販売管理とは、 「いつ」「どこで」「だれに」「なぜ」
「何を」「どのように」「いくつを」「いくらで」販売し、
代金の回収を行ったかを管理することです。
情報項目としては、以下のような情報を管理します。

  • 販売先情報(取引先のお客様情報)
  • 売買の履歴
  • 販売にあたって作成した見積書情報
  • 請求情報
  • 在庫状況
  • 仕入情報

販売管理を行う目的

①収益の確保

収益の確保をするためには、「効率よく販売する」ことが求められます。

品切れや在庫確保のためにお客様をお待たせする対応は「機会損失」に
繋がる非効率的な事態です。

そうならないために在庫を管理し、適切なタイミングで仕入を行う必要がありますが
こういった在庫・仕入と連携した販売管理を行う事が経費削減・収益確保に繋がります。

②顧客満足度の向上

顧客満足度を高めるためには、お客様にとって必要なものを自社に揃えながら
最適なスピードで提供する必要があります。

販売管理を行うことで、販売状況などからお客様のニーズにあった商品や
サービスの予測を行う事ができます。

販売管理で起きやすいトラブル

取引相手によって、書類のフォーマットが異なる

A社から届く注文書とB社から届く注文書はフォーマットが違う、など
取引先のお客様によって注文書や見積書など違う書式での対応を迫られることがあります。

担当する事務員さんからすれば、処理から管理まで
あらゆることが煩雑になって大変な部分ですよね。

システムが導入されていない場合、取引先にあわせてExcelを用意する羽目になります。
間違った書式を送信してしまわないとも限りません。
更に請求のタイミングが取引先によって異なったりすると、もう大変です。

さまざまなパターンの業務を手作業で管理するのは、本当に非効率な作業です。

作業ミス・トラブルのリスク

Excelや紙資料への手作業入力は、「ミス」のリスクがずっと付きまといます。
書き間違い、聞き間違い、見間違いなどは100%無くすことはできません。
とはいえ作ったうえで、ミスがないかをわざわざダブルチェックするのも面倒です。

こういったトラブルは、業務量が増えれば増えるほど可能性が高まりますが
一人一人が改善しようとしても、結局は「属人化」を招くだけに終わることがあります。

販売管理システム導入のメリット

入力の抜け・漏れミスを減らす

取引先・商品・価格・原価などを予め登録しておくことで
同じ情報を2度3度と繰り返し入力する手間がなくなりヒューマンエラーを防げます。
また、必要に応じて在庫状況などを更新するだけになるので
パソコン入力にかかる作業そのものを一気に短縮することが可能です。

見積や請求の管理

取引先によって書式の異なる見積や請求も、印刷形式を選べるシステムを使っていれば
1度情報を入れてしまえば自由に変更が可能です。

わざわざ各社に用意したExcelに入力する必要もなくなります。

案件ごとの管理が可能になる

事務処理の都合で取引先ごとに管理するしかなかった状況も、
システムを活用する事で「案件ごと」の管理が可能になります。

工事や商談など、リアルタイムで対応したいときには
取引先ごとではなく案件ごとの管理が必要になります。
システムを用意しておけば取引先ごと、案件ごとの管理ができたり
集計データを用意することで、「月ごとにどんな取引があるか」などを
確認することもできるようになります。