システムを導入したい！という時に、
いきなりシステム会社のホームページを見始めてはいけません。

まずは、「自分たちが今、何に困っているのか」を考えましょう。
つまり最初にやるべきことは課題の整理です。

まずは、「困っていること」をとりあえず挙げる

まずは、社内でどんな「困っていること」があるかをリストアップしましょう。
この時に大切なのは、管理職だけでなく担当者レベルの社員にも話を聞くことです。

業務を支えているのは、言うまでもなく実際に作業を担当している社員たちです。
システムを導入したあとも、そのシステムを実際に使うのはその方々なので、
ざっくばらんに話を聞いてみて、今何に困っているかを確認しましょう。

話を聞くときは、以下のポイントを押さえてヒアリングできると情報が正確になります。

• どういった業務工程で困っているのか
• この業務工程の登場人物（部署・担当する人・関わる取引先など）
• この業務工程で取り扱う情報（書類やデータの内容など）
• 取り扱う情報の具体的な扱い方（電話・紙面・メール・システムなど）

「無くす」「減らす」「変える」の視点を持つ

何に困っているか聞くことが出来たら、
それぞれの話を３つのカテゴリーに分類します。

「無くす」・・・無くしたい業務

かなり前からやってはいるけど、何のためにやっているのか
何のために必要な業務なのか分からない業務は、担当者にとって「無くしたほうがいい」業務です。

• 使わない資料の作成
• 管理する事にはなっているけど誰も見ていない日報
• 昔からやっていたという理由だけで目的がない業務

こういった業務は、思い切って対応そのものを廃止すべきです。

「減らす」・・・手間を減らしたい業務

回数や作業量が多く、担当者の時間を圧迫している作業はないでしょうか？
本来はもっと有意義な仕事に時間を割きたいのに・・・と担当者が不満に思っているなら
担当者がその作業にかける時間・手間を減らすべき業務です。

「変える」・・・方法を変えるべき業務

単純に対応回数を減らしたり、対応そのものを無くすことができない業務でも
他の方法で効率的に対応できないか？と担当者が疑問を持っている作業があるかもしれません。

とくに、紙・Excelなど非効率的な対応をしている業務は変えられる可能性が高いです。
方法を変えたり、手順を変えたりできないか？と疑問になっている業務を洗いましょう。

困っている事が分かれば、システム探しが簡単になる

まずは社員にヒアリングして、どんなことに困っていて無くす／減らす／変えるのうち
どうしたいのかが見えれば、システムを探すのもカンタンになります。

また、問い合わせた際のシステム会社営業マンも案内がしやすくなり
システム導入そのものがとてもスムーズです。