受発注システムおすすめ５選！機能や選び方もご紹介

受発注システムとは、受注から発注までを一元管理し、自社で行う業務をスムーズにしてくれるシステムです。
これまで自社で電話やFAXなどで受発注を受け社員の手で入力をしていたものを、すべてシステムの中で行えます。 受発注に欠かせない仕入金額などもセットで管理できるため、大幅に業務が効率化します。

最近はクラウド型の受発注システムが増えてきて、手ごろな費用で使用できるようになりました。
これまで費用が高いと感じて導入をためらっていた企業も、業務の効率が上がり手軽に利用できるとあって導入しています。
社員の作業が効率化できるだけでなく、これまで必要だった用紙などもいらなくなり紙代もかかりません。
インストール型よりもクラウド型を選ぶ企業も増え、皆で画面を共有し合い最新の状態をいつでも確認しているところも多くなっています。

可能であれば取引先の業者と一緒に画面を共有できれば、業界特有の情報もすぐに確認できるようになります。
伝票の紛失や電話での聞き漏れなどもなくなり、スムーズな受発注ができるでしょう。

受発注システムには、業務が効率アップするようにさまざまな基本機能が付いています。
今まで大変だと思いながら行ってきた管理も、基本機能を使うこなすことで楽になるでしょう。
ここからは、多くのシステムに搭載されている受発注システムを紹介していきます。

日々さまざまな取引先から受注を行い、自社としても必要なものを発注を行っているでしょう。
その受発注をすべて一元化できる機能で、基幹となる部分です。
受発注の際に伝票を確認や編集を行いたい時も、受発注管理機能の中ですべてできます。

これまで紙の用紙を探して時間をかけていた企業も、すぐにシステム上で調べて簡単に編集可能です。
紙も必要ないため、節約になりますし環境にも優しいです。

在庫管理では、どんなに気を付けていても人の手だけで管理してしまうとミスが生じてしまいがちでした。
何回か確認していても見落としていて、なぜか最後に計算すると在庫数が合わないケースも経験あるのではないでしょうか。
在庫管理機能はデータの中ですべて管理してくれるので、ミスを防げます。

取引先からいつまでに出荷してほしいと要望があった時にも、納期に合わせて出荷指示を出せます。
利用する受発注システムによっては、スマートフォンを利用して商品のスキャンもできます。
これまでより、効率的に出荷が行えて便利です。

納品書のデータを利用して、納品書の作成ができます。
社員の手で納品書を作成する際、見直しているつもりでもミスが生じる可能性があります。
さらに、作成した履歴も残り、後から確認が必要な場合も安心です。

自社から商品を購入してもらった時、お礼を伝えるためにメールを利用している企業も多いでしょう。
操作を社員が受注がある度に行わなくても、メール機能を使えば自動で発信できます。
メールも丁寧なものにしておけば、購入した側に好印象を与えられます。
いざ顧客から商品が届かないなどと問い合わせがあった時にも、メールの履歴が残りそこから確認も可能です。

発注者がどこまで品物が届いているか知りたい時にも、配送状況がわかります。
再度発注したいと思った時にも簡単に行えます。

受発注システム単体で使用する場合もさまざまな機能が充実していますが、ほかにも外部システムと連携できます。

外部システムに人の手で入力を行うと、ミスも発生する可能性があります。
しかし、連携しておけば手を加える必要もなく、ミスが減りさらに業務も効率化可能です。
連携が可能であればすぐに在庫数や販売データも反映され、確認が必要な時もすぐにできます。
AIチャットボットの連携なども可能です。

これまで受発注が発生する度に人の手で操作をした企業では、受発注システムを取り入れてからの効率の良さに驚くでしょう。
こちらでは、受発注システムを取り入れるメリットについて詳しく紹介していきます。

当たり前のように行っていた発注の確認からメールの送信、在庫管理などがすべてシステム上で行われます。
これまで社員がその作業に時間を取られていましたが、やらなくて良くなるため、別の作業に取り掛かる時間が増えます。
自社で取り組まなければいけないもっとコアな業務などに集中できるようになり、売上にもつながるでしょう。

もし取引先にも同じシステムを利用してもらえれば、商品の受発注もお互い楽になります。
取引先で在庫が欲しいと思った時にシステム上で確認してすぐに発注ができます。
紙やインク代も節約になり、コストカットも可能です。

システムが使いやすいと、急に何か欲しいと思った時もすぐ調べて受発注できるため、その頻度も高くなります。

たとえば、ECサイトでも商品が欲しいと思うタイミングは顧客によって異なります。
顧客が夜中に欲しいと思った時、ネット上で在庫を確認して注文できれば購入してもらえるチャンスは増えるでしょう。
逆に注文方法が電話のみで時間も決まっている場合、面倒に感じ購入を断念してしまうかもしれません。
取引先とも電話やFAXでのやりとりを行うと、それなりの時間がかかります。
納期までも少し待ってもらうことになってしまうかもしれません。

受発注システムを利用できればほとんどシステム内で行えてスピード感を持って対応できますので、取引先からも喜ばれ受注機会も増えやすくなるでしょう。

どの程度受発注があるかどうか確認する際、時間をかけずにすぐに把握できます。
今までは紙の発注書や受注伝票を見て照合しなければなりませんでしたが、受発注システムの中で自動的に棚卸表も作られているため時間がかかりません。

いくつも支店がある場合も、本部で把握もすぐに行えて今後の方針などもスピード感を持って決められます。
契約する受発注システムがクラウド型の場合、タブレットやスマートフォンでも簡単に最新情報がわかります。

膨大な量の請求書や納品書が必要で、管理しなければならなかったものが、受発注システムを利用できればペーパーレス化になります。

システム上ですべてのことを行えるため、これまで当たり前にかかってきた経費もカットできます。
受発注システムをクラウド型で月額がかかってしまったとしても、別の面でコストカットができスピード感を持って取引先や顧客に対応できるためプラスになる部分が多いでしょう。

ペーパーレス化ができれば、必要な時のために保管してきた請求書や納品書の棚も必要なくなります。
別途保管場所を借りていた場合も、場所代を払わなくて良くなり、コスト削減につながります。
トラブルがありすぐに伝票を確認したい時も、あるはずの場所にないなど、紛失も防げ安心です。

魅力的な部分が多い受発注システムですが、多少のデメリットもあります。
どんな点がデメリットとなってしまうのか事前に知っておけば、対策を採って導入が可能です。
こちらでは、どんな点が受発注システムを行ううえでのデメリットになるか紹介していきます。

受発注システムがあればすぐに取引ができてお互いに楽ではありますが、取引先でも導入してもらう必要が出てきてしまいます。

自社としてはすぐにでも導入したいと思っていても、取引先ではまったく受発注システムについて考えていない場合もあります。
急に新しいシステムを導入するから一緒に導入してほしいと伝えてえも、嫌がられてしまうかもしれません。
抵抗されたら自社としては導入したいと思っても無理にはいかず、断念せざる得ない時もあるでしょう。
どうして受発注システムを導入したいのか、まずは丁寧に説明をし、一方的なおすすめにならないようにすることも重要です。

何十年も電話やFAXで取引している業者では、これまで通りが良いと考えている可能性もあります。
新しいものを取り入れることへ抵抗を感じているかもしれませんので、まずは理解してもらえるように努めましょう。

受発注システムにもよりますが、直感的にも使いにくく慣れるまでに結構な時間が必要な場合もあります。
何でも新しいものを取り入れる時には、まず慣れなければなりません。

さらに、システムの中ですべてを終わらせ、効率良く作られている受発注システムは多いため、多数搭載されている機能も使いこなせないと大変です。
すぐに社員皆で使いこなして効率アップを目指すのではなく、まずは慣れるところから始めると良いでしょう。

受発注システムは決して無料のサービスではないため、契約をすれば費用がかかります。
これまで通り電話やFAXを利用していればシステムの費用はかかりませんが、初期費用や月額費用が発生するようになります。
中には、探していくと一部無料でサービスを行っている業者がないわけではありませんが、利用できる規模やサービスは限られて使いにくいでしょう。
結局充実したサービスを使いたいとなったら、多少なりとも費用はかかります。

受発注システムはどの業者でも同じようなサービスを提供しているわけではないため、しっかりと吟味する必要があります。
なんとなくで決めてしまうと、後から使ってみて思ったように操作ができず解約してしまいたくなってしまうかもしれません。
取引先にも導入してもらった後だと、また別の商品に乗り換えするのも大変でしょう。
こちらでは、契約を失敗しないための、選ぶポイントについて紹介していきます。

自社に合ったシステムかどうか、提供形態を確認しておく必要があります。
それぞれ自社に合ったものに違いがありますので、どんな点が問題となっているのか考えて、合った提供形態を選びましょう。

より自社に合ったものを使いたいのであればカスタマイズも可能ですが、すべての受発注システムでできるわけではありません。
自由度が高くカスタマイズしやすい業者を選んでおくと、後から仕様変更も楽にできます。

提携形態の一つに、インストール型があります。
自社で使用しているサーバー上にシステムを構築できるため、自由度が高いです。
カスタマイズをさまざま行いたいと考えている企業は、インストール型が使用しやすいと感じるかもしれません。

ほかにも、セキュリティ対策を他の頼んでしまうのは、信用しきれないと考えている企業にもおすすめです。
外部に任せず自社で行えますので、ウイルスに犯されるかもしれない不安もないでしょう。

しかし、構築するのに時間がかかってしまうのと、自社で何もしなくて良いわけではなく、ほかに情報が洩れないように保守運用も必要です。

インターネット上にさまざまなデータを保存でき、さまざまな端末で内容を確認できます。
自社のメインで使用しているパソコンだけでなく、外出先でインターネットに接続できる環境であればスマートフォンやタブレットからでもアクセスできます。
出張や外出が多く自社に戻ってなかなかチェックができないような状況でも、IDとパスワード、インターネットの環境があれば簡単にチェック可能です。

さらに、クラウドは見たい時にアクセスをして、その時の最新情報が表示されます。
在宅勤務の場合も、自宅からパソコンやスマートフォンで確認できます。

さらに、新しくシステムを構築する必要がないため、比較的すぐに利用可能です。
コストも最初に大きくかかることもなく、毎月決められた金額を支払えば受発注が楽になります。

どの業界でも同じような状況にあるわけではないため、人気のある受発注システムが必ずしも自社に合うとは限りません。
今何が自社として課題になっているのかを考え、問題点から合うものを選ぶと良いでしょう。

特にカスタマイズを考えているのであれば、仕様が変えられるかどうかも見ておくと安心です。
業界特有の習慣性にもとづいた、業界特化型もあります。
最初から自社の業界に適している受発注システムを購入しておけば、後から追加するオプションも減って楽です。
費用面でもオプションなどを増やせば高くなりますので、最初から必要なものは付いていたほうが良いでしょう。

自社だけが便利でも、取引先が導入しにくいと感じる受発注システムだと成り立ちません。
取引先と一緒に利用を考えなければならないため、抵抗なく導入しやすいのは重要です。
まずは自社として使い勝手が良いかを考えて選びますが、同時に取引先での使用をイメージして問題なく使用できそうかどうか考えておきましょう。

機能が充実していたとしても、毎月の費用が高すぎると取引先では導入に抵抗を感じてしまうかもしれません。
逆に必要な機能は付いていないながら余計なものがなく、費用も抑えめな場合は導入してもそんなに負担に感じないでしょう。

受発注システムの中には直感的に使用ができ、慣れるのも早いものもあります。
それでも使いこなせるようになるまでは日数が必要です。
使いながら疑問に感じるような場面があった時、サポート体制が悪いと使いこなせない前に解約してしまいたくなってしまうでしょう。

何かわからない点が出てきた時に、サポート体制が充実していると安心です。
すべての受発注システムが手厚いサポートを準備しているとは限りませんので、どの程度充実しているのかも確認しておきましょう。
いつわからない点が出てくるかわからないため、平日の日中だけでなく年中無休で対応してくれるような業者が安心です。

受発注システムには、重要な情報が多数入っています。
特に自社の情報だけでなく取引先についても入っているため、漏洩したら信用を一気に失います。
自社が悪いのではなく受発注システムの管理体制が悪いとしても、その業者を選んだのは自分たちになってしまうので注意が必要です。

事前にセキュリティ面にはどの程度力を入れているのか確認をし、より強固で安心な業者を選びましょう。
今もサイバー攻撃がなくなることはなく、隙あらば情報を盗みたいと考えている悪い人たちもいます。
自社や取引先に迷惑がかからないように、使いやすさだけでなくセキュリティ面には力を入れて選びましょう。

受発注システムを利用する場合、使いやすく体験版があるものを選ぶと良いでしょう。
説明を聞いて魅力的に感じても、使って見たら思ったよりも操作しにくかったとなったら後悔してしまいます。
まずは無料で操作してみて、比べてみましょう。
こちらでは受発注システムの中でも、おすすめな5選を紹介していきます。

アイピアでは情報を一元管理することができ、建築業務に必要な機能をまとめて搭載しているため、建築業務はこのシステムだけでできます。

特 徴

企業間取引に必要な機能をパッケージ化。
豊富な標準機能で管理者側も利用者側も使いやすく便利なBtoB EC・Web受発注システムです。

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販売管理を楽に行うことができ、高い柔軟性＆豊富な機能を低コストでご利用いただけます。
ルーチンワークの自動化やリアルタイムの情報共有、また自社仕様にカスタマイズもできます。

受発注システムにはさまざまな基本機能が付いていますので、今まで以上に効率良く対応できます。
人手によるミスもなくなりますし、必要な情報もすぐに取り出せトラブルの時も早期解決を促してくれます。
業務の負担も減れば、本来自社で行いたいと思っていたコアな業務もスムーズに行うことが可能です。
メリットが多いのですが、取引先にシステムを導入してもらうなどデメリット部分もあります。
自社に合うものを契約できるようにポイントは確認し、より使いやすい受発注システムを契約しましょう。