機能だけでシステムを評価してはいけない

この時、営業マンの話す「システムの機能」だけを
聞いているだけでは、自社に合うかどうかを正しく判断できません。

• 機能を聞く前に話しておくべきこと
• 機能紹介の時に確認しておくべきこと
• 機能以外に確認しておくべきこと

今回は「機能以外に確認しておくべきこと」です。
プレゼンは、機能だけ聞けば終わりではありません。
実際に自社運用するにあたっての課題はすべてチェックしておきましょう。

サポート体制

現時点で紙やExcelを中心とした管理をしているなら、
どんなシステムを入れても必ず「分からないこと」がでてきます。

そんなとき、システム会社側に問い合わせられるかどうかは非常に大切です。

• 問合せサポートはメールのみ？電話も可能？
• 問い合わせたら、どれくらいの時間で回答をくれる？
• サポートの回数制限などはある？

セキュリティ面

営業マンに「セキュリティ面は大丈夫ですか？」と聞いても
おそらく大丈夫です、という回答しか得られませんし
詳しく教えられても、専門用語すぎてチンプンカンプンになりがちです。

ひとまず最低限、以下のように確認しておきましょう。

• これまで、情報漏えいのトラブルを起こしたことがあるか
• トラブルが発生した場合には、被害拡大を防ぐためにどんな対応をするか

この2点に対する回答で言いよどむようでは、少し不安になりますよね。

システムに入れたデータの取り扱い

システムの中に入っている「顧客情報」や「売上情報」など
御社の業務データに関する項目です。

最近はどのシステム会社も、「データはお客様のもの」という
認識でシステム開発していることが多いので、
万が一システムを解約したり、他のシステムで使うなどの理由で
「データの掃き出し」が簡単にできるようになっています。

この「データの掃き出し」の方法を最初から聞いておくほうが
今後システムの連携などが必要になった場合にも便利です。

初期費用・月額費用

システムを導入するにあたって、避けては通れないのが「予算の壁」です。
クラウドシステムの場合は「初期費用」と「月額費用」がかかります。

万が一値引き対応をする場合、初期費用から値引いて
月額費用のほうは値引きしてくれないというケースが多いので
「月額費用を毎月支払っていけるか？」は１つの判断基準になります。

ただし、それは「機能が課題解決や理想達成できるもの」の場合だけです。
予算面を重視しすぎて、ただ安いだけで使えないシステムを導入してしまわないように。

「なにか使える補助金はありませんか？」というのは
一応確認してみてもいいかもしれません。