納品書は、商品やサービスを取引先に納品したことを証明する書類です。
そこで今回は、実務で利用できる無料の納品書のエクセルテンプレートをご用意しました。
また、納品書に必要な記載項目や作成上の注意点もご紹介します。
納品書エクセルテンプレート
無料
納品書を作成する方におすすめの記事
納品書とは
納品書とは、受注者が商品やサービスを発注者へ提供した事実とその内容を証明する書類です。
納品した内容を記載し提出することで、発注者が商品やサービスに漏れやミスがないかを確認しやすくなります。
納品書の作成に法的義務はありませんが、証憑書類としての役割を果たすため、トラブル防止の観点から作成する企業が多いです。
納品書の書き方
納品書は、法律上、決まったフォーマットはありません。
しかし、取引先や顧客が納品された物品を確認しやすいよう、適切に作成する必要があります。
ここでは、納品書の基本的な書き方をご紹介します。
納品書の主な記載項目
納品書に記載する主な項目は以下の通りです。
- タイトル
- 取引先・顧客の情報
- 管理番号
- 発行日
- 工事名・案件名
- 自社情報
- 商品の代金（合計金額・小計・合計）
- 支払条件
- 商品名
- 商品詳細（コード・数量・単価・金額）
- 備考 など
上記の記載項目は必須ではありませんが、取引先が請求書や見積書と照合しやすいよう、できるだけ詳細に記載しましょう。
納品書作成上の注意点
納品書は、発注した商品がミスなく届いているかを確認する目的があるため、見積書や請求書と差異が無いように注意して発行しましょう。
提出後、万が一訂正箇所を発見した場合は、直ぐに取引先や顧客へ連絡し、正しい納品書を再送しましょう。
訂正した納品書を再送する際は、以下の方法でおこないます。
紙媒体の場合
紙媒体によって、郵送や手渡しで再送する場合は、必ず正誤表を作成し、訂正箇所が一目でわかるようにしておきましょう。
電子データの場合
メールなど電子データで納品書を送付した場合は、以下の手順で再送します。
- 件名に、納品書を再発行した旨を記載する。
- 本文中に、訂正した納品書の再送メールであることを記載する。
- 本文中に、謝罪文を記載する。
- 間違った納品書の破棄をお願いする。
信用を失わないためにも、速やかに連絡し、こちらに不手際があったことに対する謝罪文を必ず記載しましょう。
まとめ
納品書を作成することで、取引先や顧客が納品された商品に漏れがないか、簡単に確認することができます。
納品書に限らず、建築業では、書類作成業務に多くの時間を費やし、手間のかかる作業です。
こうした面倒な書類作成業務は、システムを活用することで短時間で簡単に作成・管理ができます。
弊社が提供する『建築業（リフォーム・工務店）向け管理システム アイピア』は、事前にデータを入力しておけば必要な書類をワンクリックで作成できます。 またクラウドシステムであるため、外出先からでも資料の作成・確認・変更が可能です。
書類作成に手間を感じている方は、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
