お客様への請求が漏れてしまうことや、
お客様からのご入金が漏れてしまうことは、リフォーム会社の運営上
もっとも避けなければならないトラブルです。

入金漏れはまだしも、「お客様に請求書を送り忘れる」ことは
一部のリフォーム会社さまでしばしば起きてしまっているようです。

<請求書を送り忘れてショックを受けている画像>

そもそも、どうしてこういうトラブルが起こってしまうのでしょうか?
もしかするとこんな状況になっているのかもしれません。

  • お客様とやり取りしている営業担当者と、実際に請求対応をする担当者が別
  • 担当者間の情報共有が不完全で、いつ請求書を作ればいいか伝わっていない
  • 管理方法がバラバラで、ちゃんと作ったかどうか本人しか分からない
  • 状況を本人しか知らないので、遅れていても誰も気づかない
  • 本人も忙しいので、忘れたら忘れっぱなしになっている

結局のところ「情報のバラバラ管理」がトラブルのもと

営業マンはお客様に関する様々な情報を自前のExcelやノートに書きこむ…
そこには、お客様とどんな話をしたか、どんな工事になるのか、など
たくさんの重要な情報が書き込まれています。

一方、事務担当は業務用のExcelや販売管理システムを使って
お金の管理や請求の管理などを行っています。

営業マン単位、事務チーム単位なら情報共有が出来ているかもしれませんが
「営業マンからどんな指示があったか」
「事務さんがいつ請求対応をしてくれているのか」などは結局、口頭確認でしか分かりません。

その結果、情報が欠けてしまって「忘れる」「漏れる」に繋がります。

「忘れてる」「遅れてる」が分かる仕組みがないから個人任せ

業務管理が「個人」に依存していると、
それぞれがノートやExcelを用意して管理をするしかありません。

個人任せになると、忘れていることは「その人が頑張って思い出す」必要があります。
そうなると、その人は「忘れないための仕組み」を用意しようとしますが・・・

  • 自分の机に付箋を貼っておく
  • 毎日見るノートにメモをしておく
  • Excel関数を使って、遅れている予定日に色がつくようにする

これらは、その場その場の問題解決にはつながりますが
結局のところ「個人管理」に落ち着いてしまうだけでなく「他の人には分からない」
という仕組みになりがちです。

こういった状態を「属人化」といったりしますが
個人が解決しようと努力すればするほど属人化の悪循環に堕ちるなんて辛いですよね。

まずは、業務情報を「会社全体」で管理する仕組みが必要です。