重要な書類です。
決算や申告の際や税務調査などの際に、すぐに必要な請求書を利用することや検索、提出できるようにしておかなくてはなりません。

契約と紐付けた番号を打つことや取引の順番ごとに番号を付しておけば、帳票の管理を効率化でき、長期保存にも役立ちます。

請求書番号を通じて取引先とのやり取りがスムーズになることもメリットです。

取引の担当者であれば、すぐに対応できるかもしれませんが、別の担当者が問い合わせに対応するケースも少なくありません。
また、取引の担当者であっても、大量の案件を扱っていた際や過去の請求内容について問い合わせられた際、すぐにどの請求書のことなのかわからない場合があります。

こうした場合に、請求書番号を付してあれば、取引先に請求書に記載された番号を伝えてもらうことで、こちら側でも該当の請求書をすぐに検索でき、内容の確認が可能です。
取引先からすれば、支払いをするという重要な取引行為に関わることなので、スムーズにやり取りができるほど信頼が増します。
早期の支払いにつながることやリピーターになってもらえるなどメリットも多いです。

では、どのように請求書番号を付ければ良いのでしょうか。
付け方のポイントや注意点を確認していきましょう。

請求書番号は一請求書に一つであり、同じ番号が別の請求に割り振られることがあってはいけません。
これでは帳票の管理にも支障が出ますし、問い合わせがあった際もスムーズに応えられないからです。

同内容の請求書の再発行が必要になった際も、差し替えてもらう前の請求書と二重請求や二重払いなどにならないよう、別の請求書番号を割り振るのが基本です。

担当者ごとに自由に番号を付けるなどしていると、番号の重複が起きたり、担当者が離職したり、配置転換になって担当が交代した場合にわからなくなります。
重複を避け、帳票管理を効率化するためにも、社内で採番ルールを設定して共有しましょう。

通し番号を付して経理部が一元管理する、担当者の社員番号ごとに管理するなどルールの統一が必要です。

商品の販売をはじめ、同じ取引先と継続的な取引があるケースや頻繁に注文が入るようなケースでは、取引先コードや取引日時を組み合わせた請求書番号にするとわかりやすいです。
採番ルールを設ける場合の一つの方法として検討しましょう。

通し番号にする場合は、1から順番に付けていく方法もありますが、この場合、担当者が多いと重複が生じることや番号を見ただけで、どんな請求書なのかがわかりにくいです。
1から順に数値を割り振るだけの方法はシンプルに見えて、実は非効率な方法です。

そのため、将来的に請求書がどんどん増えていくことを踏まえて桁数を定めましょう。
たとえば、独自に定めた取引先コード＋日付で採番する場合、取引先コードを2桁にすると、100社以上になった際に番号が割り当てられなくなります。
将来的に取引先も増えていくことを見越して、少なくとも4桁～5桁に設定しましょう。

同じ取引先との間で継続的な取引があるケースや頻繁に注文が入るようなケースは取引先コード＋日付の組み合わせがわかりやすいです。
取引先コードは独自に設定することができますが、今後どんどん増えていくことを考え、桁数は多めにします。

既存の取引先については重要な取引先順やアイウエオ順などにコードを割り振っていきます。
その後に新規に取引先になるケースは、次の番号を順に割り振っていきましょう。

取引先コードも重複しないように気を付け、社内で共有できるようリスト化やシステムなどに登録をしておきます。
日付は西暦で年月日を付しましょう。

オンラインショップなどで24時間注文を受け、注文数も大量などの場合には、日付にプラスして時間まで記録していくのもわかりやすく、管理しやすくなります。

取引先コード＋日付に加えて、請求書の発行回数を追加する方法もあります。
特に継続的な取引をしている場合は、回数も追加すると、どのくらいの回数が経過しているかなどがわかり、担当者が交代しても、得意客だとわかりやすくなります。

取引回数の連番のほか、同じ内容の請求書の発行回数を付す方法も検討しましょう。
たとえば、初回の発行は1、再発行の場合は最初と同じ請求書番号を付けたうえで、枝番で2と記し、再発行であることがわかるようにするなどです。

請求書番号とは、請求書ごとに別の番号を付けていくことで、請求書管理番号や請求書通し番号などと呼ばれることもあります。
請求書番号を付けるメリットは、帳票の管理を効率化できること、取引先とのやり取りがスムーズになることです。

請求書番号の付け方として気を付けたいのは、請求書番号が重複しないよう注意すること、採番ルールを社内で共有すること、取引先コードや取引日時を組み合わせるとわかりやすく整理しやすいという点です。
具体的には、桁数を定めて順番に採番すること、取引先コードと日付を組み合わせること、請求書の発行回数を追加すると、より管理しやすくなります。