見積書アプリおすすめ6選！導入するメリットや選び方を解説します

見積書をはじめとした書類作成業務は、業務上欠かせないものではありますが、非常に手間のかかる業務です。
見積書を作成する上での手間やコストを削減する為に有用なのが、見積書アプリです。

見積書アプリは、スマートフォンやタブレットを使って見積書の作成やプリントアウトまで可能なアプリです。
この章では、見積書アプリを導入することでのメリットをご紹介します。

見積書の作成は、通常パソコンを使って作成している方が多いことでしょう。
営業マンとなると外勤が中心となるので外出していることが多く、見積依頼が入っても帰社してからではないと見積書を作成することができません。

そこで、見積書アプリを使って作成すれば、外出先でパソコンがなくても手持ちのスマホやタブレットで簡単に見積書を作成・確認・共有することができます。
また、近年はコロナ禍の影響もあり、在宅やリモートワークが増加したため、事務所外で書類作成を行うことができる見積書アプリはより有効だといえます。

見積書をエクセル等で作成する場合は、ひな形を事前に作っておく必要があります。
取引先の住所や会社名、商品名などを一つひとつ記入する必要がありますし、メールやプリントアウトして郵送を行うなど、手間も時間もかかってしまうでしょう。

しかし、見積書の自動作成機能があるアプリを活用すれば、取引先の名前や商品名を記録しておくことができますので、次の見積書作成時も自動で入力ができミスの防止や手間の削減につながります。
また、データ化してメールで送ることができる機能やネットプリントができる機能が備わっているアプリもあるため、印刷や送付作業も効率的に行うことができます。

見積書アプリを導入することで、コスト削減が見込めます。

上述したように、見積アプリを作成することで、業務効率化を行うことができます。
また、外出先でも操作を行うことができるため、隙間時間でも作業を行うことができます。
結果、会社全体の労働生産性向上や人件費削減につながります。
さらに、アプリで作成した見積書をメールで送付することで、紙代や保管場所の削減にもつながります。

メリットも多い見積書アプリですが、活用するにあたって注意しておきたいポイントがあります。

特に、社員個人が所有している端末で利用している場合、会社にとってセキュリティ面でリスクが生じる可能性があります。
たとえば、万が一社員が出先で端末を紛失した場合や退職後に端末に残っている業務データをそのままにしていることで、情報漏洩に発展する可能性も否めません。
そのため、アプリを導入する際は、必ずセキュリティ対策を徹底するように心がけましょう。

スマートフォンやタブレットは個人所有のものを利用するのではなく、会社で用意した端末を使って利用することで退職後などのリスクをできる限り回避することができます。

見積書アプリはいくつかありますが、その中でもどの見積書アプリを選べば良いのかわからないといった方も多いことでしょう。
おすすめの選び方は以下の3つのポイントを押さえておくことで、より効率的にスムーズに導入することができます。

見積書アプリにはどれも同じ機能を持っているものばかりではなく、アプリによって使用できる機能が異なるため注意が必要です。
特に無料の見積書アプリは、機能が制限されていることが多く、有料のアプリと比較すると機能の充実度に欠けます。

できれば、見積書アプリを導入するにあたって、最低限でも必要な機能として、見積書の自動作成機能が付いているもの、送付機能を備えたものを検討しましょう。
このほかにも見積書以外の帳簿の作成ができるアプリもあるため、十分に検討しましょう。

見積書アプリで作成した既存データと各種会計システムや確定申告システムとの連携などができるかどうかもポイントとして押さえておくと、業務効率化をより効果的に進めることができます。

見積書アプリの中には無料で提供されているものも多いですが、多機能なものになると有料のアプリも多数存在します。有料のアプリを購入して、実際に使いにくかったのでほかのアプリに変更するといったことがないよう十分な検討が必要です。

あらかじめ予算を決めておき、前述の必要な機能があるかどうかも踏まえたうえで自社に合ったアプリを厳選しましょう。
有料のアプリの中には、一部機能を無料で利用できるものもありますので、まずはお試しで利用してみるのもおすすめです。

ここで、数ある見積書アプリの中でもぜひおすすめしたい見積書アプリを3つご紹介していきます。
一部無料で利用できるアプリもあるため、導入を検討しやすいアプリと言えるのではないでしょうか。

エフアンドエムネット株式会社により提供されているiPhone・android対応の見積書アプリです。
どなたでも簡単に見積書や請求書を作成することができ、そのまま取引先へメールやFAXで送信、郵送することができます。

見積書作成は宛先や品名、金額を入れるだけでOKですので、1分程度で作成可能です。
また、見積書はメールで自分のパソコンへ送信することでPDFデータとして保存もできます。
顧客管理機能が搭載されており、入金状況の確認もスムーズに行えます。
さらに、セキュリティ対策としてアプリ起動時にパスコードの設定ができるため安心です。

株式会社Misocaが提供されているIOS、android対応の見積書アプリです。
シンプルな操作で初心者の方でも見積から請求書作成まで一元管理し、すぐに完結できるクラウド請求書サービスとなっています。
メールの送付やPDF発行、リンク共有、郵送いずれもワンクリックで完了し、請求書を自動作成できることや自動メール送信と多機能で大変便利です。
また、確定申告ソフトへ仕訳自動送信機能も備わっていますので連動させたい方にもおすすめです。

YOSHIHIRO TAKAHASHIが提供されているiPhone対応の見積書アプリです。
こちらも見積書のほかに納品書、請求書が作成でき、AirPrint対応のプリンターがあればその場ですぐに請求書を作成できる便利なアプリです。
シンプルなUIですので、どなたでも簡単に使いこなせるアプリとなっています。
さらに、利用料金は完全無料ですので、予算内に収めたいという会社でも気軽に導入しやすいでしょう。

次に、ここで建築業に特化した建築業におすすめした見積書アプリを3つ厳選してご紹介いたします。

現場にいることの多い建設業者の場合は、見積書を作成する際はオフィスに戻って見積書を作成しなければなりません。日々トラブルや課題の多い建設現場は事務方の仕事も大きな負担となってしまいます。

この事務作業をより効率的に行うことができるのがまさにこの建築業向けの見積書アプリです。
これらを活用して社員の負荷を軽減させましょう。

REMODELA株式会社が提供しているiPhoneとandroid対応の建設現場の職人向けの見積書アプリです。
現場から見積作成や写真撮影ができることやFAX送信や郵送、LINE、メールまですべてワンクリックで完結できるアプリとなっています。

和田特機株式会社では、Tetra21と呼ばれる建築工事と設備工事の見積書案件管理や見積書作成から概算見積作成に至るまで運用できる見積積算システムを提供されています。
建築工事や設備工事だけでなく、デベロッパーやビルマネジメントの見積業務にも対応可能です。
1台のパソコンで行う見積書作成から、ネットワークを活用した見積書業務も可能となったクライアントサーバー型見積積算システムとなっています。

合同会社ゲンバゴより提供されている、建設現場の情報や見積書や工程表、契約書類などの書類制作、作業内容など現場に関するすべての情報を一括管理できる建設業向けのクラウドアプリケーションです。
SNS機能を使って関係者ごとのグループ作成もできるため、連絡をよりスピーディーかつスムーズに行うことができますので業務の効率化にもつながります。
現場の状況がすぐにわかるため、現場を可視化したいという方におすすめのアプリです。

いかがでしたか。
出先でも簡単に作成できる見積書アプリは、外出の多い営業や現場監督などのビジネスマンにとっても業務を効率的にこなせるツールとして大いに役立ちます。
ぜひ社員の負担を減らすためにも、見積書アプリの導入を検討されてみてはいかがですか。