エクセルで見積作成・管理を行うデメリットとは？

エクセルというアプリケーションがなく、手作業で見積書を作成していた時代からすれば、エクセルは革新的なツールでした。
ですが、時代が進み、システムの高度化や利便性が高まってきた中では、エクセルで見積管理を行ううえでのデメリットも目立ってきています。

どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

エクセルで見積書を作る場合、その都度フォーマットから作成するのではなく、会社で統一したフォーマットを使うのが一般的です。

もっとも、そのフォーマットはエクセルが得意なスタッフによって作られているケースが多く、より使いやすくしたり項目を増やしたりしたくても、作成者に依頼しないとできないケースも多いです。
時間の経過により、作成者も退職してしまい、更新もしにくくなります。

一方、エクセルの知識がある人はフォーマットをベースに自分が使いやすいように手を加えたり項目を追加したりしてしまい、業務が属人化しやすいです。
引継ぎ時にスムーズにいかないデメリットが生まれます。

エクセルの場合、同じファイルを1度に開いて複数人で同時編集はできません。
もし、行ったとすると、後から保存した人の内容で上書きされてしまい、ほかの方が入力した内容が反映されません。

共有ブックという機能を利用することもできますが、編集できる内容に制限があります。

作成や編集をしながら、上司や同じチームのメンバーに別の場所からパソコン上で同じファイルを見てもらうことはできません。

わざわざ編集している席に覗きにきてもらうか、作成し終わった後でメールに添付してチェックしてもらう必要があります。
すべて作成し終わらないと確認や共有、修正ができず、時間のロスも生じます。

エクセルのフォーマットに注意事項を盛り込むことや一定の数値以上でないと入力できないようにする数式などを入れておくことは可能です。
とはいえ、入力ミスや重複入力を完全に予防できるわけではないので、ヒューマンエラーのリスクがあり、ダブルチェックやトリプルチェックの手間も発生します。

フォーマットのレイアウトを変えたい場合や法改正などで情報を一気に更新したい場合、複数のエクセルファイルを一括変更することは基本的にできません。
一つひとつファイルを開いて変更するのは大変な手間です。

レイアウトが突然崩れる場合やプリントアウトする際に位置がずれることがあります。
エクセルに詳しい人がいないとこれらの取り扱いが難しいでしょう。
決められたフォーマットに入力はできても、エクセルそのものの使い方を知らない方も多いので、運用もスムーズにはいきません。

エクセルファイルは、管理のルールを決めたうえで、定期的にバックアップをしていかないと、データがすべて消失するおそれがあります。
もし、見積書を作成する個々人でファイルを、個々のパソコン内で保存しておく場合、パソコンが壊れるとデータも消失します。

また、人事異動や退職に伴い、担当者が代わる場合、過去の見積書がどこに保存されているか、どう管理されているのかがわかりにくく、引継ぎがうまくいかないこともあります。
作成後は共有フォルダに保存する形にしても、ファイル名に統一ルールを設けたり取引先別や月別などにフォルダを分けて管理したりしないと、後から検索するのも時間がかかるでしょう。

では、エクセルから見積システムへ移行するメリットはどんな点でしょうか。
以下で見ていきましょう。

見積システムでは、通常複数人がアクセス可能です。

インストール型ならインストール済のパソコン、クラウド型ならインターネットがつながるデバイスがあれば、いつでもどこからでも同時にアクセスできます。
編集している内容をリアルタイムでチェックすることや作成途中の見積書を上司にチェックしてもらい、判断を仰ぐことも可能です。

見積システムでは見積に必要な機能が搭載されており、ミスが起こりやすい点をエラーチェックする、エラーを修正して最終確認しないと登録できないようにするなどのミス予防機能も搭載されています。
社内ルールなどを追加できる機能もあり、人的ミスを最小限に抑える機能が満載です。

作成した見積書や作成途中の見積書などは、システム内やクラウドサーバー内にどんどん蓄積されます。
システムのバッジが回り、クラウドサービスの運営会社のサーバーで保存されるのでデータ消失のリスクもほとんどありません。

あらかじめ設定したルールに基づいて保存されるフォルダを分けることができるほか、ファイル名や番号、取引先名などから簡単に検索して探し出せるので、管理負担も軽減できます。

見積書の作成や検索、作成した見積書のチェックや管理といった業務の手間が軽減され、スピードアップできれば、ほかの業務をする時間を増やすことができます。
見積書作成に割いていた時間を顧客へのアプローチや商談に使うことができれば、より多くの顧客と会うことができ、成約確率がアップすることや成約スピードを上げることが可能です。

エクセルで見積管理を行うデメリットとして、業務が属人化すること、複数人での同時編集が難しいこと、リアルタイムでの共有が難しいこと、入力ミスや重複入力が発生すること、情報の一括変更が難しいこと、レイアウトが崩れる場合があること、管理が難しいことが挙げられます。

一方、エクセルから見積システムへ移行するメリットは、複数人の同時アクセスが可能となること、人的ミスを削減できること、管理の負担を軽減できること、ほかの業務の効率化にもつながることです。