受発注管理システム – リフォーム業のシステム導入ハンドブック

「受発注管理」とは、言葉の通り「受注」と「発注」の管理を行う事です。
お客様からリフォーム工事のご注文を頂戴し、工事を下請け業者に発注したり
工事のための部材を発注するなど一連の流れを管理する業務を挿します。

受注・発注ともに業務運用のためには大変重要なものです。
ところが、対応する案件数が多かったり、ひとつひとつの予算が小さかったりすると
個人がまとめているだけにしているなど属人的になってしまうケースもあります。

受発注管理で起きるトラブル

注文書を直接お客様にいただく、メールで、FAXで、など「注文手順」は
場面によって異なります。

見間違い、聞き間違い、「言った・言わない」のトラブルのほか
共有漏れによって対応しないまま放置してしまうことは大きなクレームに繋がります。

人力で管理をするにあたって、ミスが起こりがちなのは「注文請書」の扱いです。
工事で扱う部材を発注したはいいものの、業者から請書が届いているかすぐ
分かるようになっているでしょうか？

業者との信頼関係で仕事ができることは大変素晴らしいことですが
万が一思い込み等で間違ったものが届いても、請書がなければ
問題がどこにあるか分からなってしまいます。

請書に限らず、さまざまな書類の保管漏れ、受け取り漏れを防ぐ為に
担当者がファイリングなどで人力対応していると、将来的なトラブルは防ぎきれません。

もしも御社がいま、受注や発注の管理を台帳やExcelで行っているなら
かなりの作業コスト削減が期待できます。

例えば以前に似た工事の注文を受けたことがあったり、
以前に同じ部材の発注をしたことがあるなら、過去情報を流用することで
情報入力や発注処理がワンタッチで完了するかもしれません。

また、販売管理システムなどを連携することが出来れば
入力した情報が即座に販売情報として反映されるので、都度の集計は不要です。
売上集計なども改めて資料を作る必要がまったくなくなります。

作業コスト削減とは、ただ「時間がかからなくなる」だけではありません。
そこにかかる人件費の削減、空いた時間でより生産的な業務の対応など
会社の利益向上につながる大変有意義な対応なのです。

入力ミス、転記忘れ、聞き漏れなどは人がやっている限り絶対に無くなりません。
システムを使えば作業コスト削減とともにミスが減るだけでなく、
各書類の準備も任せることができ、注文請書なども印刷するだけで用意ができます。
「言った・言わない」のトラブルまで防止する事ができるのです。

システムを使って業務スピードが上がれば、当然納期も短く、早くなります。
対応スピードの向上はお客様の満足度に直結するうえに時間あたりの対応案件も
増えるので売上アップにつなげることができるかもしれません。

「いま、どの案件がどこまで進んでいるのか」「金額はいくらなのか」
「誰が担当しているのか」など、業務の情報が社内全体で共有できるようになります。

営業、事務、管理者など立場を問わずあらゆる人が業務の状況を把握できるように
なることで、全体的な効率化が望めるだけでなく社内対応力もあがります。

「納期が早まってしまったんだけど、部材あと何日ぐらいで届く？」
なんてイレギュラー対応も、紙やExcelで管理している時よりもずっと迅速です。